Com a pandemia do coronavírus, o home office se tornou realidade para uma grande quantidade de pessoas. Essa necessária transformação fez com que alguns hábitos mudassem e também levantou dúvidas a respeito de horas extras, burnout, produtividade e também sobre a segurança de dados das empresas. Se você ainda não conhece o Access Control, veja o que ele pode oferecer ao seu negócio.
Com o Access Control, é possível controlar o acesso de cada usuário às ferramentas do Google Workspace (G Suite) não só em casa, como também no local de trabalho. A ferramenta limita locais de acesso por IP ou por DNS, controla horário de login, realiza o logout automático a partir da hora definida e também permite que você personalize grupos para que eles tenham acesso de acordo com as necessidades do cargo, departamento ou turno.
Dessa forma, você evita que o usuário faça horas extras sem autorização e previne processos trabalhistas para a sua empresa, além de manter seus dados protegidos. Se algum funcionário quiser trabalhar por mais tempo, é necessário pedir permissão. É importante lembrar que, desde o mês de julho, o Access Control também é mobile. Isso significa que você pode gerenciar a sua equipe remota também do celular.
O Access Control é uma ferramenta autenticada pela Google Cloud, ou seja, você tem a confiança de estar usando um serviço com segurança, versatilidade e praticidade. Você pode fazer o teste gratuitamente.
Por que usar o Google Workspace (G Suite)?
O Google Workspace (G Suite) é feito especialmente para empresas e profissionais com tudo o que o Google pode oferecer. Antigamente conhecido por Google Apps, uma das funcionalidades que a plataforma permite é criar um e-mail para todos os seus funcionários com o domínio do seu negócio. Aqui na Conecta Nuvem, por exemplo, todos os e-mails vêm com @conectanuvem no final.
Por isso, o Google Workspace (G Suite) é um serviço pago, que possui suporte 24 horas e que oferece um espaço de armazenamento muito maior do que só o do e-mail. É possível personalizar a mensalidade a ser paga de acordo com o número de usuários e as funções que a empresa necessita. Existe o plano Basic, o Business e o Enterprise. Assim, você pode avaliar qual é o que mais se encaixa no seu negócio.
Como a ferramenta é simples e fácil de usar, ela ajuda e estimula a produtividade, sem ultrapassar os limites do horário de trabalho. Ela também proporciona armazenamento ilimitado no Drive, o que não acontece com a versão gratuita, para que você guarde seus arquivos sem se preocupar com o espaço que ele ocupa.
Ferramentas integradas ao Google Workspace (G Suite) que ajudam no home office
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Google Calendar (ou Google Agenda)
Com o Calendar, é possível criar uma agenda para toda a empresa e compartilhar com cada um. Assim, você dá uma visão mais ampla de todos os compromissos. Ele também permite que você faça agendas personalizadas para um grupo de pessoas, inserindo reuniões periódicas ou mesmo avisando a todos sobre as férias de alguém. Se todos estiverem atentos ao Calendar, a comunicação fica mais fácil.
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Google Drive
O Drive permite que você produza documentos como os que são feitos no Word, por exemplo. Planilhas como as do Excel e apresentações como no PowerPoint também podem ser feitas nele, entre outras coisas. Não é preciso instalar nada, e é possível fazer edições também pelo celular. Com o Google Workspace (G Suite), o armazenamento é ilimitado.
O aplicativo permite que outras pessoas tenham acesso aos documentos, podendo apenas visualizá-los. Também é possível editá-los e fazer comentários, observações e destacar trechos com diferentes cores, desde que você autorize a edição. O Drive ainda dá a opção de deixar o arquivo como público e pode gerar um link para que você envie para quem quiser.
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Google Keep
O Keep funciona como um bloco de notas. Ele permite não só fazer anotações, como montar uma lista e agrupar vários registros dentro dela. Precisa deixar algo sempre à vista dos funcionários para eventuais consultas? Use o Google Keep. Ele sincroniza com todos os dispositivos, podendo ser acessado de qualquer lugar, assim como todas as outras funções do Google Workspace (G Suite).
Em suma, essas ferramentas oferecidas pelo Google Workspace (G Suite) podem ser utilizadas para gerir e organizar melhor a sua equipe no home office e também dentro da empresa. Com o Access Control, você decide qual é o horário que cada um vai ter acesso a essas informações e quem poderá visualizá-las, evitando problemas posteriormente.
