Drive de Equipe o que é? E como utilizar?

2019-04-02T14:44:51-03:0025/03/2019 as 5:38 pm|Categories: G Suite, Google, Google Drive|Tags: , , , , , , |

Utilizamos o Drive do G Suite para armazenar, sincronizar e compartilhar arquivos com mais facilidade, podendo ser “Meu Drive” ou “Drive de Equipe”. Independente de qual drive, será possível manter todo o trabalho em um só lugar, em diversos formatos e ainda acessar de qualquer dispositivo.team-drive

O “Meu Drive” funciona para arquivos pessoais e compartilhamento individual. Já o “Drive de Equipe” é mais indicado para um grupo de colaboradores que trabalhará nos mesmos arquivos.

Um dos principais pontos do Drive de Equipe é quanto aos arquivos armazenados, pois pertencem à equipe. Assim, quando um membro deixa de fazer parte da equipe, projeto ou empresa, os arquivos permanecem, sem a necessidade de alterações e, principalmente, sem risco de perda.

Importante: os Drives de equipe só estão disponíveis nas edições G Suite Business, G Suite Enterprise e G Suite for Education.

Leia também: G Suite Basic ou Business. Qual escolher?

Quais as diferenças entre o Meu Drive e o Drive de Equipe?

 Meu DriveDrive de Equipes
Quem pode adicionar arquivos?O proprietário do "Meu Drive".Qualquer membro com o acesso Colaborador ou superior.
Quais tipos de arquivo posso adicionar?Todos.Exceto os do Google Maps.
A quem pertencem os arquivos e as pastas?A quem criou o arquivo ou a pasta.À equipe.
Posso mover arquivos e pastas?Sim, você pode mover arquivos e pastas em "Meu Drive".* Com acesso de Colaborador ou superior, poderá mover arquivos do"Meu Drive" para um Drive de equipe.
* Com acesso de Administrador de conteúdo ou superior, poderá mover arquivos e pastas em um Drive de equipe.
* Com acesso de Administrador, poderá mover arquivos para fora do Drive de equipe ou entre Drives de equipe.
Posso sincronizar os arquivos com meu computador?Sim, usando o Drive File Stream ou o Backup e sincronização.
Depende da sincronização:
* Drive File Stream: sim
* Backup e sincronização: não.
Como funciona o compartilhamento?Outros usuários podem ver os arquivos em uma pasta, dependendo do acesso a arquivos específicos.Os membros do Drive de equipe veem todos os arquivos.
Por quanto tempo os arquivos que eu excluo permanecem na lixeira?Permanecerão na lixeira até o usuário selecionar Excluir definitivamente.* Membros com acesso Administrador de conteúdo e superior podem mover arquivos para a lixeira.
* Uma vez na lixeira, serão excluídos após 30 dias, definitivamente.
* Membros com acesso Administrador podem excluir arquivos permanentemente antes de 30 dias.
Posso restaurar arquivos?Sim, se você for o proprietário do arquivo.Sim, se você tiver pelo menos acesso Colaborador.

Quando devo utilizar o “Drive de Equipe” no lugar do “Meu Drive”?

Para as empresas que têm dúvidas sobre utilizar o Drive de Equipe, considere as seguintes circunstâncias:

  • Os arquivos são de interesse da maioria ou de todos os membros de uma equipe?
  • Os arquivos são sobre um mesmo tema ou assunto?
  • A maioria dos seus arquivos é compartilhada com o mesmo grupo de pessoas?
  • O conteúdo armazenado não é pessoal e é do interesse de uma equipe ou um grupo?

Se as respostas foram “sim”, recomendamos a criação e o uso do Drive de Equipe. E caso os arquivos pertençam a vários projetos, sugerimos a criação de diferentes Drives de Equipe.

Alguns pontos importantes para o bom funcionamento do Drive de Equipe:

  • Você pode compartilhar arquivos, mas não pastas.
  • Quando um membro é adicionado, é preciso definir o nível de permissão de acesso, o mesmo valerá para todas as pastas do Drive de equipe.
  • É possível aumentar o nível de acesso de um membro em arquivos específicos, mas não é possível conceder um nível de acesso inferior.
  • É permitido o compartilhamento de arquivos específicos com usuários que não são membros do Drive de equipe, dependendo das permissões, mas não é possível compartilhar pastas.
  • Apenas os membros com acesso de Administrador podem excluir arquivos e diferente do Meu Drive, eles são excluídos permanentemente após 30 dias, ou antes, ou ainda, restaurados, se em comandos dados por administradores

Quais os limites de um Drive de Equipe?

  • Arquivos e pastas – 400.000
  • Indivíduos e grupos como membros (cada grupo é contabilizado como um membro) – 600
  • Limite total de indivíduos (membros diretos ou indiretos por associação) – 50.000
  • Subpastas (aninhar pastas em uma hierarquia) – 20

Acompanhe aqui o passo a passo de criação de um Drive de Equipe e as permissões para cada categoria de acesso – Administrador, Administrador de conteúdo, Colaborador, Comentarista ou Leitor.

Em resumo, o Drive de Equipe é muito mais seguro às empresas, tanto quanto à alteração de informações, compartilhamento, exclusão e perda.

Leia também: Drives de Equipes do Google terá novas funções

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