Quem já é adepto do Google Workspace sabe que tem na mão uma ferramenta que facilita muito o dia a dia. Com ele, empresas puderam ver a gestão do time ficando mais organizada e controlada. Porém, existem algumas coisas que atrapalham o uso das ferramentas do Google.
Primeiramente, se você chegou até aqui e ainda não é um usuário do Google Workspace, está perdendo tempo. Se para usuários comuns ela já é vantajosa, para empresas é ainda mais. Ela oferece segurança dos dados, armazenamento em nuvem, um e-mail de domínio próprio e muito mais.
O Google Workspace foi desenvolvido para tornar a vida corporativa mais ágil e interativa. E se isso já era importante antes, em tempos de pandemia é ainda mais. Usando o Workspace, a comunicação fica mais simples e fluida.
Recentemente, o Google anunciou novidades para aperfeiçoar a plataforma. As incrementações foram feitas pensando principalmente em quem está em home office ou no regime híbrido.
No entanto, isso não quer dizer que elas não funcionem no trabalho presencial. Muito pelo contrário, inclusive. Ou seja, é uma plataforma versátil, que funciona em qualquer regime de trabalho. No post “Google I/O 2021: 5 novidades anunciadas no Google Workspace” nós damos mais detalhes.
Além disso, a gigante da tecnologia também anunciou uma atualização paga para empresas. Ela promete mais funcionalidades e boletim informativo por e-mail.
Se você quer dicas de como usar o Google Workspace da melhor forma, continue com a gente!
O que não fazer no Google Workspace
- Para te ajudar, vamos pontuar alguns erros de alguns dos apps do Google Workspace. Você certamente não quer perder nenhum e-mail importante, né? Então, preste atenção na hora de mandar imagens. Você sabia que colocar uma imagem no e-mail pode levar a mensagem direto para o spam? Pois é, o ideal é colocar por meio do Drive ou por HTML para garantir que a mensagem vai chegar.
- Outro erro comum é achar que fazer o upload de arquivos de Word e Excel no Drive é uma boa ideia. Não é. Se você quer continuar tendo bastante espaço disponível no seu Drive, faça a conversão dos arquivos. Nós, da Conecta, preparamos um tutorial de como fazer isso e continuar aproveitando o espaço do Drive.
- Já no Google Agenda, não crie eventos demais, nem agendas demais e não envie e-mails para muitos convidados. O Google possui um limite para cada uma dessas funções. Além de atrapalhar a organização, você pode acabar sendo ‘barrado’. Se você atinge o limite imposto por eles, pode ter suas atividades restritas.
- O Forms também faz parte do Google Workspace. Nesse app, é importante limitar a resposta a uma pessoa. Assim, você consegue ter uma resposta mais exata dos questionários que você produz. Se você deixa a opção em aberto, a mesma pessoa pode votar muitas vezes e influenciar o resultado.
Como melhorar a gestão do Workspace
Sozinho, o Google Workspace já facilita muito a gestão das equipes. Contudo, existe um jeito de fazer com que as funções dele sejam aprimoradas. Com o Conecta Suite, você ajuda o time de RH e o time de TI também! Você consegue evitar problemas com horas extras, por exemplo. Também pode limitar acessos a dados importantes da sua empresa.
Dá até para monitorar o que os colaboradores fazem usando o perfil corporativo. Dessa forma, você evita procrastinação e consegue agir no problema diretamente. Consegue padronizar assinaturas de e-mail, dando profissionalismo a todos os funcionários. São detalhes que fazem toda a diferença no planejamento da empresa.
Por fim, o software da Conecta que incrementa o Google Workspace oferece um período de teste gratuito. Você consegue experimentar todas as funções e ver como o Conecta Suite atua na prática. Que tal conhecer a plataforma sem compromisso? Você não precisa cadastrar um cartão de crédito para fazer o teste. É gratuito mesmo. Aproveite!
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