Para o administrador Google Workspace, é essencial saber formas de proteger a segurança de dados da empresa. É por este motivo que hoje iremos te ensinar a utilizar as Unidades Organizacionais ao seu favor para administrar a estruturação do seu Painel Admin.
Bem-vindo(a) ao 8º módulo do Guia Definitivo do Admin Console Google Workspace! Neste post, você vai aprender a criar Unidades Organizacionais para diferentes áreas da empresa, assim como habilitar e restringir o acesso a determinados serviços a partir delas.
O que você verá neste artigo:
Como funcionam as Unidades Organizacionais (UOs)?
Em primeiro momento, ao serem adicionados ao painel, todos os usuários serão colocados em uma única organização. Todas as configurações feitas no Admin Console se aplicarão a essa organização geral e, portanto, a todos os usuários.
No entanto, ter todos os usuários em uma única Unidade Organizacional pode ser prejudicial para a segurança dos dados na empresa. Portanto, convém criar uma estrutura organizacional adicionando Unidades Organizacionais, ou OUs, à sua conta do Google Workspace.
Há vários motivos para fazer isso, incluindo controlar quais aplicativos e serviços estão disponíveis para os usuários e configurá-los de forma diferente para diferentes conjuntos de usuários. Portanto, dentro do painel, pode-se criar várias Unidades Organizacionais, tanto de mesmo nível, quanto hierarquicamente.
Cada unidade “filha” herdará portanto, as características da unidade “mãe” e todas as configurações feitas nessa última se propagarão nas primeiras. A menos que a herança da unidades “filhas” sejam substituídas após sua criação.
PS: Cada usuário participará exclusivamente de 1 Unidade Organizacional.
Neste post, te ensinaremos a criar duas UOs, sendo estas para a Gerência e para os Colaboradores. Veja a seguir:
Como criar Unidades Organizacionais
- Primeiramente, faça o login em sua conta
- No Menu, selecione a opção Diretório > Unidades Organizacionais
- Logo depois clique em Criar unidade organizacional, em azul
- Nomeie a UO de Gerência > Criar
5. Então repita o passo 3 e 4 mais uma vez. Desta vez, nomeie a UO de Colaboradores > Criar
6. Na aba de usuários, você verá as duas novas Unidades Organizacionais. Selecione os usuários que deseja incluir na primeira UO, clicando no ícone de check
7. Clique em Mais opções > Alterar unidade organizacional > Gerência > Continuar > Alterar
8. Por último, repita os passos anteriores para adicionar os usuários na segunda Unidade Organizacional
Dica: Na coluna do lado esquerdo, você conseguirá filtrar e visualizar os usuários de cada Unidade Organizacional.
Como restringir o acesso de um serviço Google Workspace
Um benefício de definir uma estrutura organizacional para sua empresa é a possibilidade de habilitar/desabilitar serviços à nível estrutural.
As Unidades Organizacionais “filhas” costumam herdar as configurações, porém é também possível substituir ou modificar essa configuração, dependendo da necessidade a ser atendida.
Um exemplo é: os administradores da empresa preferem que os usuários de outras UOs não tenham acesso ao Google AdSense (aqui pode trata-se de qualquer outro serviço adicional da Google, como Google Classroom, Google Fotos, etc).
Saiba portanto como desabilitar o AdSense para a unidade organizacional Colaboradores.
Passo a passo:
Como desabilitar um serviço Google Workspace para uma Unidade Organizacional
- Primeiramente, no menu, selecione Apps > Serviços adicionais do Google
- Role para baixo a lista de serviços até o Google AdSense
- Logo após deslize até os três pontos, à direita > DESATIVAR para todos > DESATIVAR
Isso desativa o serviço para toda a organização. O próximo passo é ativar somente para uma unidade organizacional.
- Na mesma página, no painel esquerdo, clique em Gerência > Google AdSense
- Por último, deslize sobre os três pontos, à direita e clique em ATIVADO > Ativar
Usuários da Unidade Organizacional Gerência agora têm acesso ao serviço Google AdSense. Usuários de outras organizações não têm mais acesso ao serviço.
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Parabéns! 🥳 Chegamos ao final da nossa 5ª lição para Administradores do Google Workspace
✅ Pontos importantes que aprendemos ao longo do conteúdo:
- Como funcionam as Unidades Organizacionais (UOs)
- Como criar Unidades Organizacionais
- Como desabilitar um serviço Google Workspace para uma Unidade Organizacional
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