Confira as 4 dicas para organizar o seu Google Drive de forma diferente.
Surpreendentemente, muitos usuários do Google Workspace (G Suite) não os organizam.
Ao usar algumas das melhores práticas, é um sistema para tornar o Google Drive muito mais organizado e mais fácil de navegar.
Estrutura de pasta adequada, convenções de nomes, codificação de cores e acompanhamento do compartilhado.
Essas quatro dicas mostram a melhor maneira de organizar seu Google Drive para uma navegação mais rápida para que você nunca perca o registro de um documento novamente.
1. Em primeiro lugar, estrutura de pastas do Google Drive
O melhor ponto de partida é criar uma estrutura de pasta universal limpa.
Crie uma pasta para cada categoria de documento e, em seguida, criar subpastas para cada aspecto dessa categoria.
Uma pasta “não categorizada” pode armazenar todos os documentos que não se encaixam em nenhuma das outras pastas ainda.
Assim, examine a pasta “sem categoria” regularmente e classifique seu conteúdo nas pastas rotuladas apropriadas, se possível.
Dentro de cada subpasta, crie pastas que são datadas por semana para acompanhar as datas em que cada documento é criado.
Dessa forma, nenhuma pasta se torna muito completa e difícil de classificar.
2. Adicionar e organizar cores
O Google Drive tem um recurso incrível que permite definir cores para as suas pastas.
Além disso, isso pode ser feito de tal forma que torna a peneiração através da sua unidade muito mais rápida.
No exemplo abaixo, criamos cada pasta no nosso Drive de uma cor diferente e, em seguida, cada subpasta uma sombra diferente da mesma cor.
As pastas mensais datadas dentro de cada subpasta são a mesma sombra que a subpasta está contida.
Desta forma, se você estiver olhando para uma pasta intitulada “02 – 2017”, você pode dizer instantaneamente que tipos de documentos estão contidos.
Para alterar a cor de uma pasta, clique na seta à direita do nome da pasta na barra superior e selecione a opção “Alterar cor”.
3. Padronize suas convenções de nomenclatura
Criar uma convenção de nomes para as pastas e arquivos é muito importante, pois padroniza para toda a empresa e também facilita muito nas buscas.
Existem diversas maneiras de padronizar, e cada empresa pode procurar o seu melhor padrão, colocando no nome do arquivo a identificação do Cliente ou Projeto.
Assim quando você for fazer uma busca, será muito mais fácil encontrar aquele documento que está dentro de uma subpasta com um caminho longo.
4. Compartilhado com você, organizado por você
Quando um documento é compartilhado com você, pode ser difícil de localizar porque não é adicionado automaticamente à sua pasta “Meu Drive”.
Certifique-se de adicionar o arquivo à pasta apropriada em “Meu Drive”.
Se não aderir às suas convenções de nomenclatura, crie uma pasta que se encaixa na convenção de nomenclatura.
Para adicionar um documento que é compartilhado com você em “Meu Drive”, marque o documento na pasta Compartilhado comigo.
Então, clique com o botão direito do mouse e selecione Adicionar a Meu Drive no menu suspenso.
Se você já trabalha com o Google Workspace (G Suite), veja Crie Planos de Projeto com Planilhas Google
e 10 Maneiras de Usar o Google Workspace (G Suite) para ter conversas mais produtivas.
Continue conectado:
- Como usar o Gemini no Google Planilhas (Sheets)
O uso do Gemini no Google Planilhas (Sheets) é super fácil e pode te poupar um tempo precioso no dia a dia. Por isso, você aprenderá nesse post como usar o Gemini no Google Planilhas. Vamos lá! - Como criar imagens com IA em slides
Saber criar apresentações de trabalho é essencial no meio corporativo para mostrar ideias, dados, metas ou qualquer informação relevante para os colegas de equipe. Contudo, nem todo mundo é designer e sabe montar uma apresentação do zero com um layout bonito e apresentável pode ser difícil para quem não tem experiêncie. É aí que entra a IA: agora, é possível criar imagens com IA nas apresentações para tornar as apresentações ainda melhores. - Como sincronizar dados entre duas planilhas do Google – VÍDEO
O Google Planilhas é o aplicativo de planilhas do Google Workspace que oferece Planilhas on-line e colaborativas. Nesse aplicativo, são infinitos os recursos para visualizar, organizar e analisar dados. Assim, você conta com estrutura e refinamento dos dados usando as tabelas; ícones inteligentes para inserir dados avançados e precisos, consultar versões anteriores a qualquer momento, deixar comentários para dar feedback às suas equipes e muito mais. Dessa forma, um dos recursos mais interessantes é a sincronização de dados entre duas planilhas.