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Tenha produtividade com seus emails usando o Google Workspace (G Suite)

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Nesse artigo, tenha produtividade com seus emails usando o Google Workspace (G Suite)

Acompanhe algumas dicas a fim de tornar suas emails mais produtivos com o uso do Google Workspace (G Suite) e suas ferramentas.

1 – Utilize assuntos inteligentes

Os grupos do Gmail reúnem e-mails com o mesmo assunto em tópicos de conversação.

Faça do seu assunto uma manchete específica para sua mensagem para que as mensagens corretas estejam ligadas e sejam mais fáceis de encontrar.

Considere incluir palavras de ação em seu assunto para que fique claro o que você quer que as pessoas façam.

Se o tópico mudar posteriormente, basta mudar o assunto em conformidade.

Dessa forma, você não terá nenhuma mensagem não relacionada vinculada em sua caixa de entrada.

2 – Seja consciente

Precisa enviar uma mensagem para uma lista de discussão?

Considere se todo mundo no grupo realmente precisa receber a mensagem e explique no início do e-mail por que você está enviando para esse grupo.

Se você não espera uma resposta de alguns destinatários, use os campos Cc ou Cco no Gmail para simplesmente informá-los sobre o que está acontecendo.

3 – Seja claro

Quando você tem conversas por email com grandes grupos de pessoas, às vezes é difícil saber quando alguém é adicionado ou caiu do segmento.

No Gmail, use o sinal de mais (+) ou menos (-) ao adicionar ou remover pessoas de uma conversa.

Por exemplo, digite “+ Lucas” no início da mensagem quando você adicioná-lo a uma conversa para que todos saibam que ele se juntou à conversa.

Mais tarde, se você quiser limitar a discussão a um público menor, deixe que as pessoas saibam que você está removendo outros digitando “-Lucas”.

Agora, todo mundo sabe exatamente quem está incluído na conversa.

4 – Oculte emails irrelevantes

Se uma conversa que não interessa continuar a aparecer na sua caixa de entrada, desative a conversa no Gmail.

Caso uma nova mensagem na conversação é endereçada a você e a ninguém mais, ou se você for adicionado ao campo Para ou Cc em uma nova mensagem,

então a conversa será exibida novamente na caixa de entrada.

Agora, você pode passar mais tempo se concentrando em emails importantes.

5 – Discuta por vídeo ou chat e não pelo email

Se um tópico de e-mail está ficando longo ou confuso, pode ser mais fácil falar direto com pessoa.

Tenha uma discussão cara a cara com qualquer pessoa em qualquer lugar do mundo usando o Hangouts para iniciar uma chamada de vídeo.

Ou, se você precisar apenas de uma rápida resposta sim ou não, use o bate papo do Hangouts.

6 – Compartilhe e colabore em tempo real

Não perca um minuto de brainstorming em sua próxima reunião.

Colabore em tempo real durante usando o Hangouts.

Use o Google Docs para criar um modelo para suas notas de brainstorming, compartilhe com sua equipe e compartilhe o link no bate papo do Hangouts.

Todo mundo pode adicionar suas idéias para as notas como eles surgem durante a chamada.

7 – Agendando uma reunião

Se sua conversa por email estiver se estendendo demais, uma reunião pode ser uma maneira mais produtiva de completar a discussão.

Com o Gmail, você pode agendar uma reunião diretamente da sua caixa de entrada.

O evento contém automaticamente o assunto do e-mail como título, mensagens do e-mail como descrição e as pessoas do email como participantes.

8 – Cancelar mensagens enviadas

Cometeu um erro ortográfico em seu email? Esqueceu de adicionar um destinatário?

Mudou de ideia sobre o envio de uma mensagem?

Cancelar uma mensagem que você acabou de enviar em até 30 segundos, tenha produtividade ativando o recurso Cancelar o envio do Gmail.

9 – Anexar itens de discussão no email

Deseja explicar mais detalhadamente algo que você não consegue transmitir em um email?

Tenha produtividade adicionando anexos às suas mensagens. Com o Gmail, você pode anexar arquivos de até 25 MB de tamanho.

Para adicionar arquivos de até 30 GB, como vídeos e arquivos de design, insira arquivos do Drive em vez de anexos.

10 – Economize tempo

Se você estiver frequentemente enviando por email mensagens para as mesmas pessoas sobre um projeto ou tópico, é provável que economize tempo usando Grupos.

Use o endereço de e-mail do grupo para enviar informações ou compartilhar arquivos com todos de uma vez.

Agora, é mais rápido e mais fácil manter todas as pessoas certas atualizadas.

Com o Google fica mais fácil produzir.

Podemos implementar estas e outras melhorias em sua empresa, entre em contato!

Leia também:

Novo Gmail – principais mudanças e como habilitar

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Será um prazer atendê-lo.

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