Como usar o Hangouts para continuar as atividades da sua empresa durante a pandemia do coronavírus

2020-07-21T14:58:05-03:0001/06/2020 as 3:28 pm|Categories: G Suite|Tags: , , , |

A fim de tentar buscar alternativas para continuar suas atividades, muitas empresas já passaram a adotar tecnologias como o Hangouts do Google Workspace (G Suite).

Além de ser bastante usado por empresas de tecnologia, o Hangouts passou a ser uma alternativa para escolas, empresas de eventos, entre outros se comunicarem com seus públicos.

Afinal, como sabemos, o coronavírus está afetando o mundo todo e agora é preciso se adaptar à nova realidade: a transformação digital.

De acordo com o Sindicato Nacional das Empresas de Telefonia, desde o início da pandemia no Brasil, houve um aumento de cerca de 30% do tráfego da internet.

E, com este aumento do tráfego da internet, muitos empreendedores e gestores de empresas estão encontrando oportunidades para retomar suas atividades.

Para quem quer continuar suas atividades por home office, pode usar o Drive do Google Workspace (G Suite) para compartilhar arquivos com colaboradores ou clientes.

Além disso, com o Hangouts é possível realizar reuniões, aulas, conferências e eventos.

Para ajudar as empresas, o Google anunciou o acesso gratuito aos recursos avançados de videoconferência do Hangouts Meet a todos os clientes do Google Workspace (G Suite) e Google Workspace (G Suite) for Education.

Com estes aplicativos é possível realizar:

  • Reuniões para até 250 participantes por chamada
  • Transmissões ao vivo para até 100 mil espectadores no domínio
  • Gravação de reuniões no Google Drive

Esses recursos geralmente estão disponíveis apenas nas edições Enterprise e Enterprise for Education do Google Workspace (G Suite), mas agora estarão disponíveis para todos os clientes.

Afinal, o Google e seus parceiros estão comprometidos em apoiar seus negócios durante esse período desafiador.

Por isso, a Conecta Nuvem preparou um material especial sobre como o Hangouts e o Google Workspace (G Suite) podem ajudar sua empresa. Confira! 

Como usar o Hangouts para continuar as atividades da sua empresa durante a pandemia do coronavírus

Muitos eventos foram cancelados, não apenas os esportivos e culturais, mas corporativos também. E isso pode afetar diversas empresas, já atingidas pela incerteza econômica diante do novo vírus.

Por conta das restrições de viagens e do crescimento do home office, o Google ampliou o acesso aos recursos avançados do Hangouts Meet a todos os clientes Google Workspace (G Suite) e Google Workspace (G Suite) for Education. 

Por isso, usar o Hangouts Meet para continuar a sua operação é uma ótima ideia. Através do app do Google Workspace (G Suite) é possível além de fazer chamadas, realizar reuniões e grandes conferências.

Como irá acontecer o acesso aos recursos avançados? 

Todos os clientes que possuem registros junto ao Google Workspace (G Suite) Basic ou ao Google Workspace (G Suite) Business poderão acessar os recursos avançados do Hangouts diretamente do seu domínio.

Então, como utilizar os recursos? Veja como:

1) Realizar reuniões com até 250 participantes por chamada

No lugar de apenas 100 (Basic) ou 150 (Business), sua empresa poderá ter até 250 participantes em uma única chamada. Isso ajudará a manter a boa comunicação de informações, reuniões de departamentos diversos e muito mais.

2) Transmitir reuniões e conferências ao vivo para até 100 mil espectadores 

Agora, todas as contas do Google Workspace (G Suite) poderão compartilhar um link para transmissão ao vivo (visualização) para até 100 mil pessoas simultaneamente.

A funcionalidade ajudará grandes empresas durante grandes eventos e conferências.

Por exemplo, para aquelas que precisam repassar informações a toda a equipe de uma só vez, sem correr o risco de algum colaborador não ter acesso no momento correto.

Observações importantes:

  1. Esses convidados não participam da reunião, mas também é possível convidar participantes com acesso normal e gravar a reunião, além de parar e iniciar a transmissão, conforme necessário.
  2. Apenas convidados do seu domínio podem ver as transmissões ao vivo (os de fora do domínio não possuem acesso).

Acompanhe o passo a passo para adicionar uma transmissão ao vivo a um evento do Agenda:

1) No Google Agenda, crie e adicione detalhes e convidados a um evento

2) Depois, adicione uma videoconferência

3) Adicione conferência

4) Selecione Hangouts Meet

5) Ao lado de participar do Hangouts Meet clique na seta

6) Selecione “Adicionar transmissão ao vivo”

7) Salve.

É possível ainda, criar um evento “somente visualização”, remover uma transmissão ao vivo de um evento, iniciar e interromper uma transmissão ao vivo, gravar um evento de transmissão ao vivo e assistir a um evento de transmissão ao vivo.

Para mais detalhes sobre essas diferentes opções, sugerimos este guia de ajuda do Hangouts Meet.

Mas, como gravar uma reunião no Drive?

É importante lembrar que os eventos de transmissão ao vivo não são gravados automaticamente.

Por isso, o organizador da reunião ou um participante da mesma organização poderá acionar a gravação da reunião enquanto ela está sendo transmitida ao vivo e depois disponibilizá-la.

Informações importantes sobre as gravações do Hangouts Meet: 

  • As gravações incluem a janela principal e a tira de filme participante, incluindo o orador ativo e os documentos apresentados
  • As gravações são salvas no Google Drive do organizador da reunião e no evento Calendário
  • O organizador da reunião recebe um e-mail com o link de gravação que poderá ser compartilhado
  • Se um participante ativar legendas ao vivo durante a gravação, as legendas não serão gravadas e não aparecerão quando você reproduzir a gravação.

Confira o passo a passo para iniciar e parar uma gravação:

  1. Abra o Meet e inicie ou participe de uma reunião em vídeo
  2. Clique em Mais > e reunião de gravação
  3. Aguarde o início da gravação

Lembrando que os participantes são notificados quando a gravação começa ou para.

  1. Clique em Mais > e parar a gravação  quando terminar;

A gravação também para quando todos saem da reunião.

  1. Clique em “Parar gravação” novamente para verificar.
  2. Aguarde cerca de 10 minutos para que o arquivo de gravação seja gerado e salvo na pasta My Drive > Meet Recordings do organizador;
  3. Um e-mail com o link da gravação também é enviado ao organizador da reunião e à pessoa que iniciou a gravação. 

Todavia, este recurso está disponível apenas para a versão desktop. Os usuários de aplicativos móveis são notificados quando a gravação é iniciada ou interrompida, mas não dá para controlar a gravação.

O que mais preciso fazer para ter acesso ao Hangouts e Google Workspace (G Suite)?

Por último, como dissemos anteriormente, o Google está aumentando seus recursos para garantir um acesso otimizado e confiável dos serviços.

Mas, como esses recursos são desativados por padrão, é necessário que o Administrador ative as permissões no Admin Console, da seguinte forma:

  1. Na página inicial do Admin Console, acesse Aplicativos> Google Workspace (G Suite)> Configurações do Google Hangouts
  2. Clique em Meet Settings
  3. Marque o ícone de edição no lado direito da caixa “Serviços adicionais”
  4. Role para baixo e marque a caixa que diz “Permitir que os usuários façam chamadas de vídeo e de voz”.
  5. Na mesma tela, ative outras configurações avançadas para transmissão ao vivo e gravação de reuniões.
  6. Clique em Salvar

Se você tiver alguma dúvida, entre em contato com a nossa equipe de conectados e teremos o prazer em ajudar.

Conheça todas os recursos do Google Workspace (G Suite) para tornar sua equipe mais produtiva aqui.

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