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Como fazer os colaboradores respeitarem o horário comercial durante o home office?

Gerir uma equipe de home office é um dos maiores desafios em meio à pandemia do coronavírus.

Home Office

Nada mais, nada menos que 45% dos gestores afirmam ter dificuldades de fazer a gestão de equipes remotas, segundo pesquisa da Betania Tanure Associados.

Afinal, como confirmar o andamento de tarefas ou incentivar a equipe a cumprir um determinado horário de trabalho, por exemplo?

Então começam os problemas: um cliente te liga ou te manda um e-mail dizendo que está com dificuldades para ser atendido ou conversar com o seu time.

Ou, de repente, você precisa de ajuda urgente com um imprevisto e não obtém resposta, pois as pessoas não estão disponíveis.

Pois é, estas e outras situações são frequentes em épocas em home office.

Por isso, manter a equipe produtiva e administrar o cumprimento de horário estão entre as preocupações mais recorrentes dos gestores.

Mas, a boa notícia é que existem estratégias simples e eficientes para superar o desafio da gestão de times remotos. Confira algumas dicas e soluções:

1) Crie uma rotina de horários prática e eficiente para sua equipe no home office

Certamente, a estratégia mais recomendada por especialistas para aumentar a produtividade no home office é criar e manter uma rotina com suas equipes.

Por isso, vale tentar definir horários para execução de tarefas, pausas e prazos de entrega razoáveis. Ajude e incentive sua equipe a planejar suas semanas de trabalho.

E claro, incentive-os a não trabalharem de pijamas. O ato de trocar de roupa já ajuda o cérebro a entender que uma mudança de tarefa será executada.

E porque não, promover pausas rápidas durante o expediente, como a gente fazia na hora do cafezinho no escritório? Assim as pessoas conseguem respirar entre uma tarefa e outra e se sentirão menos cansadas.

2) Faça videochamadas rápidas no início de cada dia

Durante o home office, juntar a equipe antes do expediente para um kickoff é uma boa estratégia para confirmar que todos estarão disponíveis no horário solicitado.

Além disso, é a oportunidade perfeita para revisar informações importantes e alinhar prioridades para o andamentos das tarefas.

Uma forma fácil e prática para ninguém esquecer de participar desses encontros diários é programar as videochamadas e enviar os convites em massa pelo Google Agenda (veja como fazer neste tutorial).

3) Estimule videochamadas entre os colaboradores

Incentivar os colaboradores a manterem contato com os colegas durante o dia vai ajudá-los a criar uma rotina de comunicação poderosa entre eles.

Inegavelmente a boa comunicação é essencial, tanto para confirmar que estão disponíveis, quanto para que o time trabalhe em sinergia. 

Vários estudos e livros já foram publicados a respeito e estabelecem uma relação entre a falta de uma boa comunicação interna a intenção dos colaboradores de deixarem uma empresa.

Só para ilustrar, uma pesquisa da Spikes Cavell, mostrou que 57% dos projetos de TI que não alcançaram expectativas falharam por causa de comunicação ruim entre as partes interessadas.

Outro artigo da Holmes Report relata que a falta de comunicação antecipada de mudanças organizacionais pode gerar um aumento de 42% na má conduta dos colaboradores, afetando diretamente a produtividade da companhia.

Enfim, os dados reforçam que vale a pena incentivar a comunicação entre os colaboradores!

4) Incentive seus colaboradores a evitarem e até banirem fontes de distração no home office

Um em cada cinco profissionais brasileiros indicam as distrações causadas pela presença familiar como o maior desafio do home office, segundo pesquisa realizada pela Robert Half com 240 profissionais entre 18 e 19 de março. 

Por isso, todas as fontes de distração precisam ficar longe do espaço de trabalho, tanto quanto possível.

Televisão, celular – se não for para trabalho –  sofá, cozinha. Outro fator de desvio de atenção pode ser as outras pessoas em casa.

Por isso, vale sugerir à sua equipe que estabeleça alguns limites e até sinais para evitar interrupções de outras pessoas, como colocar um fita ou aviso na porta, por exemplo.

5. Utilize o aplicativo Conecta Control para definir horários de trabalho

Saber se alguém realmente acessou (login) a conta de trabalho e o momento do dia em que isso aconteceu é fundamental para fazer a gestão de horários no home office.

Se você procura uma solução que te ajude a definir horários de trabalho para a sua equipe e ainda controle os locais de quem acessou, o Conecta Control é perfeito para você.

A solução permite ao gestor configurar controle de acessos personalizados de sua equipe aos aplicativos do Google Workspace (G Suite).

Assim é possível controlar horários e criar permissões de acesso ao Gmail, Drive (docs, planilhas) e Agenda de forma 100% remota.

Outra vantagem do Conecta Control é a opção de logout automático, que ajuda a empresa a evitar horas extras e a solicitar um novo registro de acesso todos os dias.

Assim, ao restringir os horários de trabalho, você também incentiva o colaborador a dedicar horas a outras atividades que o ajude a continuar produtivo e motivado. 

Quer melhorar a produtividade da sua equipe no home office? Teste gratuitamente o Conecta Control e comprove.

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