Você já conhece os recursos de agendamento de reuniões no Google Agenda, mas sabia que o Google Workspace oferece muito mais do que isso? No artigo de hoje iremos falar sobre o Google Agenda e como gerenciar recursos compartilhados de forma eficiente.
“Essa funcionalidade traz uma maior organização e eficiência para o ambiente corporativo, permitindo que os colaboradores reservem e utilizem recursos de forma simples e estruturada.”
Ricardo Araújo, CTO da Conecta Nuvem
Neste artigo você vai ver:
- Como utilizar o Google Agenda 📆 e recursos compartilhados
- Criando recursos estruturados passo a passo:
- Adicionando Funcionalidades
- Adicionando Recursos
- Conheça o Conecta Suite!
- Parabéns! 🥳 Chegamos ao final da nossa 5ª lição para Administradores do Google Workspace
- ✅ Pontos importantes que aprendemos ao longo do conteúdo:
Como utilizar o Google Agenda 📆 e recursos compartilhados
Bem-vindo ao 5º módulo do Guia Definitivo do Admin Console Google Workspace, hoje você aprenderá todas as etapas necessárias para configurar e gerenciar recursos compartilhados de forma eficiente no Google Agenda. Vamos lá? 📆
Além de agendar compromissos e eventos, os usuários do Workspace têm a capacidade de gerenciar recursos compartilhados, bem como como salas de reunião, projetores, carros da frota da empresa e outros ativos que podem ser reservados para uso.
A princípio, ao definir seus recursos compartilhados no Google Agenda, é altamente recomendável adotar um formato estruturado, incluindo informações como localização, capacidade e equipamentos disponíveis. Essa nomenclatura estruturada dos recursos facilita a seleção do recurso mais adequado às necessidades de cada usuário, promovendo um uso mais eficiente e evitando conflitos de agendamento.
A configuração dos recursos compartilhados no Google Agenda envolve três etapas fundamentais:
- Primeiramente, é necessário adicionar as informações referentes ao edifício onde esses recursos estão localizados
- Em seguida, é preciso adicionar as funcionalidades
- Por fim, é importante adicionar os próprios recursos específicos, atribuindo-os às funcionalidades previamente cadastradas.
O Google Workspace oferece diversas opções para facilitar a configuração desses recursos. Além da possibilidade de inserir manualmente as informações no Painel do Workspace, é possível, ao mesmo tempo, realizar o carregamento em massa por meio de um arquivo CSV ou utilizar um dos métodos disponíveis na API Admin SDK Direct. Essas alternativas simplificam o processo, especialmente em casos em que há uma grande quantidade de recursos a serem cadastrados.
Criando recursos estruturados passo a passo:
Nesse cenário você quer permitir que os usuários reservem algumas das salas de reunião diretamente do Google Agenda. Observe o passo a passo abaixo:
O 1º passo é adicionar o edifício!
1. Em primeiro lugar, se ainda não estiver conectado, faça login em seu domínio como administrador em admin.google.com.
2. Logo após, clique no ícone Edifícios e Recursos.
3. No cartão de gerenciamento de recursos, clique no link ABRIR.
4. Clique em ADICIONAR EDIFÍCIO.
5. Clique no círculo amarelo com o sinal + para adicionar um novo edifício. Complete as informações: Nome, descrição, andares e endereço.
6. Por fim, clique em ADICIONAR EDIFÍCIO.
Observação: o código do edifício é usado para associar um recurso a um edifício específico, e é por isso que você deve definir seus edifícios primeiro.
Adicionando Funcionalidades
7. Em primeiro lugar, na navegação na parte superior da página, alterne a exibição de Edifícios para Recursos.
8. Em segundo lugar, clique no ícone ‘Gerenciar funcionalidades de recursos’ (três linhas horizontais com um ícone de lápis sobre a linha inferior) que está localizado no canto superior direito da lista de Recursos.
9. Clique em ADICIONAR FUNCIONALIDADE e insira os seguintes detalhes:
●Funcionalidade
● O tipo de funcionalidade
10. Por fim, clique em SALVAR.
Nossas funcionalidades foram adicionadas, então é hora de adicionar nossos recursos.
Adicionando Recursos
14. Clique no círculo amarelo com o sinal + para adicionar um novo recurso. Complete as informações:
Categoria, Tipo, Edifício, Andar, Seção do andar, Nome do Recurso, Capacidade, Funcionalidades.
Conheça o Conecta Suite!
Se você é responsável por gerenciar os usuários do Admin Console do Workspace, o Conecta Suite é ideal para você!
Faça a gestão eficiente do seu Google Workspace! Assim você não perde mais tempo e deixa a gestão de seus usuários com a Conecta Suite. Com a nossa ferramenta você pode:
- Criar assinaturas de e-mail e mensagens de férias de forma fácil e aplicar em massa;
- Atualizar a assinatura de um único usuário ou da equipe inteira com apenas 1 click,
- Gerenciar o acesso às informações da empresa,
- Delegar acesso à caixa de e-mail,
- E muito mais!
Não configure mais os usuários sozinhos. Entre em contato com o nosso time e deixe a Conecta cuidar do painel para você!
Parabéns! 🥳 Chegamos ao final da nossa 5ª lição para Administradores do Google Workspace
Ao longo do post aprendemos que é possível utilizar o Google Agenda para gerenciar recursos compartilhados, como salas de reunião, projetores, carros da frota da empresa e outros ativos que podem ser reservados para uso.
Logo após, vimos 3 etapas fundamentais para a configuração desses recursos: adicionar um edifício, adicionar recursos e adicionar funcionalidades.
✅ Pontos importantes que aprendemos ao longo do conteúdo:
- Como usar o Google Agenda juntamente com os Recursos
- Adicionando um edifício
- Gerenciando os recursos
- Gerenciando as funcionalidades
🤓 Siga nessa jornada conectado conosco e aprendendo mais sobre: