Todo ano, o Google promove um megaevento para anunciar suas novidades, o Google I/O. Em 2021, esse evento aconteceu de forma totalmente online e veio cheio de notícias, como não poderia deixar de ser. Teve anúncio de melhora na Inteligência Artificial da empresa, no Maps e o lançamento do Android 12. No entanto, aqui vamos focar no ‘Smart Canvas’, que vai aprimorar o Google Workspace.
Se você acompanha o nosso blog, já sabe de todas as vantagens que o Workspace traz para a gestão do time. Quem é adepto dessa ferramenta tem um dia a dia mais organizado e com muito mais produtividade. Agora, o uso dessa ferramenta no trabalho vai ficar ainda melhor.
5 novidades que o Google anunciou e que vão facilitar sua vida
Menções avançadas em documentos
Atualmente, dentro do Google Documentos, é possível atribuir um comentário ou função a alguém só mencionando seu e-mail. Por exemplo, se você deseja que alguém veja as informações de um arquivo ou participe dele, basta mencioná-lo. Essa menção pode ser feita usando o @ e inserindo o e-mail logo em seguida.
A gigante da tecnologia, contudo, decidiu inovar e tornar essa função ainda mais completa. Com as mudanças, agora você pode ver, selecionar e relacionar arquivos aos seus documentos. Dessa forma, a integração do trabalho fica ainda mais forte. Tornar o trabalho mais colaborativo é exatamente o que o Google quer e trabalha para proporcionar isso.
Essa novidade permite uma melhor visualização de todos os arquivos relacionados àquele documento. Em um único arquivo, você consegue incluir as informações necessárias para uma melhor compreensão das partes envolvidas.
Vamos supor que você esteja montando a ata de uma reunião de trabalho que acabou de acontecer. Nela foram definidas as próximas metas e as funções de cada colaborador. Dentro de um Google Documentos, você pode montar um panorama geral do que foi decidido e mencionar o que foi atribuído a cada um. Pode, inclusive, colocar a apresentação utilizada na reunião.
Agora, ao fazer isso, aparece uma prévia do perfil do colaborador ou do arquivo inserido no documento, e você só precisa passar o mouse em cima desses links. Essas informações aparecem no modo picture-in-picture, ou seja, você não precisa mudar de aba para vê-las. A novidade vale tanto para o Google Documentos quanto para o Apresentações e o Planilhas.
Lista de tarefas por pessoas nos documentos
Essa função, também presente no Google Documentos, busca atribuir responsabilidades aos colaboradores. E, por ser um documento colaborativo, permite que os funcionários também vejam não só as próprias tarefas, mas também as dos outros.
Além disso, agora será possível ver se a pessoa mencionada está em alguma reunião. Se for pertinente para aquele documento em questão, é possível criar uma videoconferência ou uma reunião no Meet. O melhor é que tudo isso acontece com apenas alguns cliques. Simplicidade e interatividade na gestão dos usuários do Workspace.
Google Meet diretamente nos seus documentos, planilhas e slides
Agora, o Google Docs, o Planilhas e o Apresentações terão um botão de acesso direto ao Google Meet. Ou seja, se você está trabalhando naquele documento e sua reunião é sobre ele, é só escolher essa função.
A janela do Meet é aberta na lateral do documento, e o time pode trabalhar em conjunto enquanto vê uns aos outros. Além de facilitar a comunicação, essa função aproxima ainda mais os colaboradores. Já que o contato presencial não é possível, pelo menos assim a equipe consegue trabalhar junto.
Além disso, o Google vai importar automaticamente para o seu documento quaisquer informações relevantes dos convites da Agenda. Essa função também vale para dados das videoconferências e de outros arquivos anexados.
O Google Documentos também terá uma lista de verificação integrada a ele. Assim, a atribuição e o cumprimento de tarefas ficam mais fáceis de acompanhar.
Criar e editar arquivos nas salas do Google Chat
Com o Workspace cada vez mais inteligente, o trabalho também rende melhor. Por isso, o Google tem trabalhado para que seus apps proporcionem isso aos colaboradores. Assim como aconteceu com o Meet, essa função também vale para o Docs, para o Planilhas e para o Apresentações.
A criação e a edição dos arquivos desses apps pode ser feita diretamente da sala de bate-papo do Google Chat. Dessa forma, fica muito mais fácil revisar e alterar os documentos em tempo real. Todos analisam as mudanças e ficam cientes a respeito delas.
Fórmulas sugeridas e linha de tempo no Sheets
Por fim, a última novidade que vamos destacar no texto de hoje tem a ver com o Google Planilhas. A linha do tempo chega para garantir que todos entreguem as tarefas no prazo. Ela também permite uma melhor visualização do fluxo de trabalho.
E para mostrar uma melhora ainda maior da inteligência do Google, agora ele também sugere fórmulas. Essa função existe para dar ainda mais ideia de como lidar com os dados apresentados. Muitas vezes, não é possível enxergar qual fórmula usar numa determinada análise. As fórmulas sugeridas foram criadas justamente para solucionar esse problema. Assim, as chances de tomar melhores decisões e cometer menos erros são ainda maiores.
Segundo o Google, estas ferramentas serão implementadas até o final deste ano. Gostou da novidade? Que tal conferir como otimizar a gestão do seu Google Workspace? Confira nosso post e saiba mais!
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