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Confira como alterar assinatura de e-mail em massa

Ter uma boa assinatura de e-mail é algo que parece simples, mas que faz toda a diferença, principalmente no meio profissional. Além de conter informações relevantes sobre você, ela também pode te aproximar do cliente. Inclusive, é possível até usar sua assinatura de e-mail como ferramenta de vendas! Você sabia disso? Pois é, acho que já deu para ver que não se deve deixar esse recurso passar batido. 

Quando se trata de empresas com muitos colaboradores, editar a assinatura de cada um dá um trabalho enorme. Não é uma tarefa difícil, mas demanda muito tempo e atenção para não colocar informações erradas no e-mail de ninguém. 

Do mesmo modo, esperar cada funcionário editar a própria assinatura também não é vantajoso. Isso sem falar no risco dele não seguir os padrões da empresa e ficar com uma assinatura diferente dos colegas. Nós já sabemos que isso prejudica a imagem não só do profissional, mas também da empresa. Pode transparecer que não há organização e sintonia.

Ou seja, é muito mais fácil editar assinaturas em massa de uma só vez só, né? E o Conecta Sign consegue oferecer essa solução, uma ferramenta da Conecta Nuvem. O Conecta Sign busca facilitar a vida das equipes responsáveis por essa função, permitindo a edição de mais de uma assinatura ao mesmo tempo, entre outras funcionalidades. Mesmo se você tiver 2 mil funcionários, ele vai funcionar. Agora, quer saber como fazer isso? Confira o nosso tutorial abaixo!

Como editar assinatura de e-mail para mais de um usuário

Para começar, é necessário que a sua empresa utilize o Google Workspace (G Suite). O Conecta Sign é uma ferramenta integrada ao G Suite. Não é possível utilizá-la sem isso. Da mesma forma, o Conecta Sign está dentro do Conecta Suite, plataforma que ajuda a administrar o painel do Google Workspace (G Suite). Ambos oferecem período de teste gratuito por 14 dias. 

Depois de fazer o cadastro e começar a usar, clique em ‘instalar para todo o domínio’. Porém, é importante avisar que a função de editar assinaturas de e-mail para mais de um usuário ao mesmo tempo só está disponível para quem tem perfil de administrador do painel do G Suite. Caso você não seja, solicite a permissão para o responsável.

Após a instalação, abra o app da Conecta Suite e faça o login. Entre no Conecta Sign. Na opção ‘modelos de assinatura’, você encontra modelos prontos para adaptar e deixar com a cara da sua empresa. Lá você também encontra a opção de criar uma assinatura do zero, até mesmo utilizando o código HTML.

Clicando em ‘Novo’ no menu, existe a parte do editor e a parte de tag. A parte do editor é onde você escolhe todo o design da assinatura, as cores, fontes, o formato da foto, etc. E é na parte de tags que você vai permitir que cada usuário tenha as próprias informações. Se for só reproduzir uma assinatura de e-mail, todo mundo vai ter os mesmos dados.

Passo a passo

É na parte de tags que está o X da coisa. É na seção ‘Tags de usuários’ que ficam os campos específicos de cada usuário, como nome, sobrenome, cargo e foto. E é na parte ‘Tags da organização’ que ficam os campos com o nome da empresa, telefone, endereço, etc. Lá, ficam os códigos a serem copiados e colados na assinatura padrão. Assim, eles são automaticamente alterados com as informações cadastradas no Google Workspace (G Suite).

Depois de montar a assinatura de e-mail que você quer para todos os usuários, vá na seção ‘Usuários’ dentro do Conecta Sign. Algumas informações já serão puxadas automaticamente. 

Se sua empresa tem mais de uma filial, recomendamos que separe por ‘Unidade Organizacional’. Assim, você consegue colocar as informações de cada filial, como telefone e endereço, nas assinaturas, sem precisar editar uma por uma. Aí você cadastra os usuários de cada filial dentro das unidades organizacionais às quais eles pertencem.

Depois de alterar essa parte mais específica, volte para ‘Modelos de assinatura’. Lá existe a opção ‘Aplicar em massa’. Clique nela. A imagem vai voltar para a parte da unidade organizacional, onde você poderá escolher se quer aplicar para determinados grupos ou para todos. 

Por fim, escolha o grupo e selecione ‘aplicar assinatura’, depois confirme. Pronto! A assinatura de e-mail foi aplicada para todos :)

É importante reforçar que esta é uma ferramenta segura, aprovada pela Google Cloud. Não precisa ter medo de utilizá-la. E também vale lembrar que as  informações da assinatura de e-mail só precisam ser alteradas uma única vez, a menos que tenham atualizações. Aproveite o teste gratuito que não exige o cadastro de cartão de crédito. Você vai ver a praticidade que só o Conecta Sign proporciona.


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