Empresas de grande porte, com mais de 100 funcionários, e/ou com várias filiais exigem uma equipe de RH e de TI organizada e preparada para fazer uma gestão eficiente e produtiva. Com tantas funções a serem executadas, só a tecnologia é capaz de ajudar nessa função. O Google Workspace, que antes era denominado G Suite, possui meios que garantem que o seu negócio esteja em ordem.
Antes de começar, é importante dizer que só o próprio usuário pode configurar todas essas funções.
Como programar mensagem de férias no Google Workspace
Um colaborador vai sair de férias? Ele pode deixar previamente agendando uma mensagem automática que notifica sua ausência. Essa mensagem pode ser configurada apenas para os membros da empresa ou para qualquer usuário.
Além disso, a mensagem pode ser personalizada da forma que o usuário decidir, como por exemplo, encaminhando o contato para outro usuário ativo. Colocar essa notificação é útil, pois permite que o remetente esteja informado sobre a situação do colaborador e possa encontrar outros meios para se comunicar com a empresa.
Enviar e-mail como outra pessoa (send as)
Uma funcionalidade muito necessária que o Google Workspace possui é a opção de enviar e-mails usando a conta de outra pessoa/grupo. Desta forma é possível enviar e-mails utilizando o domínio de outras contas, sem ter acesso a elas. Já precisou mandar um e-mail em nome do RH? É justamente isso.
Editar assinatura de e-mail usando o Google Workspace
Partindo da mesma lógica de padronização da imagem da empresa, a opção de editar a assinatura de e-mail também segue esse preceito. Portanto, diferentemente da mensagem de férias, que ocorre em períodos específicos com cada funcionário, a assinatura é usada de forma recorrente. Todo e qualquer e-mail contém a marca do seu negócio.
Então, é importante e necessário que haja um modelo a ser reproduzido por todos. Cada usuário pode alterar e ajustar as informações da assinatura de e-mail através das configurações.
Delegar acesso a outros usuários
É possível ter acesso à caixa de entrada de outros usuários. Mas isso só está disponível para quem tem essa permissão. Tudo isso sem precisar de quebra de senha para realizar essa operação. O usuário precisar ser autorizado pelo dono da conta. Por outro lado, só é possível dar um nível de acesso a outra pessoa, que é o acesso total. Com ele, o usuário adicional pode ler, enviar, excluir ou responder mensagens de outro perfil.
Agora que você já conhece todas essas funcionalidades do Google Workspace (G Suite). Que tal conhecer uma plataforma que otimiza tudo isso? O Conecta Suite possui um painel de fácil usabilidade e intuitivo.
Com ele, você gerencia todas as funções citadas acima de uma maneira fácil e ágil, tornando a rotina de trabalho muito mais simples!
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