10 dicas importantes para iniciar no G Suite

2019-04-08T11:16:07-03:0009/10/2018 as 3:34 pm|Categories: G Suite, Produtividade, Sucesso do Cliente|Tags: , , , , , , , , , |

Com a adoção do G Suite os colaboradores têm acesso à todas as ferramentas necessárias para o dia a dia da empresa, de forma integrada, utilizando apenas o navegador. O G Suite facilita muito o trabalho em equipe, permitindo o acesso a todos os arquivos do Drive corporativo de um computador, smartphone ou tablet.

Acompanhe agora essas 10 dicas para tornar o uso e funcionamento do G Suite ainda melhor. Boa leitura!

1. Faça o login com o Google Chrome

Os primeiros passos para uma boa utilização do G Suite e suas contas é realizar o login no Google Chrome.

Além da navegação segura e ágil, será possível salvar favoritos, extensões, aplicativos, temas e preferências do navegador em sua Conta do Google.  Eles estarão sempre disponíveis independente do computador utilizado, basta logar a sua conta no Chrome.

Além de auxiliar na utilização do G Suite, fazer o login no Google Chrome é importante pois sincroniza as alterações realizadas, senhas e dados além de permitir o registro em mais de uma conta, ideal para utilizar a conta pessoal e profissional, ou para computadores usados por mais de uma pessoa.

Leia também: G Suite promove o alcance de resultados maiores com menores custos

2. Configure sua assinatura do e-mail

Uma assinatura personalizada, além de repassar todas as informações necessárias de contato, deixa o e-mail mais profissional. Configurá-la no e-mail facilita o dia a dia, pois ela aparecerá automaticamente quando você criar um e-mail, ou realizar uma resposta.

A assinatura pode ser feita apenas com textos ou com uma imagem. Para configurá-la, siga os seguintes passos:

  • No computador: Abra o Gmail, e vá em e Configurações; em Assinatura, adicione o texto ou imagem à caixa. Você pode formatar a mensagem alterando o estilo do texto. Na parte inferior da página, clique em Salvar alterações.
  • Para configurar no seu smarphone ou tablet, confira os caminhos específicos para Android e Iphone/Ipad.

3. Gerencie os contatos no G Suite da empresa

Com o G Suite é possível gerenciar todos os contatos em um Gerenciador de Contatos central – contatos compartilhados no diretório global da organização e contatos pessoais.

Para acessar o Gerenciador de contatos você pode:

  • Entrar através do Gmail, no canto superior esquerdo e em Contatos;
  • Em outros serviços do Google, eme no serviço Contatos;
  • E pelo contacts.google.com.

Para procurar contatos compartilhados no diretório global, clique no grupo Diretório à esquerda do Gerenciador de contatos. Esse grupo só aparece quando o compartilhamento de contatos estiver ativado no Admin Console.

O Contatos do Google facilita a comunicação, com os contatos reunidos, fica mais fácil encontrar endereços ao enviar e-mails, convidar pessoas para reuniões ou compartilhar documentos. É possível criar listas de grupos para enviar e-mails ou convidar várias pessoas de uma vez.

Observações: As alterações feitas por usuários mudam apenas para eles. Já alterações feitas pelos Administradores do G Suite são visualizadas por todos.

4. Envie anexos no Gmail de forma correta

Para adicionar anexos, como arquivos ou fotos, aos seus e-mails ao escrever você deve clicar em “Anexar”, escolher os arquivos que deseja e clicar em “Abrir”.

Você pode enviar anexos com total de até 25 MB. Para anexos/arquivos com tamanho acima do limite, como vídeos, o ideal é utilizar o compartilhamento do Google Drive. Para isto, ao após escrever o e-mail clicar no ícone do Google Drive , selecionar os arquivos que deseja anexar, escolher como deseja enviar o arquivo – Link do Google Drive ou Anexo e inserir.

Leia mais: Novo Gmail – principais mudanças e como habilitar

5. Criar e automatizar marcadores

Os marcadores funcionam como pastas. Para criá-los acesse o Gmail e à esquerda, onde estão as Caixas padrões, clique em “Mais” e em “Criar novo marcador”. Ou selecione um e-mail e na parte superior clique em Marcador / para criar um novo.

Para automatizar os marcadores e gerenciar os e-mails recebidos, é preciso criar filtros, assim será possível arquivar, excluir, marcar com estrela, encaminhar ou enviar suas mensagens para um marcador.

Na caixa de pesquisa do Gmail parte superior, clique na seta para baixo, digite os critérios do filtro, como “De” “Assunto” “Contém palavra”, clique em “Criar filtro” e selecione o que você quer que o filtro faça – Arquivar, marcar como lida, marcar com estrela. aplicar o marcador > escolha um marcador, encaminhar, excluir, entre outras opções.

Como criar filtros no Gmail

6. Como criar e enviar e-mail para um Grupo?

Utilize o Grupos do Google para criar um grupo on-line para sua equipe ou organização. Siga os seguintes passos:

  1. Faça login no Grupos do Google;
  2. Clique em Criar grupo;
  3. Digite as informações e escolha as configurações do grupo;
  4. Clique em Criar.

Você pode ainda, transformar seu grupo em uma lista de e-mails ou um fórum da Web. Escolha um Grupo e em Gerenciar siga a sequência – Informações, Avançadas, Selecione um tipo de grupo – e escolha entre Lista ou Fórum.

7. Utilize o Google Meet (Hongouts) para otimizar as reuniões

Use o Hangouts Meet para fazer videochamadas com pessoas de dentro ou de fora da sua organização, não sendo obrigatória uma conta Google para participar das chamadas.

Outra vantagem, é poder participar usando tanto um computador, um dispositivo móvel ou uma sala de conferências Google.

Para iniciar uma reunião, em um navegador acesse o Meet e clique em iniciar uma nova reunião, compartilhe o link da reunião com as pessoas que deseja convidar. Se estiver em dispositivos móveis, utiliza o aplicativo Google Meet.

Observações:

  • Você pode enviar o link da reunião para pessoas fora da sua organização, mas uma pessoa da organização precisa conceder acesso à videochamada;
  • Nem todos os usuários podem criar reuniões porque isso exige uma conta do G Suite;
  • O administrador do G Suite precisa ativar o Meet para sua organização;
  • Qualquer pessoa, fora ou dentro da sua organização, pode selecionar o link ou digitar o código da reunião para participar;
  • É possível reunir até 25 pessoas ao mesmo tempo;

Leia também: Google Hangouts Meet como otimizar as reuniões da minha empresa?

8. Use o Google Agenda para anotar seus compromissos e saber como chegar

Com a integração entre Google Agenda, Gmail e Google Maps, o usuário tem acesso aos mapas e rotas sem precisar trocar de aplicativos. Encontrar informações como o tempo de chegada e a navegação passo a passo são simplificadas.

O recurso é útil para quem tem reuniões em diferentes lugares ou está programando consultas em novos lugares. Para que funcione corretamente, quando criar um evento – reunião, consulta – basta especificar o endereço que o Google encontra no Maps. No dia do evento basta acessar e clicar obter as direções.

O Google Agenda possui muitas outras facilidades para organizar melhor o seu dia a dia, seja os compromissos profissionais, como os pessoais. Acompanhe no nosso post: Google Agenda – dicas para gestão de tempo com a ajuda do Google

Passo a passo de como criar um evento

9. Quando criar um evento no Google Agenda, verifique a disponibilidade dos participantes

Compartilhe as agendas entre os colaboradores da sua organização, assim, o Google Agenda poderá comparar as agendas e encontrar os melhores horários livres para aquela reunião em equipe.

Ao criar a reunião, selecionar a guia “Encontrar um horário”. O Agenda dará acesso às diferentes agendas lada a lado, tornando mais fácil encontrar um horário vago. A comparação pode ser feita com até 20 agendas diferentes.

10. Com o Google Drive, crie e edite arquivos ao mesmo tempo que outros colegas

Documentos, Planilhas, Apresentações – é possível trabalhar simultaneamente e de forma colaborativa com outros colegas em todas essas ferramentas.

Quando há mais de uma pessoa no mesmo arquivo, ambas aparecem com cores diferentes, facilitando a identificação, além da opção do chat interno, não precisando alternar os aplicativos.

E sabe aquela preocupação de salvar um arquivo a todo instante? Não existe mais. Com o Google Drive toda alteração é salva automaticamente.

Acompanhe também “Dicas para manter o Google Drive do seu projeto organizado e mais dicas e facilidades sobre o Drive e o Docs e como as ferramentas podem ajudar na produtividade da sua empresa.

Extra: Alterne entre os diferentes programas do G Suite sem sair da janela atual

Gostou das dicas? Ficou com alguma dúvida? Para saber mais sobre o G Suite e o Google Acompanhe o blog do Conecta Nuvem  e converse com nossos especialistas. Será um prazer atendê-lo.

Ajude sua equipe, envie essas dicas para os colaboradores da sua empresa e eleve os resultados com o G Suite.

2 Comments

  1. […] Leia também: 10 dicas importantes para iniciar no G Suite […]

  2. […] Leia também: 10 dicas importantes para iniciar no G Suite […]

Deixe um comentário

Soluções Cloud

Descubra o poder da Cultura Cloud e eleve os resultados melhorando a qualidade de vida, aumentando produtividade, facilitando o trabalho em equipe e a colaboração.

Parceira Google Parceira CloudFlare

Posts recentes

FALE CONOSCO