A aprovação de documentos faz parte da rotina de muitas empresas. Esse processo pode ser demorado, pois, como você deve saber, os documentos tendem a passar por muitas alterações antes de serem aprovados. Ou seja, muitas folhas precisam ser impressas e elas vão se acumulando, o que pode gerar estresse.
Por isso, a Google disponibilizou um recurso gratuito no Drive para a aprovação de documentos de forma online.
Então acompanhe o blog e descubra como essa funcionalidade pode ajudar na organização da sua empresa.
E, para se aprofundar ainda mais no assunto, confira o vídeo da Laís e do Ricardo, especialistas Google Cloud, onde eles explicam como utilizar esse novo recurso e economizar tempo e dinheiro para sua empresa.
O que você encontrará no vídeo:
- Em primeiro lugar, introdução ao recurso de aprovação de documento.
Entenda as principais funções da ferramenta.
- Como realizar a aprovação.
Passo a passo de como aprovar um documento no Doc.
- O que fazer depois da aprovação de um documento.
Aprenda a fazer alterações no documento já pré-aprovado e a solicitar uma aprovação.
- Como rejeitar um documento
Passo a passo de como rejeitar um documento no Doc.
- Por fim, dica extra!
Uma dica extra para os que assistirem o vídeo até o final
Por que esse recurso do Google Drive é importante?
O objetivo da Google é facilitar a vida dos usuários, tanto que uma das filosofias da empresa é colocar seus usuários sempre em primeiro lugar.
Ou seja, a Google sempre busca melhorar suas ferramentas para tornar mais fácil a rotina de pessoas e empresas. Essa atualização foi uma das melhoras.
Com ele, será possível fazer a aprovação de documentos e a atualização deles de forma totalmente online. Dessa forma, não será necessário a impressão de muitos papéis e nem a necessidade de se deslocar na empresa para pedir por aprovações. Isso torna o trabalho de funcionários e gestores mais fácil.
Como a aprovação online de documentos pode facilitar o trabalho?
Já foi mencionado alguns benefícios que a aprovação de documentos do Drive proporciona, mas ainda existem muitas outras, algumas delas são:
1 – Menos tempo para localizar documentos.
Os documentos físicos podem gerar vários problemas como o acúmulo de papel, desorganização e problemas financeiros, sem falar do impacto ambiental que eles geram. Por essa funcionalidade ser totalmente online, todas essas dificuldades desaparecerão. Isso é uma das vantagens do armazenamento em Nuvem que o Google utiliza, veja aqui mais sobre esse tema.
2 – Controle na revisão de documentos.
No vídeo, a Laís e o Ricardo mostram como é fácil revisar documentos com essa nova função do Google Drive. Tudo pode ser feito online, o que evita futuras confusões com os documentos físicos.
3 – Segurança dos dados.
Caso haja um documento muito importante que só possa ser visto por algumas pessoas da empresa, essa função pode lhe auxiliar. Basta você compartilhar no Drive o documento apenas com o seu gestor ou com um funcionário que desejar.
O documento físico pode ser roubado ou visto por algum colaborador mal intencionado, mas com o online, ele só poderá fazer isso se tiver a senha do seu Gmail, o que torna essa troca de documentos mais segura.
Por fim, se gostou dessa funcionalidade, não deixe de assistir ao vídeo para aprender passo a passo como utilizá-la.
Além disso, assine nossa Newsletter e receba a cada 15 dias conteúdos enriquecedores para a sua carreira e/ou sua empresa.
