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Como priorizar melhor as tarefas: 3 dicas + Planilha

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Colocar as atividades em dia pode parecer um trabalho impossível, mas não é! A chave para a solução da falta de tempo, e consequentemente aumento da produtividade, é a priorização de tarefas.

Por isso, no texto de hoje viemos abordar sobre esse assunto e trazer algumas dicas que podem te auxiliar na prática de gestão de tarefas.

Para descobrir mais sobre o tema, basta continuar a leitura!

O que é priorização de tarefas?

Como o próprio nome já diz, é o processo de priorizar as atividades pendentes. Ou seja, encontrar uma maneira de elencar quais responsabilidades devem ser executadas primeiro.

Por que priorizar as tarefas?

Várias são as vantagens de priorizar as tarefas, entre elas estão:

  • Clareza sobre as atividades pendentes;
  • Aprimoramento na organização pessoal;
  • Otimização de produtividade e consequentemente aumento de performance;
  • Melhor visualização e cumprimento de prazos.

Dicas para priorizar as tarefas

Agora que você já entendeu a importância de fazer uma boa gestão de atividades, está na hora de aprender a executar!

1. Faça um planejamento

Antes de mais nada, comece anotando todas as tarefas que você precisa fazer. Esse passo é extremamente necessário, pois quando você começar a montar o planejamento em si, é muito fácil esquecer de um item ou outro.

Depois que todas as suas demandas estiverem em mãos, separe no seu calendário o dia que você pretende realizar a tarefa e quanto tempo imagina que gastará fazendo. Vale lembrar que esse planejamento pode ser feito no início de cada dia, semana ou mês.

E juntamente com isso, outra dúvida recorrente é onde fazer essa programação, nesse caso vale de tudo, pode ser na agenda do Google, no bloco de notas do celular, no canto da folha do caderno, vai depender inteiramente da sua adaptação e organização.

2. Estabeleça prazos

Diferentemente do planejamento, no qual fica estabelecido quando você irá executar a atividade, nesse momento você colocará uma data limite para que a tarefa esteja pronta. Isso deve ser feito para que não se caia na procrastinação e então a tarefa acabe ficando para outro dia.

Dessa forma, concluímos que estabelecer prazos é indispensável, já que assim, conseguimos enxergar nossas atividades como metas a serem  cumpridas.

3. Classifique suas urgências

Depois que você sabe tudo que precisa ser feito e qual sua data limite para fazer, vem a parte mais difícil, a hora de classificar a urgência e importância das tarefas.

A partir dessa categorização você poderá tomar uma série de decisões, sendo elas, executar a atividade no mesmo momento, delegar a responsabilidade, programar para fazer depois e etc.

Mas, a boa notícia é que existem algumas ferramentas que podem auxiliar nessa tomada de decisões, um exemplo são matrizes.

Separamos aqui 4 matrizes que com certeza te ajudarão, para saber sobre elas, cheque os posts citados abaixo.

RACI e BASICO: qual matriz é a melhor para a produtividade?

Saiba qual matriz é a ideal para ajudar sua equipe a priorizar tarefas

E para finalizar, gostaria de te contar um segredo: Você sabia que existem planilhas que priorizam automaticamente as tarefas para você?

Para acessar uma delas, basta preencher o formulário a baixo!


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