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Como fazer uma evento de fim de ano online?

O ano de 2020 trouxe muitas mudanças para todos, seja na vida pessoal, seja na profissional. Com a pandemia do novo coronavírus, muita gente precisou se reinventar e encontrar um jeito de trabalhar de casa.

E se tem uma coisa que fez sucesso neste ano foi a reunião online. Ou call, chamada de vídeo… cada um fala de um jeito. Seja como for, você sabe do que estamos falando. 

Novos hábitos, novas rotinas e um novo jeito de ver as pessoas. O digital nunca foi tão presente em nossas vidas. Graças a ele, pudemos encurtar distâncias. Em muitas empresas, o trabalho funcionou muito bem remotamente e trouxe uma nova dinâmica para as equipes. Certamente as ferramentas do Google ajudaram nisso.

Sendo assim, a reunião de fim de ano não poderia ser diferente. Como a pandemia ainda não acabou, infelizmente é muito arriscado encontrar pessoas pessoalmente. Ainda mais encontros de empresas, que geralmente têm grandes times e podem gerar aglomerações. 

Assim, para todos ficarem seguros, o jeito é usar a internet – e o Google, claro – como grandes aliados, mais uma vez. Dessa forma, é possível manter a tradição e celebrar o fato de termos conseguido superar um ano tão difícil como esse.

Qual plataforma usar para a “festa da firma”?

Primeiramente, é importante falar das ferramentas a serem utilizadas nessa confraternização. Se escolher a errada, há riscos de a festa não sair como o planejado. O Google Workspace (antigo G Suite) e o Google Meet serão essenciais para uma festa divertida e organizada. Como isso pode acontecer?

Bom, recomendo que você veja o post Google Workspace: 4 funcionalidades que você precisa conhecer. Agora, se você já conhecia a plataforma, mas como G Suite, te explicamos as mudanças. É só acessar o post G Suite virou Google Workspace: o que mudou?

Depois de conhecer os benefícios que a ferramenta traz, vamos ressaltar os principais pontos. Antes, vale dizer que o Google Meet é a melhor plataforma para reuniões. Como o Workspace integra várias plataformas do Google, não é necessário fazer o cadastro de ninguém. Todos têm e-mail do Gmail, então poderão usar o Meet tranquilamente. 

O plano básico (Business Starter) permite até 100 pessoas numa chamada de vídeo. Ele atende bem às demandas de empresas de pequeno porte.

Já as de médio porte podem necessitar do plano Business Standard, porque ele permite até 150 pessoas em reuniões online. Além disso, é possível gravar a reunião, o que pode ser uma boa ideia para rever esses momentos no futuro.

Mas se você planeja fazer uma festa grande porque tem um número alto de funcionários, a melhor opção é o Business Plus. Com ele, 250 pessoas podem participar da confraternização. Esse plano também permite a gravação do encontro, além de oferecer o controle de participação no Meet.

Organizando reunião para encerrar o ano

Para começar, faça o convite no Google Agenda e envie para todos os participantes. Assim, eles conseguem aceitar ou negar a participação e você já consegue saber quantas pessoas estarão online. Outro benefício é que ele deixa o compromisso salvo na agenda de cada um. Isso ajuda a lembrar a data e o horário do evento.

Feito isso, é claro que a reunião vai ter alguma conta como a anfitriã. Essa pessoa ficará responsável pela música que vai guiar o encontro e o controle de participação. Então, é recomendado decorar o ambiente em que ela está com itens natalinos. Isso dá um clima mais divertido e descontraído, além de animar os participantes. 

Um outro jeito de animar essa videochamada é promover jogos, sorteios e bingo. Existem várias plataformas gratuitas na internet que dão suporte para essas brincadeiras. Aí é só enviar os prêmios dos vencedores depois por correio ou usando algum outro meio de entrega.

Você também pode propor que os participantes mandem uma foto curtindo o evento em casa. A foto mais criativa pode ganhar um prêmio. Se houver estrutura para isso, projete as fotos num telão. Todos vão poder acompanhar e se divertir.

Outra ideia é que algumas pessoas façam um discurso de encerramento. Por não estarem diante de um público pessoalmente, elas podem se sentir menos intimidadas. 

O dia a dia pode fazer com que parte do contato com os outros colegas se perca um pouco. Essa é uma forma segura de manter a equipe unida, fora do estresse do trabalho. Não há motivos para não promover uma festinha para fechar o ano!

Deixe a criatividade falar mais alto e permita que o ano comece com novas energias. Afinal, todos ficarão mais motivados para começar 2021 com muito gás. Só falta a vacina!

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