No último post, nós apresentamos a matriz de Eisenhower e a matriz GUT como boas opções para ajudar sua equipe a ser mais produtiva. Em suma, a Eisenhower é uma ótima opção para definir prioridades do dia a dia, coisas mais simples. Em contrapartida, a GUT é mais indicada para ocasiões em que se têm muitos problemas e não se sabe por onde começar. Ou seja, cada uma delas tem critérios diferentes para tratar da priorização de tarefas.
Hoje vamos apresentar outras duas matrizes: a RACI e a BASICO. Com essas quatro opções disponíveis, você consegue avaliar em qual situação cada matriz se encaixa. Após fazer esse reconhecimento, a aplicação delas fará toda a diferença na produtividade do time.
RACI
A RACI também é conhecida como matriz de responsabilidade. Ela serve para delegar qual é o papel de cada um diante de um projeto. Se cada um tiver uma noção bem clara do que deve fazer, as chances de confusão diminuem bastante. Assim, os trabalhos fluem muito melhor.
Ela vale tanto para grandes projetos quanto para pequenos. Além disso, é ótima para fazer uma gestão detalhada das equipes.
Explicando cada parte da sigla, o R é de Responsible, o A é de Accountable, o C é de Consulted e o I é de Informed. Traduzindo para o português, fica Responsável, Autoridade/Aprovador, Consultado e Informado.
O responsável geralmente é a pessoa ou o grupo de pessoas que cuida do desenvolvimento e da entrega do projeto.
A Autoridade (ou Aprovador) é quem coordena a tarefa, acompanha todo o andamento e pode aceitar ou não o resultado. O ideal é que apenas uma pessoa esteja neste posto, justamente para haver uma linearidade no resultado final e facilitar as coisas.
Já o Consultado atua como um conselheiro do projeto. Ele deve dar sugestões e tirar dúvidas de quem está executando a tarefa, ou seja, o Responsável. Ao mesmo tempo, o Consultado também deve incentivar o time que está na função de Responsável.
Neste caso, pode ser mais de uma pessoa – é o mais comum, inclusive. Além disso, não precisa necessariamente ter só gente da empresa. Podem ser pessoas de fora, como patrocinadores, por exemplo.
Por fim, o Informado é quem deve ficar sabendo sobre o início e a conclusão do projeto. Elas não precisam participar ativamente de todo o processo, apenas de ações-chave. Para esta função, pode ser o cliente, colegas de projeto, entre outros.
Benefícios da matriz RACI
Uma das principais vantagens desta matriz é a divisão clara de tarefas. Dessa forma, não restam dúvidas sobre o papel de cada um. Além disso, a comunicação fica mais mais fácil, já que todos sabem quem deve cuidar de cada parte do processo. Se precisar de algum contato, é só acionar a pessoa certa, delegada para aquela função.
BASICO
A matriz BASICO usa de 6 critérios para decidir o que será priorizado e o que vai ficar em segundo plano e ser resolvido depois. Ela trata de assuntos como satisfação dos funcionários, investimentos a serem feitos para a execução do projeto e mais.
Ela traz tópicos que são determinantes para alguns tipos de projeto. Assim como a matriz GUT, mencionada no post anterior, a BASICO também prevê uso de notas. A soma delas é que vai definir a escala de prioridade. As notas também variam de 1 a 5.
Explicando o que cada letra significa, temos B como benefícios para a organização. Esse tópico diz respeito às vantagens que o projeto traz para a empresa.
A parte ‘A’ da sigla se refere à abrangência dos resultados, que avalia a quantidade de pessoas impactadas por aquele projeto.
O ‘S’ de BASICO diz respeito à satisfação dos colaboradores. Ele mede o tanto que os colaboradores vão ser impactados positivamente por aquele projeto.
Já o ‘I’ corresponde ao investimento necessário para a execução da tarefa. Além do preço da equipe que está no projeto, tudo o que envolve dinheiro deve ser avaliado. Ou seja, o valor dos materiais e o da execução do projeto em si.
O ‘C’ se refere ao cliente externo satisfeito. E, por último, mas não menos importante, vem o critério ‘O’. Ele mede a operacionalização do projeto.
Aplicando as notas
B (benefícios): Para este tópico, a nota 1 significa poucos benefícios, mas que pode contribuir de alguma forma. A nota 5 significa extrema importância, podendo até ser vital para a empresa, impactando na sua sobrevivência.
A (abrangência): Neste caso, a nota 1 significa que ele vai interferir em até 5% da empresa. Já a nota 5 aponta que entre 70% e 100% da organização vai ser influenciada pelo projeto.
S (satisfação): Para analisar este critério, use a nota 1 como indicador de baixa satisfação, mas que pode trazer alguma contribuição. A nota 5 equivale a um grau de satisfação alto, afetando diretamente o colaborador.
I (investimento): Ao contrário do que se espera, a nota 1 quer dizer que o investimento é alto. Nestes casos, a empresa não tem todos os recursos necessários e precisa fazer um novo planejamento. Já a nota 5 quer dizer que o investimento é baixo, ou seja, precisa de poucos recursos para a realização da empreitada.
C (cliente): Esse projeto traz algum impacto para a vida do cliente final? A imagem da empresa vai melhorar com relação aos seus clientes? Se o impacto for alto, use a nota 5. Caso a influência seja baixa, use a nota 1.
O (operacionalização): Isso quer dizer que ele avalia o grau de facilidade para a sua execução, ou seja, a parte técnica da coisa. Dessa forma, use a nota 1 quando o projeto demandar uma operacionalização maior do que a empresa dispõe. Use a nota 5 para projetos fáceis de serem executados, isso é, nos projetos em que a organização possui os recursos necessários.
Aplicando a matriz BASICO
Para facilitar, monte uma tabela com as iniciativas a serem analisadas. Depois, coloque cada critério de forma separada: B – A – S – I – C – O. Do lado, coloque a coluna de ‘soma’ e, por último, o ranking. Avalie cada tópico de maneira separada para cada iniciativa. Depois disso, conforme a soma de cada uma, monte o ranking e veja, de maneira clara, qual é o projeto que deverá receber mais atenção.
Cada matriz tem suas peculiaridades e se aplicam a diferentes tipos de projetos. Por isso, quando se deparar com determinadas situações, vale avaliar todas as matrizes e escolher a mais adequada. Não há uma matriz específica para cada empresa, mas sim para cada caso.
Além destas dicas, a tecnologia certamente é uma aliada na hora de administrar um time. Que tal avaliar as vantagens de adquirir o Acces Control para ajudar nesta função? Acesse o post Por que o Access Control é boa opção para a sua empresa e saiba tudo!
