Como combinar o melhor do Access Control e do Google Vault para gerenciar o home office da sua empresa

Google Vault x Access Control – Descubra quais são as diferenças

Tempo de leitura: 7 minutos | Sobre o que vai ler: Como combinar o melhor do Access Control e do Google Vault para gerenciar o home office da sua empresa


Combine o melhor do Access Control e do Google Vault para gerenciar o home office da sua empresa

O Access Control é uma ferramenta desenvolvida pela equipe da Conecta Suite com o objetivo de auxiliar no controle de acesso às informações e arquivos das empresas.

Sabemos que a segurança de informação é das maiores preocupações das companhias que contratam o Google Workspace (G Suite), exatamente pela facilidade de acesso aos arquivos de qualquer lugar, dispositivo e horário. Por exemplo, o que acontece se um usuário baixar todos os arquivos da empresa em seu computador pessoal? Ou se um colaborador não cumprir sua jornada de trabalho como deve?

Essas situações serão melhor controladas se a empresa limitar horários de utilização ou criar limitação de IP ou DNS, por exemplo. O principal objetivo do Access Control é ser a melhor opção de oferta de políticas de proteção efetivas às empresas. Principalmente agora com grande parte dos trabalhos realizados em home office

Além do Access Control ajudar sua empresa, ele pode ficar ainda melhor quando combinado com outras ferramentas. 

Por exemplo, o Google Workspace (G Suite) possui o Google Vault, uma ferramenta de auditoria que retém documentos, auxilia na pesquisa e exportação de dados de acordo com as necessidades da organização. Com ele é possível evitar vazamento ou perda de informações, seja  por acidente ou saída de funcionários, e também, recuperar informações valiosas à empresa, por exemplo.

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Agora você está se perguntando, mas minha empresa pode utilizar essas ferramentas? Vamos ajudar: 

  • SIM, se há zelo e preocupação com as informações;
  • SIM, se não quero perder informações e documentos com saídas e mudanças de colaboradores;
  • SIM, se estou conseguindo manter minha empresa funcionando em home office;
  • SIM, se quero proteger a empresa de acordo com as leis trabalhistas;
  • SIM, se preciso saber o horário de trabalho da minha equipe no home office;
  • SIM, se quero que meus clientes continuem sendo bem atendidos mesmo que não estejamos todos no escritório.

Aprofundando mais sobre o Access Control, imagine as seguintes situações:

  1. Um dos seus clientes está tentando contato com a empresa, porém sem sucesso.

Teoricamente o colaborador que faz o atendimento afirma estar online e que não recebeu nenhum pedido. Com o Access Control é possível saber se houve real acesso (login) a conta e em que momento do dia. 

Se a empresa não tiver o Access Control, o funcionário pode logar em sua conta e deixá-la ligada, sem a certeza para a organização de que ele entrou durante o horário pré-determinado.

Tendo o Access Control é possível ativar a opção de logout automático, assim, será necessário realizar logins diários, informação que é acessada pela empresa que tem uma maior certeza sobre o acesso de seus colaboradores.

Leia também: Controle o acesso ao Google Workspace (G Suite) com o Access Control

  1. Há setores que não precisam realizar horas extras e evitá-las é o melhor para a empresa no momento.

Através do Access Control é possível programar logouts automáticos das contas da empresa. Ou seja, em horário definido todas as contas associadas são deslogadas e apenas com autorização é possível realizar novo login no mesmo dia.

Isto ajuda num controle maior no banco de horas, além de saber quais setores e funções precisam de mais ou menos horas extras.

Para o melhor funcionamento das organizações, é importante que empresa e funcionários vejam o uso do Access Control e do Google Vault como ferramentas de auxílio à segurança e às funções diárias da empresa e não como simples forma de controle.

  1. Um funcionário de um setor apagou e-mails importantes de outra área por acidente. E agora?

Com o Access Control defini-se os horários de acesso e através do Google Vault é possível criar grupos de regras para diferentes usuários, ou seja, cargos e departamentos têm acesso a informações específicas, evitando cruzamento de departamentos. Além de que será mais fácil encontrar e recuperar os e-mails.

Como pode ver combinar a utilização do Access Control e do Google Vault permite que a sua empresa defina regras de acesso e de retenção e guarda de documentos, estando protegida e ciente do trabalho dos seus colaboradores durante o home office.

Aproveite e leia também: Access Control – vantagens e benefícios 

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