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Google Agenda: como gerenciar recursos compartilhados de forma eficiente

Tempo estimado de leitura: 6 minutos

Você já conhece os recursos de agendamento de reuniões no Google Agenda, mas sabia que o Google Workspace oferece muito mais do que isso? No artigo de hoje iremos falar sobre o Google Agenda e como gerenciar recursos compartilhados de forma eficiente.

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“Essa funcionalidade traz uma maior organização e eficiência para o ambiente corporativo, permitindo que os colaboradores reservem e utilizem recursos de forma simples e estruturada.”

Ricardo Araújo, CTO da Conecta Nuvem

Como utilizar o Google Agenda 📆 e recursos compartilhados

Bem-vindo ao 5º módulo do Guia Definitivo do Admin Console Google Workspace, hoje você aprenderá todas as etapas necessárias para configurar e gerenciar recursos compartilhados de forma eficiente no Google Agenda. Vamos lá? 📆

Além de agendar compromissos e eventos, os usuários do Workspace têm a capacidade de gerenciar recursos compartilhados, bem como como salas de reunião, projetores, carros da frota da empresa e outros ativos que podem ser reservados para uso.

A princípio, ao definir seus recursos compartilhados no Google Agenda, é altamente recomendável adotar um formato estruturado, incluindo informações como localização, capacidade e equipamentos disponíveis. Essa nomenclatura estruturada dos recursos facilita a seleção do recurso mais adequado às necessidades de cada usuário, promovendo um uso mais eficiente e evitando conflitos de agendamento.

A configuração dos recursos compartilhados no Google Agenda envolve três etapas fundamentais:

  1. Primeiramente, é necessário adicionar as informações referentes ao edifício onde esses recursos estão localizados
  2. Em seguida, é preciso adicionar as funcionalidades
  3. Por fim, é importante adicionar os próprios recursos específicos, atribuindo-os às funcionalidades previamente cadastradas.

O Google Workspace oferece diversas opções para facilitar a configuração desses recursos. Além da possibilidade de inserir manualmente as informações no Painel do Workspace, é possível, ao mesmo tempo, realizar o carregamento em massa por meio de um arquivo CSV ou utilizar um dos métodos disponíveis na API Admin SDK Direct. Essas alternativas simplificam o processo, especialmente em casos em que há uma grande quantidade de recursos a serem cadastrados.

Criando recursos estruturados passo a passo:

Nesse cenário você quer permitir que os usuários reservem algumas das salas de reunião diretamente do Google Agenda. Observe o passo a passo abaixo:

O 1º passo é adicionar o edifício!

1. Em primeiro lugar, se ainda não estiver conectado, faça login em seu domínio como administrador em admin.google.com.

2. Logo após, clique no ícone Edifícios e Recursos.

3. No cartão de gerenciamento de recursos, clique no link ABRIR.

4. Clique em ADICIONAR EDIFÍCIO.

5. Clique no círculo amarelo com o sinal + para adicionar um novo edifício. Complete as informações: Nome, descrição, andares e endereço.

6. Por fim, clique em ADICIONAR EDIFÍCIO.

Observação: o código do edifício é usado para associar um recurso a um edifício específico, e é por isso que você deve definir seus edifícios primeiro.

Adicionando Funcionalidades

7. Em primeiro lugar, na navegação na parte superior da página, alterne a exibição de Edifícios para Recursos.

8. Em segundo lugar, clique no ícone ‘Gerenciar funcionalidades de recursos’ (três linhas horizontais com um ícone de lápis sobre a linha inferior) que está localizado no canto superior direito da lista de Recursos.

9. Clique em ADICIONAR FUNCIONALIDADE e insira os seguintes detalhes:

●Funcionalidade

● O tipo de funcionalidade

10. Por fim, clique em SALVAR.

Nossas funcionalidades foram adicionadas, então é hora de adicionar nossos recursos.

Adicionando Recursos

14. Clique no círculo amarelo com o sinal + para adicionar um novo recurso. Complete as informações:

Categoria, Tipo, Edifício, Andar, Seção do andar, Nome do Recurso, Capacidade, Funcionalidades.

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Parabéns! 🥳 Chegamos ao final da nossa 5ª lição para Administradores do Google Workspace

Ao longo do post aprendemos que é possível utilizar o Google Agenda para gerenciar recursos compartilhados, como salas de reunião, projetores, carros da frota da empresa e outros ativos que podem ser reservados para uso.

Logo após, vimos 3 etapas fundamentais para a configuração desses recursos: adicionar um edifício, adicionar recursos e adicionar funcionalidades.

✅ Pontos importantes que aprendemos ao longo do conteúdo:

  • Como usar o Google Agenda juntamente com os Recursos
  • Adicionando um edifício
  • Gerenciando os recursos
  • Gerenciando as funcionalidades

🤓 Siga nessa jornada conectado conosco e aprendendo mais sobre:

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