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Aprovação de documento (online e gratuita) – Vídeo

Tempo estimado de leitura: 4 minutos

A aprovação de documentos faz parte da rotina de muitas empresas. Esse processo pode ser demorado, pois, como você deve saber, os documentos tendem a passar por muitas alterações antes de serem aprovados. Ou seja, muitas folhas precisam ser impressas e elas vão se acumulando, o que pode gerar estresse.

Aprovação de documentos: nova função gratuita do Google.

Por isso, a Google disponibilizou um recurso gratuito no Drive para a aprovação de documentos de forma online.

Acompanhe o blog e descubra como essa funcionalidade pode ajudar na organização da sua empresa.

E para se aprofundar ainda mais no assunto, confira o vídeo da Laís e do Ricardo, especialistas Google Cloud, onde eles explicam como utilizar esse novo recurso e economizar tempo e dinheiro para sua empresa.

O que você encontrará no vídeo:

  1. Introdução ao recurso de aprovação de documento.

    Entenda as principais funções da ferramenta.

  2. Como realizar a aprovação.

    Passo a passo de como aprovar um documento no Doc.

  3. O que fazer depois da aprovação de um documento.

    Aprenda a fazer alterações no documento já pré-aprovado e a solicitar uma aprovação.

  4. Como rejeitar um documento

    Passo a passo de como rejeitar um documento no Doc.

  5. Dica extra!

    Uma dica extra para os que assistirem o vídeo até o final

Por que esse recurso do Google Drive é importante?

O objetivo da Google é facilitar a vida dos usuários, tanto que uma das filosofias da empresa é colocar seus usuários sempre em primeiro lugar.

Ou seja, a Google sempre busca melhorar suas ferramentas para tornar mais fácil a rotina de pessoas e empresas. Essa atualização foi uma das melhoras.

Com ele, será possível fazer a aprovação de documentos e a atualização deles de forma totalmente online. Dessa forma, não será necessário a impressão de muitos papéis e nem a necessidade de se deslocar na empresa para pedir por aprovações. Isso torna o trabalho de funcionários e gestores mais fácil.

Como a aprovação online de documentos pode facilitar o trabalho?

Já foi mencionado alguns benefícios que a aprovação de documentos do Drive proporciona, mas ainda existem muitas outras, algumas delas são:

1 – Menos tempo para localizar documentos.

Os documentos físicos podem gerar vários problemas como o acúmulo de papel, desorganização e problemas financeiros, sem falar do impacto ambiental que eles geram. Por essa funcionalidade ser totalmente online, todas essas dificuldades desaparecerão. Isso é uma das vantagens do armazenamento em Nuvem que o Google utiliza, veja aqui mais sobre esse tema.

2 – Controle na revisão de documentos.

No vídeo, a Laís e o Ricardo mostram como é fácil revisar documentos com essa nova função do Google Drive. Tudo pode ser feito online, o que evita futuras confusões com os documentos físicos.

3 – Segurança dos dados.

Caso haja um documento muito importante que só possa ser visto por algumas pessoas da empresa, essa função pode lhe auxiliar. Basta você compartilhar no Drive o documento apenas com o seu gestor ou com um funcionário que desejar.

O documento físico pode ser roubado ou visto por algum colaborador mal intencionado, mas com o online, ele só poderá fazer isso se tiver a senha do seu Gmail, o que torna essa troca de documentos mais segura.

Se gostou dessa funcionalidade, não deixe de assistir ao vídeo para aprender passo a passo como utilizá-la.

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