Fazer a gestão de uma empresa nunca foi uma tarefa fácil. Porém, a tecnologia veio para facilitar e agilizar os processos, inclusive para abrir mais espaço na agenda e permitir a execução de outras tarefas. A automatização das funções é uma aliada no dia a dia de todo gestor. Dito isso, fica cada vez mais claro que o uso de um software se faz necessário.
A contratação de um software permite uma administração melhor das equipes e das funções de cada um, além de outras vantagens. Outro grande benefício é ter todos os dados e informações armazenados em um só lugar. Ou seja, além de não precisar se preocupar com o espaço tomado pelos dados na memória do computador, ainda facilita o acesso.
Além disso, automatizar os processos reduz os erros de cálculo e traz muito mais organização. É impossível fazer uma boa gestão se tudo é desorganizado e não há planejamento. O software também auxilia nesses pontos e produz relatórios mais precisos para acompanhar o que está sendo feito.
Uma empresa precisa enxergar os resultados do trabalho dos seus colaboradores. Ela também precisa que eles executem suas tarefas com qualidade e eficiência. Se é possível usar a tecnologia a seu favor, porque não fazê-lo? Porém, é necessário analisar os produtos disponíveis no mercado para que essa aquisição não acabe se tornando um problema.
O que levar em conta na hora de escolher um software?
A ideia de contratar um software é trazer produtividade para os colaboradores. O produto escolhido deve atuar com esta finalidade. Então, uma das primeiras coisas a se pensar é se ela é uma ferramenta fácil de usar.
Ela deve ser um instrumento colaborativo, não um empecilho. Muitos softwares oferecem período de teste. Vale experimentar para ver se funciona para a sua empresa antes de fazer a assinatura do plano.
Outro fator importante é a segurança. Não dá para depositar informações importantes em algo que não oferece a quantidade de segurança que você precisa. Além de perigoso, pode trazer grandes prejuízos.
Por último, mas não menos importante: o preço. Geralmente os softwares possuem uma versão free e uma premium e disponibilizam as vantagens que cada um oferece. Faça comparações entre os valores e veja se o orçamento permite que a empresa adquira o premium, que é sempre melhor. De todo modo, em muitos casos a opção gratuita acaba atendendo às demandas.
Por que usar o Google Workspace (G Suite)?
Perde-se muito tempo com tarefas burocráticas que podem ser simplificadas usando um software. Ele também serve, por exemplo, para mediar as conversas e reuniões com a equipe. E já pensou em ter um domínio de e-mail próprio para a sua empresa?
Existe uma plataforma que concentra todos esses itens e tem outros bônus: o Google Workspace (antigo G Suite). Ele é um conjunto de aplicativos inteligentes que traz, além do e-mail, todos os apps do Google Drive, agenda e muito mais. A plataforma não só mudou de nome, como também trouxe outras novidades. Leia nosso post “G Suite virou Google Workspace: o que mudou?” e saiba de todas as alterações feitas pela gigante da tecnologia.
Armazenamento em nuvem
O G Suite já sai na frente de outros softwares por um motivo bem simples: o vasto armazenamento em nuvem. Ele permite o acesso de qualquer lugar, basta estar conectado à internet. Você não precisa mais estar no escritório para ver determinados documentos e informações.
Além disso, por estar numa nuvem, facilita o compartilhamento e disponibiliza o acesso a mais pessoas. É possível escolher quem poderá só ver o arquivo e quem poderá comentar nele ou editá-lo. É uma plataforma totalmente colaborativa, trazendo mais rapidez para a empresa.
Segurança
Usar o Google Workspace (antigo G Suite) ainda garante a segurança no armazenamento dos seus dados. Por ser um software do Google, você tem a tranquilidade de saber que as informações estão protegidas por uma empresa que preza por isso.
Não requer grande infraestrutura
A plataforma é muito fácil de usar. Quem já possui um Gmail, sabe mais ou menos como funciona, ou seja, não vai ter muita dificuldade para se adaptar à ferramenta. Essa pode ser considerada, inclusive, a versão free da ferramenta. Sendo assim, o Workspace fica como versão premium.
Quem nunca experimentou, pode ficar tranquilo. A usabilidade foi pensada justamente para tornar os processos mais simples, não para complicar a rotina. O G Suite ainda oferece um suporte 24 horas para quem contratar o serviço.
Lembrete importante: organize um treinamento com os colaboradores. Mesmo que alguns já saibam manusear a ferramenta, pode ser que descubram outras funcionalidades até então desconhecidas.
Custo x benefício
Por último, vamos falar daquilo que todo mundo quer saber: valores. Há três tipos fixos de planos, o Business Starter, o Standard e o Plus, que vão de R$ 24 até R$ 81 mensais. O plano Enterprise é personalizado, por isso os preços variam de acordo com o que cada empresa pede. Para mais detalhes, acesse a página do próprio Google Workspace neste link.
Vale avaliar os benefícios oferecidos e escolher qual plano se encaixa melhor ao tamanho da sua empresa e dos serviços que você quer. Certamente algum deles será o ideal para o que a sua empresa precisa.
Diante de tantas funcionalidades, já ficou claro que usar um software reduz custos, acelera diversas atividades, estimula o trabalho do seu time e minimiza muitos erros. O que você está esperando para economizar tempo e ter mais produtividade dentro da sua empresa? Aproveite o teste grátis por 14 dias e tire suas dúvidas a respeito da plataforma.
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