O Google Vault é mais que um gerenciador de e-mails, é a ferramenta do Google Workspace (G Suite) que permite reter, guardar, pesquisar e exportar dados para suprir as necessidades de arquivamento e e-discovery¹ da sua empresa. Uma excelente opção quando se trata também de Compliance, atualmente tão requisitada nas organizações.
¹ É o processo de procurar e localizar informações em formato eletrônico. Feita em resposta a casos e investigações legais.
O Google Vault pode ser utilizado com:
- mensagens de e-mail;
- bate-papos do Hangouts clássico com histórico ativado;
- bate-papos do Google Talk com gravação ativada;
- Grupos do Google;
- arquivos no Google Drive e Drives da equipe;
- conversas do Hangouts Chat.
Você pode ter acesso ao Vault adquirindo o G Suite Business ou o Google Workspace (G Suite) Education. Se você é cliente Google Workspace (G Suite) Basic, pode comprar licenças avulsas do Vault, por usuário. Nesse caso, analise sua necessidade e opte por manter o Basic, ou trocar de licença. Converse com nossos especialistas da Conecta Nuvem, eles ajudarão nessa escolha.
Como utilizar o Google Vault
São cinco as principais funções do Google Vault, acompanhe e veja como funciona cada uma:
- Arquivamento de documentos: defina regras de retenção para controlar quanto tempo os dados ficarão retidos antes de serem removidos das contas dos usuários e excluídos dos sistemas do Google.
- Guarda de documentos: define se os documentos/arquivos serão preservados indefinidamente para fins de obrigações jurídicas.
- Pesquisa: pesquise os dados do seu domínio por conta de usuário, unidade organizacional, data ou palavra-chave.
- Exportação: exporte dados para processamento e análise adicionais.
- Relatórios de auditoria: use os relatórios de auditoria do Google Vault para saber quais ações os usuários do Vault executaram durante um período específico.
Google Vault e Compliance
Compliance é agir de acordo com uma ordem, um conjunto de regras ou um pedido. No mundo corporativo são as diretrizes que devem ser seguidas para cumprir com as normas, regulamentos e políticas estabelecidas para o segmento da empresa.
Também utiliza-se Compliance para evitar, detectar e tratar qualquer desvio ou conduta inadequada. Vale para as esferas trabalhista, fiscal, contábil, financeira, ambiental, jurídica, previdenciária, ética, etc.
O Google Vault é uma a solução que visa criar um “banco” seguro para arquivar e pesquisar arquivos, documentos, mensagens de e-mail e bate-papos, visando também atender às necessidades de Compliance. Por exemplo, em casos de processos, o aplicativo atenua riscos relacionados a perda de dados eletrônicos.
Relatórios de Auditorias no Google Vault
O Vault fornece ainda auditorias detalhadas sobre ações executadas pelos usuários cadastrados e durante um período especificado. Os arquivos podem ser executados e exportados como arquivos CSV e podem ser visualizados em qualquer aplicativo de planilhas.
O conteúdo das auditorias variam conforme a ação selecionada quando for executadas. É possível optar por “Política de Retenção” para saber quais regras de retenção um usuário do Vault criou ou modificou; “Download” para conhecer quando alguém faz o download de uma auditoria.
- Veja no link do Google as categorias de ação e a descrição de cada uma delas.
As ações registradas em auditorias não podem ser excluídas pelo Google e nem por qualquer administrador do Google Vault enquanto sua empresa utiliza o Google Vault, e caso a organização encerre o uso do serviço, os dados da auditoria ainda ficam retidos por aproximadamente 30 dias.
Assim, vimos que com o Google Vault, será possível preservar e gerenciar os dados da organização conforme especificado nas regras de retenção configuradas pela empresa, gerenciar conteúdos dos e-mails, preservar dados armazenados, reunindo todas as informações em um único local, seguro e de fácil acesso, podendo ser recuperados a qualquer momento.
Quer conhecer mais e experimentar o Google Vault? Entre em contato com os especialistas da Conecta Nuvem.
Considerando as necessidades e estruturas da sua empresa, ajudaremos a encontrar a melhor maneira de configurar o Google Vault, para que os seus dados e informações online estejam sempre seguros.