Todo mundo sabe que tempo é dinheiro, né? Não dá para ficar desperdiçando o horário do expediente com coisas que atrapalham o fluxo de trabalho. E um time com uma boa gestão do tempo é um time produtivo, bem entrosado e que cumpre os prazos estipulados para cada projeto.
Se você está perdido e não sabe como organizar o tempo da sua equipe, nós te ajudamos!
Organização do tempo é tudo
Em primeiro lugar, é importante dizer que organização é essencial para que as coisas fluam. Ninguém consegue fazer um trabalho bem feito se tudo estiver uma bagunça. Uma boa ideia é montar uma lista de tarefas fixas que cada um deve desempenhar todos os dias e qual é o prazo limite para cada uma. Sendo assim, eles conseguem visualizar o que deve ser feito e em quanto tempo.
Outra dica que pode ajudar é separar os horários dos colaboradores de acordo com os pontos fortes de cada um. Tem gente que produz melhor pela manhã, outros costumam funcionar mais durante a tarde. Se a sua empresa permitir essa flexibilidade, esse tipo de organização pode fazer a diferença.
Manter uma agenda atualizada também é fundamental para o desenvolvimento do time. O Google Agenda, por exemplo, pode ser usado nestes casos. Assim, não é necessário criar conta nova ou baixar outros aplicativos. Se a sua empresa usa o Gmail, é só criar a agenda conjunta dos colaboradores e compartilhar com eles.
Também é recomendado orientar que cada funcionário atualize as agendas individuais para terem um controle do próprio tempo. Pode parecer óbvio, mas estimular esse comportamento ajuda e muito.
Alguns acreditam que podem contar com a memória para saber o que fazer. Porém, com tantas tarefas e distrações, alguma coisa pode passar batido. É melhor não correr o risco.
Xô, procrastinação
Uma grande vilã do dia a dia é a procrastinação. O regime de home office exigiu uma grande concentração dos colaboradores para focar no trabalho. Alguns conseguiram se adaptar melhor, outros não. E isso interfere diretamente na qualidade do que cada um produz.
Acompanhar o ritmo do time pode fazer muita diferença. Isso pode até incentivar os colaboradores a produzirem mais. Se possível, organize uma reunião semanal ou a cada 15 dias para compreender se sua equipe está em sintonia, se os colaboradores estão motivados e se estão indo pelo caminho que você quer.
Dessa forma, dá para ter um panorama geral do andamento dos projetos e do que pode estar atrapalhando o trabalho. Com todos estando cientes dessas reuniões periódicas, o time pode se esforçar para produzir mais e melhor e ter um bom material para apresentar em cada uma delas.
Além disso, temos uma ferramenta que pode auxiliar nessa questão. O Access Control controla o tempo de uso do e-mail corporativo e das ferramentas do Google Workspace (G Suite). Assim, o colaborador é obrigado a executar o trabalho dentro daquele período. Outro benefício dessa plataforma é que ela evita as horas extras. Não adianta nada ficar procrastinando o dia todo e tentar recuperar o tempo perdido trabalhando além do horário, né?
Defina prioridades
Às vezes, existem muitos projetos a serem conduzidos, ou até um grande projeto que depende de mais de uma equipe. Nestes casos, o ideal é definir quais são as prioridades de cada colaborador. Isso evita que eles gastem tempo executando tarefas que não são tão importantes naquele momento.
Para cada situação, existe um tipo de matriz para ajudar na priorização de tarefas. No artigo “Saiba qual matriz é a ideal para ajudar sua equipe a priorizar tarefas”, nós apresentamos dois tipos de matrizes para diferentes ocasiões.
Do mesmo modo, no artigo “RACI e BASICO: qual matriz é a melhor para a produtividade”, nós apresentamos outras duas matrizes que vão otimizar o seu tempo e o do seu time. Recomendamos que você faça a leitura das duas publicações para aplicar a matriz correta em cada um dos seus projetos.
Em suma, temos um material rico sobre como administrar uma equipe.
E para finalizar, gostaria de te contar um segredo: Você sabia que existem planilhas que priorizam automaticamente as tarefas para você?
Para acessar uma delas, basta acessar o banner abaixo:
