Saiba qual matriz é a ideal para ajudar sua equipe a priorizar tarefas

Diante de tantas tarefas e projetos, estabelecer prioridades é fundamental. Porém, às vezes é muito difícil achar qual caminho seguir para coordenar o time. Nesses casos, organização e comunicação são as palavras-chave. Por isso, resolvemos dar uma ajudinha. Você sabe o que é uma matriz e para que ela serve? 

Matriz, no marketing, se refere a uma forma de otimizar os processos na empresa. Na verdade, existem vários tipos de matrizes. Nossa tarefa é apresentar algumas das principais. Além disso, vamos explicar por que usar esse tipo de ferramenta vai fazer toda a diferença na gestão da sua empresa. 

No post de hoje, vamos mostrar duas matrizes: a Eisenhower e a GUT. Em breve, você também vai conhecer a matriz RACI e a matriz BASICO. No final dos dois posts, você terá uma visão mais ampla de cada uma. Dessa forma, consegue avaliar com calma e escolher a que melhor se encaixa no seu tipo de trabalho.

matriz e priorização

Eisenhower

A Matriz de Eisenhower é ótima para estabelecer o que tem preferência no dia a dia. Normalmente, o profissional a usa para definir as próprias prioridades. Ela também é conhecida como Matriz de Gerenciamento do Tempo e é baseada em 4 pilares. São eles:

  1. Importante e urgente. Aqui ficam as questões que exigem mais atenção e precisam ser resolvidas logo. Sendo assim, elas são prioritárias;
  2. Importante e não urgente. Aqui ficam as tarefas que precisam ser feitas com cuidado, mas não naquele momento específico. Planeje e separe um tempo para executá-las;
  3. Urgente e não importante. São tarefas que devem ser feitas logo, mas como não são importantes, podem ficar a cargo de outra pessoa. Você só pode pegar para resolvê-las se não tiver nenhuma outra prioridade na frente;
  4. Não urgente e não importante. Neste caso, existem duas possibilidades para esse tipo de tarefa: deixe para depois ou deixe para lá. Vai depender da análise de cada profissional.

Se você precisa de uma base mais concreta para aplicar essa matriz, use a nossa planilha. Ela vai te dar os direcionamentos necessários e ajudar a priorizar suas tarefas (e de quem mais você quiser organizar)


Matriz de GUT (ou Priorização)

Antes de tudo, é importante dizer o que significa a sigla GUT. São os 3 pilares nos quais o método é baseado: gravidade, urgência e tendência. Eles consistem em definir critérios para avaliar cada um desses quesitos e, a partir daí, definir o que é prioridade.

Primeiro, eles são avaliados separadamente e, depois, são reunidos para poder fazer a comparação. O ideal é separar todos os itens em uma ordem qualquer dentro de uma tabela. Essa tabela vai dar um panorama melhor da situação. Ela deve ter 4 colunas. Além dos 3 pilares, inclua a coluna com ‘resultados’.

Mas de onde vêm os resultados? Para conseguir chegar a uma conclusão do que é, de fato, importante, defina notas para cada um dos pilares. A pontuação vai de 1 a 5, sendo 1 o grau mais leve do critério e 5 o mais preocupante. Logo abaixo explico melhor como funciona cada um.

Por mais que os nomes dos critérios sejam autoexplicativos, vale desmembrá-los um pouco. Assim, você consegue entendê-los melhor e aplicá-los de forma correta. Isso vai fazer com que essa matriz apresente um resultado efetivo.

Gravidade

O que vai definir quão grave é uma questão é o impacto que ela terá caso não haja solução. Geralmente, o impacto financeiro é o principal fator. Porém, dependendo da empresa e da situação, use outra consequência como base.

Além disso, leve em consideração como esse problema vai afetar a empresa, os colaboradores e os processos. E aí, para definir a nota a ser dada, use a seguinte definição:

  1. Sem gravidade
  2. Pouco grave
  3. Grave
  4. Muito grave
  5. Extremamente grave

Urgência

Esse tópico é para definir quanto tempo disponível você tem para resolver o problema. Quanto mais urgente for (nota 5), mais rápido precisa agir.

  1. Não precisa ser solucionado agora
  2. Pouco urgente, ou seja, pode esperar um pouco
  3. Precisa ser solucionado logo, mas dependendo do caso, outras coisas podem vir antes
  4. Muito urgente, requer uma atenção o quanto antes
  5. Extremamente urgente, ou seja, precisa ser feito naquela hora

Tendência

Esse critério analisa quais são as consequências que o problema pode trazer no decorrer do tempo caso não haja solução. Isso quer dizer que a questão pode se agravar, mas também pode desaparecer ou reduzir a tendência.

  1. Nada vai mudar conforme o tempo for passando
  2. Alguma coisa pode mudar, mas vai demorar 
  3. Vai piorar num médio espaço de tempo
  4. Vai ficar pior logo
  5. Piora num curtíssimo espaço de tempo e exige ação imediata

Quando usar a GUT?

Você pode utilizar essa matriz em ocasiões que precisam de um olhar mais cuidadoso e criterioso. Tanto é que os 3 tópicos no qual ela se baseia mostram que ela é direcionada para coisas mais importantes.

Além destas dicas, a tecnologia certamente é uma aliada na hora de administrar um time. Que tal avaliar as vantagens de adquirir o Acces Control para ajudar nesta função? Acesse o post Por que o Access Control é boa opção para a sua empresa e saiba tudo!

No próximo post, vamos falar sobre outras duas matrizes prometidas no início desta publicação: a RACI e a BASICO. Conhecendo essas 4 opções a fundo, certamente a coordenação da sua equipe será simplificada. Não perca!

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