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Manual Google Workspace: um compilado de informações para administradores

Tempo estimado de leitura: 5 minutos

Conhecer o painel do administrador e saber executar algumas funções básicas são coisas essenciais para quem gerencia uma empresa de maneira online. Nesse post, vamos te mostrar um manual do Google Workspace – do básico ao avançado.

manual workspace

Durante o Guia Definitivo Admin Console, você aprendeu configurações iniciais, fundamentais para a organização do painel, como configurar o DNS, MX e SPF, criar um novo usuário e adicionar usuários em massa.

Seguindo pela trilha, você aprendeu o que são alguns aplicativos – Google Groups e Google Agenda – e como utilizá-los. Também algumas formas de gerenciar usuários, redefinir senhas, criar e-mails alias, suspender e excluir usuários.

Na parte mais avançada, foi apresentado o Google Directory, as unidades organizacionais e as funções e privilégios do administrador

Abaixo, veja um compilado de alguns pontos abordados:

Configurações iniciais do Google Workspace

Com a conta corporativa criada, você pode acessar o painel de administração pelo link admin.google.com ou através da aba Google Apps, disponível do lado direito do navegador.

DNS, MX E SPF

Em primeiro lugar, para garantir que o painel funcione corretamente, deve-se configurar o DNS, MX e SPF. Clique aqui e saiba mais sobre o que significam esses termos e a importância da configuração adequada.

Veja aqui como configurar:

Criar um novo usuário

Usuários Google Workspace são pessoas que possuem contas dentro da plataforma de serviços de nuvem do Google, que incluem aplicativos de e-mail, armazenamento de arquivos, calendários, entre outros.

Existem três principais maneiras de adicionar novos usuários no Workspace:

  1. Adicionar usuários individualmente;
  2. Adicionar usuários em massa carregando um arquivo CSV;
  3. Adicionar usuários usando uma ferramenta de provisionamento, como o Google Cloud Directory Sync ou via Admin SDK Directory API.

Adicionando usuários individualmente:

  • Em primeiro lugar, acesse o painel de administração do Google
  • Depois clique em “usuários”
  • Preencha as informações solicitadas
  • Por fim, clique em “Adicionar novo usuário”

Adicionar usuários em massa:

Para adicionar usuários em massa, dois caminhos são possíveis: utilizar um arquivo CSV ou Google Cloud Directory Sync (GCDS) / Admin SDK Directory API.

Veja abaixo como configurar:

Google Grupos

Os Google Grupos ou Grupos são serviços de comunicação e colaboração fornecidos pelo Google. Corporativamente são amplamente utilizados por empresas para facilitar a comunicação interna, assim como a colaboração em equipes e o compartilhamento de informações. 

Os Grupos oferecem uma plataforma para criar grupos de discussão e colaboração, onde os membros podem compartilhar informações, trocar mensagens e trabalhar em conjunto. Portanto, nele pode-se criar listas de e-mails internas, fóruns, grupos de projetos e muito mais, permitindo uma comunicação eficiente e uma colaboração produtiva dentro das organizações.

Os Google Grupos inclui duas opções diferentes: Admin Console Groups e Google Groups for Business. 

Admin Console Groups

  • Criados por administradores
  • Utilizados para colaboração e comunicação. Principalmente para listas de e-mails
  • Pode ser usado para habilitar um serviço para um grupo de usuários, mesmo que o serviço esteja desabilitado para todos os outros

Google Groups for Business

  • Os usuários podem acessar os Grupos da organização usando o aplicativo Google Groups em groups.google.com
  • Dependendo das permissões de serviço, os usuários também podem criar e gerenciar seus próprios Grupos
  • Os administradores podem aproveitar a Directory API

Clique aqui e aprenda a criar um grupo do zero, passo a passo.

Google Agenda

Além de agendar compromissos e eventos, os usuários do Workspace têm a capacidade de gerenciar recursos compartilhados, bem como como salas de reunião, projetores, carros da frota da empresa e outros ativos que podem ser reservados para uso.

A configuração dos recursos compartilhados no Google Agenda envolve três etapas fundamentais:

  • Primeiramente, é necessário adicionar as informações referentes ao edifício onde esses recursos estão localizados
  • Em seguida, é preciso adicionar as funcionalidades
  • Por fim, é importante adicionar os próprios recursos específicos, atribuindo-os às funcionalidades previamente cadastradas.

Veja aqui o nosso post para aprender a fazer cada uma dessas configurações.

Gerenciar usuários no Workspace

Criando um alias de e-mail

Um alias é um endereço de e-mail alternativo associado à sua conta de e-mail padrão, cuja única função é encaminhar mensagens para sua conta oficial. Você pode ter vários aliases associados a uma única conta e escolher o endereço de e-mail com o qual enviará e-mails (mas receberá, na mesma caixa de entrada, de todos).

Veja um passo a passo de como criar um e-mail alias:

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Parabéns! 🥳 Chegamos ao final do nosso guia para administradores do Workspace!

Por fim, esperamos que tenha aproveitado ao máximo as dicas, durante essa série de posts do Guia Definitivo. Eles sempre ficarão disponíveis aqui no Blog Conecta Nuvem caso precise voltar e ler.

O guia também está disponível no Youtube da Conecta, em formato de vídeos. Acesse aqui!

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