Diante de tantas tarefas e projetos, estabelecer prioridades é fundamental. Porém, às vezes é muito difícil achar qual caminho seguir para coordenar o time. Nesses casos, organização e comunicação são as palavras-chave. Por isso, resolvemos dar uma ajudinha. Você sabe o que é uma matriz e para que ela serve?
Matriz, no marketing, se refere a uma forma de otimizar os processos na empresa. Na verdade, existem vários tipos de matrizes. Nossa tarefa é apresentar algumas das principais. Além disso, vamos explicar por que usar esse tipo de ferramenta vai fazer toda a diferença na gestão da sua empresa.
No post de hoje, vamos mostrar duas matrizes: a Eisenhower e a GUT. Em breve, você também vai conhecer a matriz RACI e a matriz BASICO. No final dos dois posts, você terá uma visão mais ampla de cada uma. Dessa forma, consegue avaliar com calma e escolher a que melhor se encaixa no seu tipo de trabalho.
Eisenhower
A Matriz de Eisenhower é ótima para estabelecer o que tem preferência no dia a dia. Normalmente, o profissional a usa para definir as próprias prioridades. Ela também é conhecida como Matriz de Gerenciamento do Tempo e é baseada em 4 pilares. São eles:
- Importante e urgente. Aqui ficam as questões que exigem mais atenção e precisam ser resolvidas logo. Sendo assim, elas são prioritárias;
- Importante e não urgente. Aqui ficam as tarefas que precisam ser feitas com cuidado, mas não naquele momento específico. Planeje e separe um tempo para executá-las;
- Urgente e não importante. São tarefas que devem ser feitas logo, mas como não são importantes, podem ficar a cargo de outra pessoa. Você só pode pegar para resolvê-las se não tiver nenhuma outra prioridade na frente;
- Não urgente e não importante. Neste caso, existem duas possibilidades para esse tipo de tarefa: deixe para depois ou deixe para lá. Vai depender da análise de cada profissional.
Se você precisa de uma base mais concreta para aplicar essa matriz, use a nossa planilha. Ela vai te dar os direcionamentos necessários e ajudar a priorizar suas tarefas (e de quem mais você quiser organizar)
Matriz de GUT (ou Priorização)
Antes de tudo, é importante dizer o que significa a sigla GUT. São os 3 pilares nos quais o método é baseado: gravidade, urgência e tendência. Eles consistem em definir critérios para avaliar cada um desses quesitos e, a partir daí, definir o que é prioridade.
Primeiro, eles são avaliados separadamente e, depois, são reunidos para poder fazer a comparação. O ideal é separar todos os itens em uma ordem qualquer dentro de uma tabela. Essa tabela vai dar um panorama melhor da situação. Ela deve ter 4 colunas. Além dos 3 pilares, inclua a coluna com ‘resultados’.
Mas de onde vêm os resultados? Para conseguir chegar a uma conclusão do que é, de fato, importante, defina notas para cada um dos pilares. A pontuação vai de 1 a 5, sendo 1 o grau mais leve do critério e 5 o mais preocupante. Logo abaixo explico melhor como funciona cada um.
Por mais que os nomes dos critérios sejam autoexplicativos, vale desmembrá-los um pouco. Assim, você consegue entendê-los melhor e aplicá-los de forma correta. Isso vai fazer com que essa matriz apresente um resultado efetivo.
Gravidade
O que vai definir quão grave é uma questão é o impacto que ela terá caso não haja solução. Geralmente, o impacto financeiro é o principal fator. Porém, dependendo da empresa e da situação, use outra consequência como base.
Além disso, leve em consideração como esse problema vai afetar a empresa, os colaboradores e os processos. E aí, para definir a nota a ser dada, use a seguinte definição:
- Sem gravidade
- Pouco grave
- Grave
- Muito grave
- Extremamente grave
Urgência
Esse tópico é para definir quanto tempo disponível você tem para resolver o problema. Quanto mais urgente for (nota 5), mais rápido precisa agir.
- Não precisa ser solucionado agora
- Pouco urgente, ou seja, pode esperar um pouco
- Precisa ser solucionado logo, mas dependendo do caso, outras coisas podem vir antes
- Muito urgente, requer uma atenção o quanto antes
- Extremamente urgente, ou seja, precisa ser feito naquela hora
Tendência
Esse critério analisa quais são as consequências que o problema pode trazer no decorrer do tempo caso não haja solução. Isso quer dizer que a questão pode se agravar, mas também pode desaparecer ou reduzir a tendência.
- Nada vai mudar conforme o tempo for passando
- Alguma coisa pode mudar, mas vai demorar
- Vai piorar num médio espaço de tempo
- Vai ficar pior logo
- Piora num curtíssimo espaço de tempo e exige ação imediata
Quando usar a GUT?
Você pode utilizar essa matriz em ocasiões que precisam de um olhar mais cuidadoso e criterioso. Tanto é que os 3 tópicos no qual ela se baseia mostram que ela é direcionada para coisas mais importantes.
Além destas dicas, a tecnologia certamente é uma aliada na hora de administrar um time. Que tal avaliar as vantagens de adquirir o Access Control para ajudar nesta função? Acesse o post Por que o Access Control é boa opção para a sua empresa e saiba tudo!
No próximo post, vamos falar sobre outras duas matrizes prometidas no início desta publicação: a RACI e a BASICO. Conhecendo essas 4 opções a fundo, certamente a coordenação da sua equipe será simplificada. Não perca!
