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Como evitar o uso indevido das ferramentas de trabalho

Uma preocupação que ganhou força recentemente nas empresas é a segurança das informações. Os vazamentos de dados têm assombrado diversas companhias porque além de prejudicar a reputação, podem trazer prejuízos enormes. Eventualmente, esses problemas acontecem devido ao uso incorreto das ferramentas de trabalho.

uso indevido

De acordo com uma pesquisa do MIT, os vazamentos de dados aumentaram 493% no Brasil. Sendo assim, a preocupação com esse fator é totalmente justificável.

As informações da empresa ficam vulneráveis por causa da falta de cuidado de alguns colaboradores. Você sabia que é possível evitar esse tipo de problema com medidas simples? Continue lendo esse post para saber como fazer isso!

Dicas para evitar o uso incorreto das ferramentas de trabalho

Termo de confidencialidade

É de suma importância dar a todos os funcionários um termo de confidencialidade. Assim, eles devem se comprometer com a preservação da segurança da empresa. Se essa é uma medida nova na sua empresa, o termo também deve ser entregue aos colaboradores antigos. Afinal, essa é uma missão coletiva. 

Deve-se elaborar esses termos com atenção para que não haja nenhuma brecha jurídica. Com esse documento em mãos, os colaboradores conseguem levar as orientações muito mais a sério. Não dá mais para encarar essa questão como uma mera formalidade. 

O termo deve englobar o uso das ferramentas de trabalho e também as informações compartilhadas sobre a empresa no geral.

Falar sobre práticas e a cultura da empresa

Quanto mais você deixar claro que segurança é uma das prioridades, melhor. É preciso que todos assumam a responsabilidade de cuidar desse assunto. A segurança da empresa não é assunto só de TI ou do RH, é de cada colaborador.

Reforce os valores que a empresa prega e lembre que discrição é imprescindível para que os dados estejam seguros. Dê o exemplo ao usar as ferramentas de trabalho e fale sobre isso com o time. Os colaboradores tendem a seguir o que os chefes mostram a eles. Assim, você também deve demonstrar que preza pela discrição e por manter as informações da companhia em segurança.

Além disso, ter uma postura de educação e respeito pelos colegas ao usar as ferramentas também faz parte da cultura da empresa. Valorize o bom comportamento da equipe.

Anexar comunicados pela empresa

Sabe aquela máxima de que “quem não é visto, não é lembrado”? O mesmo vale para as regras da empresa. Quando elas são aplicadas no dia a dia com frequência, fica mais fácil de lembrar. Contudo, se são regras mais gerais, muitas vezes nos esquecemos.

Sendo assim, anexar comunicados pela empresa vai ajudar a não esquecer esses detalhes. Vale enviar por email também, mas não só. Usar somente esse recurso pode ser falho, já que recebemos muitos emails ao longo do dia e esses informes vão ficando para trás. 

Informar frequentemente sobre as regras internas

Comunicação é tudo numa empresa. Muitas vezes, os colaboradores confundem o trabalho com a vida pessoal. No home office, isso ficou ainda mais comum. No entanto, as ferramentas de trabalho continuam sendo trabalho e devem ser usadas com cuidado e inteligência. 

Converse com os funcionários e fale com frequência sobre quais são as regras que funcionam dentro da empresa. Ninguém vai adivinhar como é, por mais óbvias que algumas coisas sejam. Mostre também quais são as consequências que os colaboradores podem sofrer caso alguma regra seja descumprida.

É importante deixar claro não só o que é dever do colaborador, mas também o que é dever da empresa. Pontuar esses papéis de forma detalhada não abre tanta margem para interpretações diferentes.

Usar softwares para restringir o acesso às ferramentas de trabalho

Além de reforçar as regras e os valores da empresa, você também pode contar com a ajuda da tecnologia. Existem ferramentas desenvolvidas especificamente para solucionar esse tipo de problema. Nós, da Conecta, notamos que esse problema é mais comum do que se imagina. Sendo assim, desenvolvemos uma plataforma simples de usar e que vai transformar a vida dos gestores e a das equipes.

O Conecta Control restringe o acesso às ferramentas de trabalho por horário e por local. Você pode escolher quem vai poder ver as informações da empresa somente do escritório e quem pode fazê-lo de qualquer lugar. Esse processo é feito por meio da divisão de grupos, ou seja, é possível separar os colaboradores por departamento, por exemplo.

Dessa forma, você tem mais controle dos dados e ainda consegue monitorar os horários dos colaboradores. A necessidade do controle das jornadas se deve principalmente à importância de se evitar horas extras não programadas. 

Por isso, o Conecta Control soluciona duas questões diferentes. Ele evita processos trabalhistas por hora extra e ainda mantém as informações seguras, já que só se dará acesso fora do escritório a pessoas de confiança.

Além disso, o software da Conecta tem integração com a Pontomais. Isso quer dizer que seus colaboradores não vão mais esquecer de bater o ponto antes de começar a trabalhar. Essa funcionalidade permite que as ferramentas de trabalho só sejam liberadas após o registro de ponto. O time de RH não vai mais sofrer com os funcionários “esquecidinhos”!

Quer saber mais detalhes? No post “G Control x Conecta Control: qual é o melhor?”, você encontra informações para te ajudar a decidir qual plataforma usar. Por fim, nós liberamos um teste gratuito de 14 dias do Conecta Control. Aproveite para ver como ele se aplica na sua empresa. É qualidade garantida!

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