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Ticket de TI: 5 soluções para diminuir esse custo

Os pedidos de ajuda frequentes podem ser prejudiciais para o desempenho dos profissionais de TI. Descubra soluções e tecnologias que podem impedir que esses profissionais se sobrecarreguem. 

Tempo estimado de leitura: 7 minutos

Ticket de TI pedidos de ajuda

O TI é um setor que sempre recebe pedidos de ajuda, seja dos clientes nas empresas que possuem centro de help desk ou de outros setores da organização. Entretanto, a falta de conhecimento dos clientes e o pouco investimento na educação sobre computação dos funcionários são problemas que podem aumentar os custos do ticket de TI e, consequentemente, a demanda desses profissionais. 

Segundo uma pesquisa da Gartner, um minuto de inatividade do TI pode gerar um gasto de 5.600 dólares. Infelizmente, essa inatividade também acontece quando esses profissionais se ocupam resolvendo problemas que poderiam ser resolvido sem a ajuda deles.

Para ajudar as empresas nesse processo, acompanhe o blog e descubra 5 soluções e ferramentas que podem auxiliar na diminuição dos pedidos de ajuda ao TI.

Estabeleça os níveis de prioridade dos Tickets

Para reduzir os tickets de TI é necessário entender as demandas, classificá-las por ordem de prioridade e estabelecer protocolos de execução.

Primeiramente é importante analisar juntamente com a equipe de tecnologia da informação as dúvidas frequentes que surgem nos tickets de TI. Depois, classifique essas dúvidas em ordem de prioridade. Assim, torna-se mais fácil entender quais demandas devem ser resolvidas com urgência e quais podem esperar.

Por exemplo, queixas que afetam toda a organização e possuem um maior grau de dificuldade são urgente, portanto, devem ser priorizadas. Já as demandas mais fáceis de serem solucionadas e que afetam apenas uma pessoa da empresa não precisam ser priorizadas.

Ticket de TI para assinatura de e-mails

Um dos pedidos de ajuda interno (ticket de TI) mais frequente é sobre a aplicação de assinaturas de e-mail. Assinatura de e-mail é o rodapé que aparece abaixo do e-mail enviado, ele ajuda a manter a identidade da empresa em todos os setores. 

Infelizmente, fazer a assinatura de e-mail pode ser um trabalho maçante, pois é algo manual que deve ser feito pelo usuário. Esse problema se agrava quando o usuário não sabe fazer essa aplicação ou teve algum problema e então chama o TI para fazer essa tarefa. A aplicação manual de e-mail, apesar de ser simples de fazer, leva muito tempo para ser executada. Esse tempo poderia ser investido em outras atividades.

Por isso, é importante conhecer tecnologias que possam auxiliar nesse processo e uma dessas ferramentas é o Conecta Sign, que permite a aplicação em massa de assinatura de e-mail sem precisar que o usuário faça essa aplicação.

Ou seja, em apenas alguns cliques o TI pode aplicar a assinatura de todos os e-mails da empresa, além disso, também é possível editar as assinaturas pela plataforma do Sign de forma simples e rápida. E o melhor, dá para delegar certas funções a outros setores, como o de marketing. O que permite mais tempo livre ao TI.

Se gostou dessa ferramenta, que tal fazer um teste grátis? Clique aqui e crie uma assinatura de e-mail profissional de forma intuitiva e rápida com o Conecta Sign.

Também foi disponibilizado uma cortesia de 14 dias grátis para testar a ferramenta completa, para conhecer, basta clicar no banner a seguir:

Crie FAQs para os colaboradores 

Ninguém é obrigado a entender tudo sobre computação, mas é importante ter um conhecimento básico sobre a área para não precisar sempre abrir um ticket de TI. E a educação dos funcionários sobre as habilidades em computação que precisam utilizar é responsabilidade também da empresa. 

Diante disso, uma forma de melhorar o conhecimento dos colaboradores é a utilização de FAQ, um compilado de perguntas frequentes acompanhados de suas respostas.

É importante pedir para um dos profissionais de TI criar uma página onde é explicado as dúvidas mais frequentes apresentadas pelo time. Com o tempo, as novas dúvidas podem ser atualizadas nessa página, assim, os funcionários poderão acessá-las antes de pedir ajuda ao TI, o que irá reduzir o número de tickets e promover uma cultura de autoaprendizagem. 

Disponibilize mensagens no Front-end

Uma outra forma de reduzir o ticket de TI, principalmente os externos, é a utilização de mensagens no Front-end. 

Front-end é a parte visual de um site ou plataforma que conseguimos interagir. Utilizar mensagens no front-end alertando sobre possíveis erros na página pode ajudar a reduzir consideravelmente o número de pedidos de ajuda ao TI, pois já será apresentado para os usuários possibilidades de como resolver esses problemas.

Por exemplo, pode ser sugerido que seja feita uma atualização no computador ou que seja verificada a conexão com a internet. 

Outra ferramenta que pode ajudar de forma semelhante são os pop-ups, janelas que abrem no navegador enquanto você está em um site.

Estabeleça com seu time políticas de segurança

Para finalizar, é importante falar sobre a segurança dos dados. Durante a pandemia, foram noticiados muitos escândalos de vazamento de informações de grandes empresas como a Renner. 

Além dos perigos que o vazamento de dados podem causar para as finanças e reputação da empresa, existe também o gasto com a abertura de tickets para resolver problemas causados por vírus, como lentidão do sistema, perda de arquivos e perda do controle da máquina. 

Por isso, é importante estabelecer com toda a empresa políticas de segurança para impedir que esses problemas aconteçam. Algumas das políticas que devem ser implementadas são: 

  • Definir um cronograma para a realização de backup.
  • Acabar com a cultura de compartilhamento de senha entre usuários.
  • Trocas de senha recorrentes.
  • Estabelecer o nível de acesso de informação que cada time ou colaborador terá dentro da empresa. Ou seja, quais informações da empresa cada funcionário terá acesso.
  • Planejar um cronograma de atualização de software.
  • Estabelecer com o time quais dados da empresa são públicos, internos ou secretos. Isso evitará compartilhamentos acidentais de informações privadas da empresa, pois será estabelecido critérios para o manejo dos dados.

Essas são algumas das estratégias que podem auxiliar na segurança dos dados. Entretanto, também é aconselhável que se fique de olho em novas tecnologias que podem auxiliar na realização de protocolos de segurança.

Uma dessas tecnologias é o Conecta Suite, que permite a delegação de e-mail de um usuário para outro, ou seja, um colaborador pode responder um e-mail no nome de um outro funcionário sem que haja necessidade do compartilhamento de senha.

Conecta Suite

Espero que tenha gostado desse post e que ele possa te ajudar a diminuir o ticket de TI na sua empresa. Para receber mais conteúdos como esse, assine nossa Newsletter e a cada 15 dias acompanhe dicas, tecnologias e métodos que podem facilitar o dia a dia em seu trabalho.