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Google Agenda – dicas para gestão de tempo com a ajuda do Google

Você gostaria que seu dia tivesse mais horas? Precisa de mais tempo para organizar metas pessoais e profissionais? Gestão de tempo tem sido um problema? O Google Agenda pode ser seu aliado.

Além de agendar suas atividades – pessoais e profissionais – você pode compartilhar sua agenda e também ter acesso aos compromissos dos seus colegas de trabalho. Acompanhe algumas dicas para otimizar seu tempo e tornar sua rotina mais produtiva:

Aproveite a ligação entre o Google Agenda e os aplicativos Google Workspace (G Suite)

Quanto mais aplicativos do Google Workspace (G Suite) você utilizar, mais produtiva pode ser sua experiência. Por exemplo, ao agendar um evento, você pode adicionar o local e o Google ligará ao Maps indicando o caminho. Caso seja necessário anexar documentos, você pode buscá-los no Google Drive, e também ter acesso a informações que podem estar no Gmail ou outras ferramentas Google. Tudo a poucos cliques.

Tanto o Google Agenda, como os demais aplicativos do Google Workspace (G Suite) podem ser acessados de qualquer aparelho – desktop, smartphone ou tablet – logado, tornando a gestão do seu tempo, a tomada de decisão, continuidade de trabalho ou consulta a alguma informação mais fácil e rápida, dando mais flexibilidade e liberdade ao profissional.

Leia também; Por que usar o Google Workspace (G Suite)? Compare com o Office 365 e faça a melhor escolha

Crie e gerencie diferentes agendas

Para quem trabalha com projetos pode ser interessante a possibilidade de ter agendas separadas, podendo visualizar as tarefas por categorias. Para criar uma nova agenda, em “Configurações”, na barra lateral há a opção “Adicionar Agenda”.

A separação ajuda a manter a organização dos projetos e também o compartilhamento de informações com pessoas que participam da execução. Se em determinado momento for preciso juntas calendários, o Google Agenda permite a sincronização.

Compartilhe sua Google Agenda

Sabemos que um dos objetivos do Google é ajudar na produtividade e na colaboração das empresas. Assim, com o Google Agenda você pode compartilhar os seus compromissos e também trabalhar colaborativamente com outros usuários.

Acesse a “Configurações”, clique em “Configurações das minhas agendas” e depois no link “Compartilhar c/ pessoas espec.” ou ainda “Autorizações de acesso” (caso seu e-mail faça parte de um grupo de e-mail, dentro da empresa). Você pode escolher o nível de acesso de cada usuário que compartilhar – ver apenas disponível/ocupado, ver detalhes de todos os eventos, fazer alterações nos eventos ou fazer alterações e gerenciar compartilhamento.

Encontre horários livre em diferentes agendas

Com as agendas compartilhadas, fica mais fácil encontrar o melhor horário para agendar uma atividade na qual várias pessoas participam. O Google Agenda faz a comparação de até 20 agendas diferentes e encontra os melhores horários livres. Para tal, basta ai criar um evento, selecionar a guia “Encontrar um horário”. Ali você terá acesso as diferentes agendas lada a lado, tornando mais fácil encontrar uma janela.

Essa funcionalidade está disponível apenas no desktop e quando os convidados compartilham suas agendas. Por isso em empresas e grupos de trabalho o compartilhamento torna-se importante.

Junte diferentes agendas do Google

Para melhor coordenar as agendas e compromissos de um grupos grandes de pessoas, ou de diferentes projetos, basta juntar as agendas e ver quando há horários disponíveis. Para sobrepor, basta no Google Agenda, selecionar “Adicionar outras agendas”, digitar o e-mail ou nome da pessoa/agenda e os eventos aparecerão na sua agenda. Caso a pessoa não tiver compartilhado a agenda, basta solicitar acesso.

Leia também: Novo Gmail – principais mudanças e como habilitar

Crie metas no Google Agenda

Nos aplicativos Google Agenda – Android e iOS – é possível criar metas para atividades ou planos que você não consegue encontrar tempo. As metas podem ser quanto a fazer um exercício, ler, aprender idiomas, ou outra tarefa, também ligada ao trabalho.

Para a criação da nova meta, é preciso escolher a frequência, a duração e o melhor horário para realizar a atividade, com base nessas informações e demais compromissos já adicionados à sua agenda, o Google procura espaços livres na sua agenda, cria o evento e envia uma notificação antes do horário definido. Mas não se preocupe, caso a tarefa precise ser adiada, o aplicativo procura um outro horário livre para que você não fique sem executá-la.

Dessa maneira o Google Agenda ajuda não apenas no profissional, mas também dá a oportunidade de você poder dedicar mais tempo a você e melhorar a gestão do seu tempo. Para que o aplicativo funcione de maneira mais assertiva é importante adicionar todos seus compromissos, pré-agendados – horários de trabalho, aulas, etc.

Lembre-se que tudo fica mais fácil quando se cria um hábito, por isso mantenha o foco e utilize as ferramentas do Google Agenda para ajudar e facilitar o seu dia a dia.

Entre em contato com os especialistas Google da Conecta Nuvem e saiba mais sobre como os diferentes aplicativos do Google Workspace (G Suite) podem ajudar o dia a dia da sua empresa e ajudar na produtividade e desempenho.

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