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Como aplicar mensagem de férias em massa

Com a retomada do turismo, muita gente quer “compensar” o tempo que ficou em isolamento. Uma pesquisa do Booking.com aponta que viajar pelo Brasil é prioridade dos brasileiros no pós pandemia. Contudo, muita gente que tira um período de descanso acha que a mensagem de férias no email é só um detalhe. Desse modo, acabam esquecendo ou deixando de lado.

Não configurar a mensagem de férias pode prejudicar uma negociação ou atrapalhar a comunicação de algo urgente. No entanto, caso o colaborador saia de férias e não ative a mensagem, existe um jeito de resolver o problema.

Como aplicar mensagem de férias em massa com apenas um clique

Nesse período de recesso coletivo, então, a chance de alguém esquecer de configurar a mensagem é bem alta. Pensando nisso, a Conecta lança uma nova funcionalidade do Conecta Sign.

Para quem não sabe, o Sign é uma plataforma feita para criar e editar assinaturas de email. Além disso, ele aplica essas assinaturas em massa, fazendo com que o time que cuida disso economize muito tempo. As assinaturas dão mais profissionalismo e credibilidade ao profissional. Como o email é uma ferramenta de comunicação muito utilizada, a assinatura não pode passar batido.

Agora, é possível aplicar a mensagem de férias em massa. Ou seja, se alguém esquecer de configurar, o Conecta Sign resolve isso. Assim, todos podem tirar férias sem se preocupar com a chance de perder um negócio por problemas de contato.

Modelos de mensagem de férias

Não é recomendável que a sua mensagem de férias seja apenas “estou de férias”. É importante que ela seja o mais completa possível, mas sem ficar um “textão”. Simples, direta, mas com tudo o que é necessário saber. Dessa forma, sugerimos duas opções de comunicado.

Antes de tudo, é importante que na sua mensagem de férias contenha o período de ausência e com quem a pessoa deve falar. Só dizer que você está de férias, sem dar um direcionamento, não vai ajudar. Então, avise quem está te substituindo. 

Bem-humorado

Se sua empresa é mais descontraída, você pode escrever uma mensagem de férias mais leve. 

“Olá! Obrigada por entrar em contato!

Os dias de luta foram muitos, agora vieram os dias de glória. Estaremos de férias do dia x ao dia y, mas você pode entrar em contato com fulana de tal, caso o assunto seja urgente. O contato é xxx xxx. Se a conversa puder esperar, terei o maior prazer em falar com você em breve. Até mais!”

Objetivo

Caso o seu perfil ou o da sua empresa seja mais sério, o melhor é optar pelo clássico na mensagem de férias.

“Olá! Obrigada pelo contato. 

Infelizmente, não estou disponível para te atender agora. Estou de férias do dia x ao dia y. No entanto, você pode falar com meu chefe no telefone xxx ou no e-mail xxx, se precisar. Caso só queira tratar o assunto comigo, quando eu retornar, darei plena atenção à sua demanda. Até breve!”

E pronto! Não é necessário prolongar muito, já que a pessoa que entrou em contato só precisa do principal para saber como proceder.

Contudo, se todos os funcionários estão de férias, é preciso deixar claro no e-mail e pedir que a pessoa aguarde o retorno. Geralmente, as empresas deixam alguém de sobreaviso para casos excepcionais. 

Sendo assim, você pode passar o contato da pessoa que está encarregada de resolver esses problemas no período. Se for imprescindível e você se sentir confortável, deixe o seu número e reforce que é apenas para emergências. Mas será que é mesmo tão urgente assim?

Abaixo, nós mostramos como aplicar a mensagem de férias para vários funcionários de uma só vez. Uma ferramenta que vai ajudar a economizar tempo e a simplificar a função.

Passo a passo de como configurar a mensagem de férias

Em primeiro lugar, você deve criar uma conta grátis no Conecta Suite para utilizar a ferramenta. Pode ficar tranquilo que não exigimos cartão de crédito na hora do cadastro, então você não vai pagar nada logo de cara. Ao fazer login no Conecta Suite, você tem acesso a uma plataforma para gerenciar os seus colaboradores. A ferramenta que vamos utilizar está dentro do Conecta Suite.

Ao abrir o painel do Conecta Suite, vá no Conecta Sign e na função “mensagem de férias”. Ah, antes disso, é importante frisar que é preciso instalar o Conecta Suite para todo o domínio. Se você não for administrador, envie o link do Marketplace do Google para o administrador para que ele faça a instalação. 

Dito isso, voltemos à mensagem de férias. Depois de clicar nessa função dentro do Conecta Sign, você vai ver uma relação de todos os colaboradores da empresa. É só selecionar todos os funcionários que estarão em recesso. Caso a maioria esteja indisponível, é possível selecionar todos e tirar só aqueles que estarão de plantão.

Depois, você vai no botão do lado direito no topo da página, em “Configurar mensagem de férias”. Então, você seleciona o “resposta automática de férias ativada”. Selecione o período de férias e escreva um título para a mensagem (assunto). 

No campo mensagem, você pode desenvolver melhor o que você quer dizer. Lembrando que a mensagem deve estar sempre em primeira pessoa. Uma grande vantagem é poder padronizar essa mensagem. Recomendamos não selecionar os tópicos abaixo de “mensagem”. Depois, vá em “salvar alterações”.

Como verificar se funcionou?

É possível conferir olhando seu próprio email ou pedindo para outras pessoas olharem. É só ir em “configurações” e ir até “configurações gerais”. Porém, a própria ferramenta te dá essa opção. É só ir em “usuários” e selecionar algum dos perfis configurados para ter mensagem de férias.

Para desativar, é bem simples. Vá em “mensagem de férias”, selecione todos os perfis e vá em “configurar mensagem de férias”. Depois, é só selecionar a opção “resposta automática de férias desativada” e “salvar alterações”. 

Um ponto a se prestar atenção é a quantidade de usuários exibidos na tela. Se são só 10, por exemplo, ao selecionar todos na caixinha no começo da página, só vai funcionar para os 10 daquela página. É possível escolher quantos perfis você quer ver por vez. 

Pronto! Agora você sabe como fazer a comunicação de forma correta para que ninguém enfrente problemas. Você sabia que o Conecta Suite tem 14 dias grátis de teste? É isso mesmo, você pode usar a ferramenta na sua empresa sem pagar nada. Que tal experimentar? Aproveite e confira mais detalhes sobre o Conecta Sign e o teste grátis no vídeo abaixo. E para saber mais sobre o nosso painel de soluções do Google Workspace, veja o post “Razões para sua empresa aderir ao Conecta Suite“.

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