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Dando continuidade ao nosso Guia Definitivo do Admin Console, hoje vamos falar sobre uma ferramenta que pode passar despercebida, mas é extremamente relevante para o administrador e gerenciador do painel: o Google Diretório. Assim como abordaremos também como customizar diretórios e atualizar usuários.
Se você está se perguntando o que é Diretório e por que deveria se importar, segura aí, porque vamos mergulhar nesse catálogo global de endereços e entender como ele pode ser a chave para uma comunicação eficiente e para conectar os pontos em sua organização.
O que você verá neste artigo:
O que é Google Diretório
Imagine ter todos os detalhes de contato, desde endereços de e-mail até informações de perfil e cargos, num piscar de olhos. Essa, portanto, é a proposta do Google Diretório – um catálogo global que vai muito além de uma lista de contatos, conectando equipes, facilitando a busca por informações cruciais e aprimorando a compreensão das funções dentro da organização.
Na posição de administrador, você tem a capacidade de inserir dados do usuário e gerenciar como essas informações são acessíveis nos Contatos e demais ferramentas do Google. Ativar o compartilhamento de contatos, portanto, traz consigo uma série de vantagens notáveis. Os endereços individuais e de grupos são automaticamente preenchidos quando os usuários os utilizam nos serviços do Google, como o Gmail, Google Docs e o Drive.
Em seguida, você explorará as configurações de compartilhamento e visibilidade do seu diretório, aprenderá como atualizar perfis e permitir que os usuários atualizem seus próprios perfis, e verá como customizar diretórios personalizados para um subconjunto de usuários.
Como atualizar o perfil dos usuários
Em primeiro lugar, veremos se o compartilhamento de contatos está habilitado para sua organização. Para isto, selecione:
- Diretório > Configurações de diretório
- Configurações de compartilhamento
- Ativar compartilhamento de contas
- Salvar
Feita essa parte, poderemos então editar qualquer informação de usuário dentro de sua conta individualmente ou em massa, usando a API Admin SDK.
É imprescindível saber atualizar qualquer informação de usuários, como seu endereço e cargo, por exemplo. A seguir, como exemplo, trocaremos o cargo de um usuário. Acompanhe o passo a passo:
1. Se ainda não estiver conectado, faça login em seu domínio como administrador em admin.google.com.
2. Clique no ícone Usuários.
3. Localize o usuário que deseja trocar o cargo na lista, clique em seu nome e, em seguida, clique no cartão Informações do usuário.
4. Clique em qualquer lugar na seção Informações do funcionário. Agora você pode editar esta seção.
5. Altere o cargo e clique em SALVAR.
Agora vamos garantir que os usuários possam atualizar seus próprios perfis.
6. Selecione Diretório > Configurações de diretório no menu esquerdo.
7. Clique em Edição de perfil.
8. Por padrão, os usuários podem alterar seu ‘Aniversário’ e ‘Local de trabalho’ na página Sobre mim.
Verifique todos os outros campos para que os usuários também possam atualizar seu ‘Nome’, ‘Foto’ e ‘Sexo’.
9. Clique em SALVAR.
Como customizar diretórios personalizados
Em um ambiente de domínio único, sua organização terá um diretório (lista de endereços global) e todos os usuários podem ver todos nesse diretório. Em um ambiente de múltiplos domínios você pode restringir a visibilidade de forma que os usuários em um domínio só possam ver outros usuários em seu domínio principal.
Você também pode configurar diretórios personalizados para limitar quem os usuários podem encontrar nas listas de preenchimento automático, contatos e pesquisas. Os diretórios personalizados são aplicados no nível da UO.
Ex: Na implementação de um novo projeto, novas pessoas são contratadas, porém a gerência prefere que as informações da empresa permaneçam inacessíveis para eles. Sendo visível apenas documentos que concernem ao novo projeto.
Para satisfazer totalmente essas exigências, precisaremos fazer 3 passos: Criar uma nova Unidade Organizacional, criar um novo Grupo e criar um novo Diretório. Acompanhe o passo a passo.
Como criar uma nova Unidade Organizacional
Diretórios personalizados são aplicados a uma UO, então vamos começar criando uma UO.
1. Em primeiro lugar, se ainda não estiver conectado, faça login em seu domínio como administrador em admin.google.com.
2. No menu (canto superior esquerdo) selecione Diretório > Unidades organizacionais.
3. Logo após, clique no círculo amarelo com o sinal + para criar uma nova UO.
4. Dê à UO o nome de Contratantes e clique em CRIAR.
Crie a conta de usuário
Agora precisamos criar a conta do usuário novo.
5. Então clique no ícone Usuários.
6. Logo após, lique em Adicionar novo usuário.
7. Na caixa de diálogo que aparece, crie e conta para o usuário contendo:
● Nome; Sobrenome; E-mail principal; UO; e Senha.
● Certifique-se de que a opção “Solicitar alteração de senha no próximo login” esteja ativada para certificar-se de que o usuário altere sua senha quando fizer login em sua conta pela primeira vez.
8. Clique em ADICIONAR NOVO USUÁRIO para criar a conta.
9. Por fim, clique em CONCLUÍDO.
Como criar um Grupo do Google
Os diretórios personalizados usam os Grupos do Google para determinar quais informações do usuário serão exibidas. Portanto devemos criar um grupo do Google antes de criarmos o diretório personalizado.
10. Em primeiro lugar, no menu (canto superior esquerdo) selecione Diretório > Grupos.
11. Logo após, clique em Criar grupo.
12. Insira os seguintes detalhes do grupo:
● Nome; Descrição; E-mail do grupo
13. Clique em PRÓXIMO.
14. Depois escolha Equipe como tipo de acesso e clique em CRIAR GRUPO.
15. Clique no link Adicionar membros ao projeto de RH e, em seguida, clique no círculo amarelo com um sinal + para adicionar membros.
16. Por fim, clique em ADICIONAR AO GRUPO. Agora você deverá ver todos os usuários listados como membros do grupo.
18. Clique em SALVAR.
Como criar um diretório personalizado para a nova UO
A etapa final é customizar o diretório.
19. Primeiramente, no menu (canto superior esquerdo) selecione Diretório > Configurações de diretório.
20. Logo após, clique em Configurações de visibilidade.
21. Então selecione Contratantes na lista de UOs no lado esquerdo da página.
22. Altere a visibilidade do diretório para Usuários em um diretório personalizado.
23. Clique, portanto, em CRIAR NOVO e insira um nome para o novo diretório do Projeto.
24. No campo Procurar um grupo, adicione o grupo Projeto.
25. Clique em CRIAR.
26. Por fim, no campo Escolha um diretório personalizado, selecione Projeto e clique em SUBSTITUIR.
Parabéns, você acabou de adicionar um diretório personalizado à sua organização!
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Parabéns! 🥳 Chegamos ao final da nossa lição para Administradores do Google Workspace!
Chegamos ao fim do 9º módulo do Guia Definitivo Admin Console. Neste poste você aprendeu o que é o Google Diretório, como atualizar usuários e como customizar novos diretórios. Assim também, durante o Curso para Administradores do Google Workspace, você vai encontrar muitas outras dicas valiosas para aprimorar o uso do seu painel e tornar a sua vida mais fácil.
✅ Pontos importantes que aprendemos ao longo do conteúdo:
- O que é o Google Diretório
- Como atualizar usuários
- Como customizar novos diretórios
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