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Drive de Equipe o que é? E como utilizar?

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Utilizamos o Drive do Google Workspace (G Suite) para armazenar, sincronizar e compartilhar arquivos com mais facilidade, podendo ser “Meu Drive” ou “Drive de Equipe”. Independente de qual drive, será possível manter todo o trabalho em um só lugar, em diversos formatos e ainda acessar de qualquer dispositivo.

O “Meu Drive” funciona para arquivos pessoais e compartilhamento individual. Já o “Drive de Equipe” é mais indicado para um grupo de colaboradores que trabalhará nos mesmos arquivos.

Um dos principais pontos do Drive de Equipe é quanto aos arquivos armazenados, pois pertencem à equipe. Assim, quando um membro deixa de fazer parte da equipe, projeto ou empresa, os arquivos permanecem, sem a necessidade de alterações e, principalmente, sem risco de perda.

Importante: os Drives de equipe só estão disponíveis nas edições Google Workspace (G Suite) Business, Google Workspace (G Suite) Enterprise e Google Workspace (G Suite) for Education.

Leia também: Google Workspace (G Suite) Basic ou Business. Qual escolher?

Quais as diferenças entre o Meu Drive e o Drive de Equipe?

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Quando devo utilizar o “Drive de Equipe” no lugar do “Meu Drive”?

Para as empresas que têm dúvidas sobre utilizar o Drive de Equipe, considere as seguintes circunstâncias:

  • Os arquivos são de interesse da maioria ou de todos os membros de uma equipe?
  • Os arquivos são sobre um mesmo tema ou assunto?
  • A maioria dos seus arquivos é compartilhada com o mesmo grupo de pessoas?
  • O conteúdo armazenado não é pessoal e é do interesse de uma equipe ou um grupo?

Se as respostas foram “sim”, recomendamos a criação e o uso do Drive de Equipe. E caso os arquivos pertençam a vários projetos, sugerimos a criação de diferentes Drives de Equipe.

Alguns pontos importantes para o bom funcionamento do Drive de Equipe:

  • Você pode compartilhar arquivos, mas não pastas.
  • Quando um membro é adicionado, é preciso definir o nível de permissão de acesso, o mesmo valerá para todas as pastas do Drive de equipe.
  • É possível aumentar o nível de acesso de um membro em arquivos específicos, mas não é possível conceder um nível de acesso inferior.
  • É permitido o compartilhamento de arquivos específicos com usuários que não são membros do Drive de equipe, dependendo das permissões, mas não é possível compartilhar pastas.
  • Apenas os membros com acesso de Administrador podem excluir arquivos e diferente do Meu Drive, eles são excluídos permanentemente após 30 dias, ou antes, ou ainda, restaurados, se em comandos dados por administradores

Quais os limites de um Drive de Equipe?

  • Arquivos e pastas – 400.000
  • Indivíduos e grupos como membros (cada grupo é contabilizado como um membro) – 600
  • Limite total de indivíduos (membros diretos ou indiretos por associação) – 50.000
  • Subpastas (aninhar pastas em uma hierarquia) – 20

Acompanhe aqui o passo a passo de criação de um Drive de Equipe e as permissões para cada categoria de acesso – Administrador, Administrador de conteúdo, Colaborador, Comentarista ou Leitor.

Em resumo, o Drive de Equipe é muito mais seguro às empresas, tanto quanto à alteração de informações, compartilhamento, exclusão e perda.

Leia também: Drives de Equipes do Google terá novas funções

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