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Assinatura de email: veja como criar uma para sua empresa

Uma assinatura de email é muito mais do que a forma como você encerra suas mensagens. Ela funciona como um cartão de visitas, representando a marca com a qual você trabalha. Além disso, mostra outras formas de entrar em contato com você. 

Por exemplo, vamos supor que um cliente precisa falar com você, mas só tem seu email e é um assunto urgente. Se a sua assinatura de email estiver atualizada e tiver as informações necessárias, você não perde o negócio. 

No entanto, editar assinaturas individualmente é trabalhoso e demanda muito tempo do time que cuida desse setor. Do mesmo modo, se for esperar que cada colaborador faça a própria assinatura de email, também é um problema. Pode ser que ele demore demais ou que não fique de acordo com a imagem da empresa. 

Então, nós desenvolvemos um produto para facilitar a vida de quem quer ter uma assinatura de email bonita e funcional. O Conecta Sign vai evitar que a assinatura de email seja um empecilho no contato com clientes ou com outros colaboradores. Quer saber como criar uma assinatura e o que não pode faltar nela? Continue com a gente!

Como criar a assinatura de email da sua empresa

Antes de tudo, é importante que sua empresa use o Google Workspace para poder utilizar o Conecta Sign. Dito isso, vamos a um mini tutorial de como criar a assinatura de email com o nosso produto.

Para ter acesso ao Sign, é preciso logar no Conecta Suite, a nossa suite de soluções para o Google Workspace. Aliás, você pode fazer o login de graça, sem precisar cadastrar cartão de crédito! Aqui, aproveito para contar essa vantagem que nós oferecemos. Você pode usar nossos produtos gratuitamente por 14 dias.

Ou seja, você pode ver como criar a assinatura de email da sua empresa e aplicar para todos os colaboradores. Assim, você pode ver na prática como nosso produto funciona e perceber o quanto ele faz a diferença no dia a dia. O time que cuida das assinaturas vai economizar muito tempo com o Conecta Sign.

O Conecta Sign permite a criação da assinatura tanto por bloco de texto quanto por HTML. Além disso, você pode criar uma assinatura do zero ou escolher algum dos modelos prontos e adaptar. 

Passo a passo

Para conseguir montar a assinatura, é preciso que você tenha o perfil de administrador do painel do Workspace. Isso é muito simples de resolver, é só pedir ao responsável para te dar autorização.

Depois de fazer seu login gratuito pelo Conecta Suite, vá até o Conecta Sign e escolha a opção “Modelos de assinatura”. Se quiser um modelo pré-definido, você tem 3 opções: Básico, Completo e Simples. Então, você vai em “duplicar” e faz os ajustes necessários, deixando a assinatura personalizada.

Caso você já tenha o código HTML, você pode ir na opção “Novo” no canto superior esquerdo. Ao abrir a edição, é só clicar no símbolo de “abre e fecha” e colar o código fonte.

Para que a assinatura fique com as informações dos colaboradores, é só ir em “tags”, copiar os códigos de cada campo e aplicar no protótipo da assinatura. Desse modo, as informações são inseridas automaticamente conforme o cadastro de cada um no Workspace. 

No entanto, é preciso que o cadastro esteja correto e atualizado. Isso vale não só para os usuários, mas também para as “Unidades Organizacionais”, que é onde estarão as informações da empresa.

Dentro do Conecta Sign, após finalizar os ajustes da assinatura, você tem a opção de aplicar em usuário e aplicar em massa. Isso quer dizer que você pode montar o modelo de assinatura de email com os códigos e aplicar para todos os colaboradores. Essa é uma das melhores funções do nosso produto. 

Para aplicar em massa, é só ir em “Unidades Organizacionais”, visualizar o preview da assinatura de email e conferir se está tudo certo. Selecione a opção “Todos os Usuários”. Depois, clique em “Aplicar Assinatura”, confirme e pronto! Seus colaboradores terão a assinatura da empresa. 

O que uma assinatura de email deve ter

Primeiramente, vamos começar pelo básico: nome, sobrenome e o cargo na empresa. É importante que todos saibam a posição que o colaborador ocupa na empresa. É bem melhor se comunicar com alguém sabendo da função que exerce na organização. Se você precisar de alguma ajuda, por exemplo, sabe a quem recorrer.

Vale ressaltar que uma assinatura de email bem feita também dá mais profissionalismo ao colaborador. Sendo assim, é preciso que ela não fique poluída e não contenha informações demais. Além de nome, sobrenome e cargo, é importante ter um número de telefone para contato.

Lembrando que todo o desenho da assinatura deve ter a cara da empresa, logo, precisa ter as cores dela. Se você escolher outras cores, corre o risco de parecer que os funcionários trabalham em outra empresa. Isso seria muito prejudicial à sua marca. Outro ponto a se prestar atenção é na escolha de fontes. Dois tipos são suficientes.

Você também pode adicionar links com os perfis das redes sociais desses colaboradores e uma foto com boa qualidade. Saber qual é o rosto da pessoa com quem você está conversando te aproxima dessa pessoa, né? Esse quesito humaniza o contato e pode facilitar na hora de fechar um negócio. Contudo, é importante que a imagem não seja pesada para não atrapalhar o carregamento da assinatura. Por fim, você sabia que a assinatura de email pode até te ajudar a vender? Confira nosso post “Assinatura de email: padronização pode alavancar vendas” e saiba como! O Conecta Sign te permite ir muito além da comunicação, que tal experimentar nossa ferramenta? Qualquer dúvida, nós temos um time à disposição para te ajudar.