Utilizamos o Drive do Google Workspace (G Suite) para armazenar, sincronizar e compartilhar arquivos com mais facilidade, podendo ser “Meu Drive” ou “Drive de Equipe”. Independente de qual drive, será possível manter todo o trabalho em um só lugar, em diversos formatos e ainda acessar de qualquer dispositivo.
O “Meu Drive” funciona para arquivos pessoais e compartilhamento individual. Já o “Drive de Equipe” é mais indicado para um grupo de colaboradores que trabalhará nos mesmos arquivos.
Um dos principais pontos do Drive de Equipe é quanto aos arquivos armazenados, pois pertencem à equipe. Assim, quando um membro deixa de fazer parte da equipe, projeto ou empresa, os arquivos permanecem, sem a necessidade de alterações e, principalmente, sem risco de perda.
Importante: os Drives de equipe só estão disponíveis nas edições Google Workspace (G Suite) Business, Google Workspace (G Suite) Enterprise e Google Workspace (G Suite) for Education.
Leia também: Google Workspace (G Suite) Basic ou Business. Qual escolher?
Quais as diferenças entre o Meu Drive e o Drive de Equipe?
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Quando devo utilizar o “Drive de Equipe” no lugar do “Meu Drive”?
Para as empresas que têm dúvidas sobre utilizar o Drive de Equipe, considere as seguintes circunstâncias:
- Os arquivos são de interesse da maioria ou de todos os membros de uma equipe?
- Os arquivos são sobre um mesmo tema ou assunto?
- A maioria dos seus arquivos é compartilhada com o mesmo grupo de pessoas?
- O conteúdo armazenado não é pessoal e é do interesse de uma equipe ou um grupo?
Se as respostas foram “sim”, recomendamos a criação e o uso do Drive de Equipe. E caso os arquivos pertençam a vários projetos, sugerimos a criação de diferentes Drives de Equipe.
Alguns pontos importantes para o bom funcionamento do Drive de Equipe:
- Você pode compartilhar arquivos, mas não pastas.
- Quando um membro é adicionado, é preciso definir o nível de permissão de acesso, o mesmo valerá para todas as pastas do Drive de equipe.
- É possível aumentar o nível de acesso de um membro em arquivos específicos, mas não é possível conceder um nível de acesso inferior.
- É permitido o compartilhamento de arquivos específicos com usuários que não são membros do Drive de equipe, dependendo das permissões, mas não é possível compartilhar pastas.
- Apenas os membros com acesso de Administrador podem excluir arquivos e diferente do Meu Drive, eles são excluídos permanentemente após 30 dias, ou antes, ou ainda, restaurados, se em comandos dados por administradores
Quais os limites de um Drive de Equipe?
- Arquivos e pastas – 400.000
- Indivíduos e grupos como membros (cada grupo é contabilizado como um membro) – 600
- Limite total de indivíduos (membros diretos ou indiretos por associação) – 50.000
- Subpastas (aninhar pastas em uma hierarquia) – 20
Acompanhe aqui o passo a passo de criação de um Drive de Equipe e as permissões para cada categoria de acesso – Administrador, Administrador de conteúdo, Colaborador, Comentarista ou Leitor.
Em resumo, o Drive de Equipe é muito mais seguro às empresas, tanto quanto à alteração de informações, compartilhamento, exclusão e perda.
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