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Aprovação de documento (online e gratuita) – Vídeo

Ricardo
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Aprovação de documento (online e gratuita) – Vídeo

A aprovação de documentos faz parte da rotina de muitas empresas. Esse processo pode ser demorado, pois, como você deve saber, os documentos tendem a passar por muitas alterações antes de serem aprovados. Ou seja, muitas folhas precisam ser impressas e elas vão se acumulando, o que pode gerar estresse.

Aprovação de documentos: nova função gratuita do Google.

Por isso, a Google disponibilizou um recurso gratuito no Drive para a aprovação de documentos de forma online.

Então acompanhe o blog e descubra como essa funcionalidade pode ajudar na organização da sua empresa.

E, para se aprofundar ainda mais no assunto, confira o vídeo da Laís e do Ricardo, especialistas Google Cloud, onde eles explicam como utilizar esse novo recurso e economizar tempo e dinheiro para sua empresa.

O que você encontrará no vídeo:

  1. Em primeiro lugar, introdução ao recurso de aprovação de documento.

    Entenda as principais funções da ferramenta.

  2. Como realizar a aprovação.

    Passo a passo de como aprovar um documento no Doc.

  3. O que fazer depois da aprovação de um documento.

    Aprenda a fazer alterações no documento já pré-aprovado e a solicitar uma aprovação.

  4. Como rejeitar um documento

    Passo a passo de como rejeitar um documento no Doc.

  5. Por fim, dica extra!

    Uma dica extra para os que assistirem o vídeo até o final

Por que esse recurso do Google Drive é importante?

O objetivo da Google é facilitar a vida dos usuários, tanto que uma das filosofias da empresa é colocar seus usuários sempre em primeiro lugar.

Ou seja, a Google sempre busca melhorar suas ferramentas para tornar mais fácil a rotina de pessoas e empresas. Essa atualização foi uma das melhoras.

Com ele, será possível fazer a aprovação de documentos e a atualização deles de forma totalmente online. Dessa forma, não será necessário a impressão de muitos papéis e nem a necessidade de se deslocar na empresa para pedir por aprovações. Isso torna o trabalho de funcionários e gestores mais fácil.

Como a aprovação online de documentos pode facilitar o trabalho?

Já foi mencionado alguns benefícios que a aprovação de documentos do Drive proporciona, mas ainda existem muitas outras, algumas delas são:

1 – Menos tempo para localizar documentos.

Os documentos físicos podem gerar vários problemas como o acúmulo de papel, desorganização e problemas financeiros, sem falar do impacto ambiental que eles geram. Por essa funcionalidade ser totalmente online, todas essas dificuldades desaparecerão. Isso é uma das vantagens do armazenamento em Nuvem que o Google utiliza, veja aqui mais sobre esse tema.

2 – Controle na revisão de documentos.

No vídeo, a Laís e o Ricardo mostram como é fácil revisar documentos com essa nova função do Google Drive. Tudo pode ser feito online, o que evita futuras confusões com os documentos físicos.

3 – Segurança dos dados.

Caso haja um documento muito importante que só possa ser visto por algumas pessoas da empresa, essa função pode lhe auxiliar. Basta você compartilhar no Drive o documento apenas com o seu gestor ou com um funcionário que desejar.

O documento físico pode ser roubado ou visto por algum colaborador mal intencionado, mas com o online, ele só poderá fazer isso se tiver a senha do seu Gmail, o que torna essa troca de documentos mais segura.

Por fim, se gostou dessa funcionalidade, não deixe de assistir ao vídeo para aprender passo a passo como utilizá-la.

Assistir tutorial da nova função

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Como o intervalo de almoço pode aumentar a produtividade

Ricardo
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Como o intervalo de almoço pode aumentar a produtividade

Entenda as regras da CLT para o intervalo de almoço e descubra como ele pode aumentar a produtividade dos colaboradores e, consequentemente, da empresa.

Horário de almoço dos funcionários

O horário de almoço é um momento importante para a jornada de trabalho do colaborador, pois é nesse período que o funcionário pode descansar a mente e recarregar as energias para o resto do seu expediente. Além disso, pesquisas apontam que momentos de descanso são essenciais para aumentar a produtividade no trabalho.

É comum esse intervalo variar de uma empresa para outra. Em algumas, o funcionário tem apenas 15 minutos para fazer sua refeição, enquanto em outras essa pausa pode durar mais de uma hora.

Entretanto, existem regras estabelecidas pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) que determinam o tempo desse intervalo de acordo com a jornada de trabalho. Portanto, as empresas devem estar cientes dessas regras se quiserem evitar multas trabalhistas.

Nesse post, descubra que regras são essas e a importância de segui-las para aumentar a produtividade na empresa.

Existem regras para o horário de almoço?

Sim. A CLT estabelece regras no artigo 71.

O intervalo de almoço pode aumentar a produtividade?

De acordo com um estudo da West University of Timisoara (Romênia), o intervalo de almoço pode sim aumentar a produtividade dos colaboradores.

Quais as principais dificuldades de controlar o horário de almoço?

1. Cultura empresarial focada apenas na rapidez de entrega.
2. Falta de controle das ferramentas de trabalho que o funcionário usa.

QUAIS AS REGRAS DA CLT SOBRE O INTERVALO DE ALMOÇO

Você sabia que a CLT atual possui 922 artigos? Com tanta informação fica difícil saber quais dizem respeito ao intervalo de almoço. Por isso, vamos explicar de forma resumida as regras que a empresa deve adotar para o horário de almoço e, assim, evitar processos trabalhistas.

Conforme estabelecido no artigo 71 da CLT, o tempo de intervalo para almoço deve ser entre uma e duas horas para funcionários cuja jornada de trabalho for maior que 6 horas diárias. E em jornadas de trabalho inferiores a 6 horas, é obrigatório a inserção de no mínimo 15 minutos de intervalo.

Esse tempo não é contabilizado como horário de expediente, mas caso não seja respeitado, a empresa estará sujeita a pagar indenização de 50% do horário de trabalho do colaborador. Ou seja, se o funcionário tem 1 hora de intervalo, a empresa deverá pagar o equivalente a 30 minutos de trabalho.

Portanto, é importante que a empresa respeite o horário de almoço estabelecido pelas regras da CLT.

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COMO O HORÁRIO DE ALMOÇO AUMENTA A PRODUTIVIDADE DA EMPRESA

Uma pesquisa realizada pela West University of Timisoara (Romênia), constatou que a realização de pausas melhora o bem-estar dos funcionários e, consequentemente, a produtividade. A pesquisa analisou 19 artigos sobre o tema e concluiu que realizar intervalos durante o expediente melhora a atenção e o desempenho posterior.

É importante entender que uma rotina de trabalho atarefada e acelerada torna difícil o autocuidado. Esse descuido pode acarretar em consequências físicas e emocionais, como a fadiga, perda de foco e, em casos mais graves, em um episódio de burnout.

Por isso, o intervalo para o almoço é importante. Perceba, não se trata apenas de uma pausa para almoçar, nesse horário o funcionário pode descansar a mente, ter um momento de descontração com os colegas de trabalho ou, se o trabalho for remoto, usufruir da companhia familiar.

DIFICULDADES PARA CONTROLAR O HORÁRIO DE ALMOÇO

Uma das principais dificuldades para o cumprimento do horário de almoço é uma cultura empresarial muito focada em rapidez de entrega em detrimento da qualidade.

Essa crença acaba sendo limitante, visto que a busca por entregar uma quantidade de trabalho maior e em menos tempo acaba gerando no funcionário muita pressão.

Por exemplo, um colaborador pode sentir que precisa suprir expectativas de produtividade, mesmo que o gestor não esteja cobrando por isso, e, para trabalhar mais, ele pula alguns minutos do horário de almoço.

Isso pode ser muito problemático, principalmente no home office, pois nesse modelo de trabalho não é possível ter certeza se o funcionário está usufruindo do seu intervalo, já que ele continua tendo acesso ao e-mail corporativo e todas as demais informações da empresa mesmo fora do expediente.

Além disso, o ponto de registro não é suficiente para ter certeza que ele não está trabalhando, pois ele não irá limitar o acesso às ferramentas de trabalho do Google na conta corporativa.

COMO SOLUCIONAR AS DIFICULDADES

A tecnologia sempre será uma grande aliada dos profissionais de RH, então é importante utilizá-la. Para isso, busque ferramentas que possam melhorar o controle sobre o intervalo de almoço.

Uma ferramenta ideal para essa tarefa é o Conecta Control. Com ele, é possível controlar o acesso do funcionário às ferramentas de trabalho do Google Workspace (G Suite) por local (IP / DNS) e horário. Assim, o admin do painel Workspace pode agendar o horário que o funcionário terá acesso a sua conta corporativa, bem como, fazer deslogamento automático.

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Dessa forma, é possível permitir o acesso do funcionário apenas durante o expediente e impedir que ele trabalhe durante seu intervalo.

Isso não só irá garantir o fim de processos trabalhistas por descomprimento do horário de almoço, como também evitará as cobranças de produtividade durante o intervalo.

Assim, será possível proporcionar mais bem-estar para os colaboradores e, assim, aumentar a produtividade da empresa.

Teste gratuitamente o Conecta Control

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Google Drive: tudo o que você precisa saber – Vídeo

Ricardo
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Google Drive: tudo o que você precisa saber – Vídeo

O Drive é um serviço gratuito de armazenamento em nuvem lançado em 2012 pela Google.

Porém, essa ferramenta oferece muito mais do que só armazenamento. Por exemplo, você pode criar documentos, planilhas e apresentações, além de compartilhar esses arquivos com quem você quiser.

Tudo sobre o Google Drive

Também é possível acessar essas informações de qualquer lugar, em qualquer hora e em qualquer dispositivo.

Portanto, o Google Drive viabiliza a utilização de várias funcionalidades em uma só ferramenta.

Então, se esse aplicativo chamou sua atenção, assista o vídeo a seguir que a Laís Lopes, especialista Google Cloud, vai te explicar tudo o que você precisa saber para utilizar o Drive. Além disso, continue lendo o post para entender mais sobre as funcionalidades dessa ferramenta.

Para que serve o Google Drive

  1. Armazenamento de arquivos

  2. Criação de documentos, planilhas e apresentações

  3. Compartilhamento de documentos

  4. Criação de pastas para organizar arquivos

Quero aprender COMO USAR O DRIVE

Armazenamento em nuvem 

Como dito antes, o Google Drive é um serviço de armazenamento em nuvem, mas você sabe o que isso significa?

Para tornar mais claro, o armazenamento em nuvem é a ação de salvar um documento em um HD (dispositivo de armazenamento de dados) fora do seu computador, por meio da internet. E devido ao fato da “nuvem” ser o termo utilizado para descrever internet antigamente, esse armazenamento foi apelidado com esse nome.

Dessa forma, por ser um salvamento feito na internet, é possível acessar os documentos que você armazena no Drive a qualquer hora, em qualquer lugar e em qualquer dispositivo, basta apenas ter acesso a internet.

Integração Pontomais e Conecta Control

Ferramentas do Google

Dentro do Drive, é possível encontrar todas as demais ferramentas do Google que equivalem às do pacote office da Microsoft. No entanto, as do Google é totalmente online, gratuita e não requer nenhum tipo de instalação.

Além disso, por ser um armazenamento em nuvem, os documentos são salvos automaticamente. Ou seja, você não vai mais passar pelo perrengue de recriar um documento no Word, após esquecer de salvá-lo.

Colaboratividade no Google Drive

Uma característica de todas as ferramentas Google que as empresas que conhecem adoram, é o ambiente colaborativo que essas ferramentas possibilitam.

Ou seja, mais de uma pessoa pode mexer nos arquivos ao mesmo tempo. Além disso, é possível configurar o nível de acesso que a pessoa terá ao documento.

Por exemplo, você pode compartilhar um documento com qualquer pessoa que tiver o link, mas deixá-las apenas ler ou comentar. Também, se quiser trabalhar um documento simultaneamente com um colega, basta deixá-lo como editor.

Desse modo, essa funcionalidade do Drive o torna o serviço ideal para empresas que buscam por mais colaboratividade.

Para descobrir mais sobre o Drive e aprender a utilizá-lo, clique agora no botão e assista ao vídeo da Laís Lopes explicando o passo a passo da ferramenta.

ASSISTA AO VÍDEO

Se você gostou de conhecer o Drive, você também irá gostar de conhecer as outras ferramentas do Google, como o Formulário e Gmail. Essas ferramentas facilitam a gestão da sua empresa, então não deixe de conferir esses conteúdos.

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Burnout: como cuidar da saúde dos funcionários?

Ricardo
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Burnout: como cuidar da saúde dos funcionários?

A alguns anos a síndrome de burnout, também conhecida como síndrome do esgotamento profissional, ganhou reconhecimento da mídia e se tornou uma preocupação recorrente dentro de empresas.

De acordo com um levantamentos da Associação Nacional de Medicina do Trabalho (Anamt), 30% dos trabalhadores brasileiros são atingidos por essa doença.

Burnout: como cuidar da saúde dos funcionários

Esse transtorno psíquico é silencioso e muitas vezes é confundido com cansaço ou preguiça. Entretanto, os danos gerados pelo Burnout podem ser muito perigosos para a saúde mental e física do funcionário.

Descubra no post as causas e sintomas mais comuns da síndrome de Burnout e qual o papel da empresa na saúde dos funcionários.

Causas do Burnout

Jornadas de trabalho longas, trabalhar sob pressão constante e um ambiente competitivo são as causas mais comuns do Burnout.

Do mesmo modo, a necessidade de se provar na empresa e trazer resultados é algo que faz muitas pessoas cumprirem horas extras para conquistar admiração em seu ambiente de trabalho. Essa rotina com o tempo pode se tornar extremamente cansativa e ocasionar a síndrome.

Além disso, outro fator que aumenta as chances de desenvolver o transtorno é a alta competitividade no ambiente de trabalho. Ou seja, empresas que não possuem uma cultura colaborativa tendem a ter funcionários sobrecarregados por tentarem se sobressair sobre os outros.

Por isso, é importante as empresas entenderem que também possuem responsabilidade sobre a saúde mental de seus colaboradores e que o burnout não é causado por problemas pessoais.

Sintomas comuns

A síndrome de Burnout é um transtorno que traz consequências físicas e mentais, sendo algumas delas:

  • Insônia
  • Ansiedade
  • Estresse constante
  • Dores musculares
  • Isolamento de parentes e amigos
  • Sensação de incompetência e insuficiência
  • Dificuldade de concentração
  • Pressão alta
  • Tristeza recorrente
  • Depressão

Por ser um transtorno silencioso, esses sintomas aparecem de forma leve e  gradativamente pioram, o que dificulta a pessoa perceber que sua rotina está sendo desgastante e prejudicial para sua saúde.

Por isso, é importante praticar o autocuidado e buscar ajuda médica caso algum desses sintomas seja recorrente.

Como cuidar da saúde dos funcionários

O Burnout é uma doença capaz de comprometer o alcance de metas da empresa, pois ele diminui a produtividade dos colaboradores. Portanto, é de extrema importância que as empresas promovam um ambiente de trabalho saudável para seus funcionários.

Uma forma de fazer isso é mudando a cultura da empresa de um ambiente competitivo para um colaborativo. E uma forma de realizar essa mudança é a metodologia Scrum, uma técnica ágil cuja a base é a colaboração entre equipes para desenvolvimento de projetos.

Esse método é utilizado por empresas como Google, Microsoft, Yahoo, e Philips, o que prova que ela é muito eficaz.

Para aprender mais sobre essa e outras metodologias ágeis, assista o vídeo do Fábio Wan-Dall, Product Owner da Conecta Nuvem:

Além disso, para evitar o burnout e melhorar a saúde mental dos funcionários, é importante controlar com eficiência a jornada de trabalho dos colaboradores. Dessa forma, é possível evitar horas extras desnecessárias e, consequentemente, a exaustão dos funcionários. O que, além de evitar passivos trabalhistas, diminui os custos da empresa com o prolongamento da jornada de trabalho.

Uma ferramenta muito útil para ajudar nesse controle é o Conecta Control. Com ele é possível limitar o acesso dos funcionários às ferramentas de trabalho do Google Workspace por horário e local (IP e DNS), garantindo que o funcionário trabalhe só durante o período estabelecido pela empresa.

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Espero que tenham gostado de aprender mais sobre o Burnout e como cuidar da saúde dos funcionários. Acompanhe o blog da Conecta Nuvem para ler mais conteúdo enriquecedores.

Google Formulário: tudo o que você precisa saber – VÍDEO

Ricardo
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Google Formulário: tudo o que você precisa saber – VÍDEO

Google formulário é muito pouco utilizado pelos usuários do Google, pois muitos não conhecem as funcionalidades dessa ferramenta.

Por isso, o Ricardo Araújo, especialista Google Cloud, fez esse vídeo para ensinar tudo o que você precisa saber sobre o formulário Google e algumas aplicações.

Então, confira o vídeo e leia o post para entender os principais pontos falados pelo Ricardo.

Como criar um formulário

Em uma pasta do Google Drive clique com o botão direito do seu mouse, em seguida, clique no Google formulário. Fácil assim.

Tipos de perguntas no Google formulário

Na caixa de pergunta você pode inserir o seu questionamento. Por exemplo, em uma vaga de emprego, você pode perguntar o nome do candidato. Em seguida, na aba ao lado, você pode mudar o tipo de pergunta.

Você pode selecionar uma pergunta curta ou um parágrafo caso você queira dar liberdade para a pessoa responder perguntas mais elaboradas.

Também é possível colocar perguntas de múltiplas escolhas, fazer caixa de seleção e lista suspensa.

Outras funcionalidades para perguntas no formulário são: upload de arquivo, escala linear, grade de Múltipla Escolha, grade de caixa de seleção, data e horário.

No vídeo, Ricardo detalha cada uma das funções disponíveis no Google Formulário, então não deixe de conferir.

Como Visualizar as Respostas

No topo da página, clique em “respostas”. Assim, será possível visualizar quantas pessoas responderam o formulário e ver gráficos sobre cada pergunta. O que facilita futuras análises.

Como criar perguntas Obrigatórias

Quando finalizar de digitar sua pergunta, selecione “obrigatória” no canto inferior direito para tornar a pergunta obrigatória.

Como compartilhar um formulário

No canto superior direito, clique em visualizar (símbolo do olho), em seguida copie o link e mande em qualquer canal que você desejar.

Outras Funcionalidades no Google Formulário

Ao lado de “respostas”, clique em “configurações” para acessar muitas outras funcionalidades.

Por exemplo, ainda em configurações, clique em respostas e será possível coletar o e-mail do respondente e permitir edição das respostas após o envio, dentre outras configurações para você criar seu formulário da maneira que se adeque a suas necessidades.

Como customizar um formulário Google

Para mudar o design do seu formulário, clique em “personalizar tema” ao lado de visualizar. Lá é possível mudar a cor da página, adicionar imagem e mudar a fonte das palavras, entre outras opções.

Como criar pergunta condicional

Funcionalidade pouco conhecida, mas com as perguntas condicionais é possível fazer outras perguntas de acordo com as respostas anteriores.

Para utilizar a função vá na barra vertical ao lado caixa de pergunta e, em seguida, clique em “adicionar seção” (símbolo de igual).

Como encerrar o formulário

Clique em respostas, em seguida, vá em “aceitando respostas” no canto inferior direito. Depois, basta clicar no botão e você não receberá mais respostas no seu formulário google.

Espero que tenha gostado de aprender sobre as várias funcionalidades do Google formulário.

Para mais dicas sobre as ferramentas do Google clique aqui e se inscreva no canal da Conecta Nuvem. Além disso, acompanhe nosso blog e aprenda sobre muitos temas que vão lhe ajudar na administração de sua empresa.

Os dados da empresa foram vazados: o que fazer?

Ricardo
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Os dados da empresa foram vazados: o que fazer?

A segurança de dados é uma preocupação cada vez mais presente nas empresas, principalmente depois dos vários casos de vazamentos de dados nos últimos anos e das consequências que trouxeram para grandes marcas como a Renner.

Segundo uma pesquisa da International Business Machines Corporation (IBM), em 2022 as empresas brasileiras gastaram em média 7,3 milhões de reais para se recuperar de vazamentos de dados. Esse número representa um aumento de 27,8% em relação ao ano de 2021.

Dados da empresa foram vazados: o que fazer?

Essa estatística alarmante evidencia como o vazamento de informações pode ser prejudicial para uma empresa.

Por isso, é importante entender o que fazer caso sua empresa sofra um ciberataque ou incidente de segurança. Confira no post algumas instruções que podem ajudar nesse momento de crise:

Entenda o problema

Quando a empresa descobre o problema, seja pela equipe de Compliance ou TI ou pela repercussão, o primeiro passo para lidar com a crise é fazer uma análise sobre o ocorrido.

Empresas grandes normalmente possuem equipes especializadas , as chamadas CSIRT, Grupo de Resposta a Incidentes de Segurança. São elas que vão analisar, conter o problema, recuperar dados perdidos e descobrir a fonte da violação.

Em empresas médias são os analistas de compliances que recebem essa demanda e as analisa, normalmente passando a resolução do ocorrido para a equipe de TI.

Em empresas menores, a demanda vai direto para o setor jurídico ou para o gestor de TI.

Portanto, é necessário investir em profissionais dessas áreas para melhorar a segurança da informação do seu negócio.

Acessos vazados

O compartilhamento de login e senhas é uma prática comum entre funcionários, mas representa um risco enorme para a segurança dos dados da empresa.

É romântico imaginar que podemos confiar em todos os colaboradores de uma organização, mas, infelizmente, não podemos.

Basta um funcionário mal intencionado ter acesso a informações importantes para o seu negócio correr um grande risco.

Essa falha na cultura de segurança da organização é a responsável por muitos casos de violação de contas.

Caso uma empresa sofra com esse tipo de vazamento é importante que a senha seja trocada imediatamente e que a troca de senha passe a ser recorrente.

Além disso, ative a verificação por duas etapas do Google. Isso irá garantir mais segurança no futuro.

Prevenir vazamentos dos dados da empresa

Como vimos, o vazamento de dados é algo muito perigoso para a saúde de uma empresa.

Por isso é muito importante que após uma crise de violação de dados, a empresa faça mudanças e estabeleça uma cultura de segurança interna.

Para isso, é importante buscar sempre se atualizar sobre novas tecnologias que ajudem nesse processo.

  • Desative o Takeout do Google Workspace

O Google possui uma ferramenta chamada Takeout, com ela é possível baixar todos os arquivos e documentos da empresa.

Para evitar futuras frustrações, desative essa ferramenta. Dessa forma, um funcionário mal intencionado ou que queria prejudicar a empresa após uma demissão não poderá baixar nenhuma informação.

Para mais informações dessa solução, assista ao vídeo a seguir.

  • Conecta Control

Outra tecnologia que pode auxiliar muito na segurança da informação de empresas é o Conecta Control.

Com essa ferramenta, você pode controlar o acesso dos colaboradores às ferramentas de trabalho do Google Workspace por horário e local (IP ou DNS), escolhendo quem pode ou não acessar os arquivos e documentos da empresa.

Isso além de ajudar a descobrir os responsáveis pelos possíveis vazamentos de dados, também ajuda a empresa a ter mais controle sobre a jornada de trabalho dos funcionários.

É possível também dar acesso ao email de um funcionário para outro sem o compartilhamento de senha. Assim, se torna possível rastrear quem utilizou aquela conta e o que foi feito durante o período de uso.

Desse modo, o compartilhamento de senha entre funcionários não será necessário. O que melhora a cultura de segurança da organização.

Conecta Control teste grátis por 14 dias e impeça o vazamento de dados da empresa

Gostou do post? Então navegue pelo nosso blog para se informar mais sobre segurança de dados e sobre muitos outros assuntos que vão ajudar na gestão de sua empresa.

Comunicação em Nuvem: o caminho para a economia – VÍDEO

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Comunicação em Nuvem: o caminho para a economia – VÍDEO

Imagine deixar o chuveiro aberto para quando for tomar banho novamente. Essa ideia é até absurda, pois gastar recursos como água e energia também é gastar dinheiro.

Entretanto, muitas empresas seguem essa lógica e em sua palestra no Startup Summit 2022, o Ricardo Araújo, especialista Google Cloud, explicou como esses negócios estão jogando dinheiro fora por não implementarem a comunicação em Nuvem.

Assista o vídeo para conferir a palestra completa e leia o post para entender os principais pontos comentados pelo Ricardo.

O que você verá no post

Porque a computação em Nuvem?

Modelos tradicionais

Em modelos tradicionais de armazenamento de informação o investimento é muito maior, pois é necessário a compra de mais recursos. Por exemplo, HD e o ar condicionado para o data center da empresa. Isso acontece, porque a empresa precisa acompanhar o crescimento do negócio. Mas esses recursos não podem ser desligados, mesmo quando não há usuários precisando deles.

Modelo em nuvem

A comunicação em nuvem é baseada em pagar apenas o que se consome. Ou seja, as máquinas ficam desligadas quando não estão sendo usadas. É como abrir uma torneira apenas quando o usuário precisar lavar as mãos e desligar logo após. Desse modo, a economia é a razão para aderir à Nuvem.

Exemplo prático de economia

Um exemplo de economia possibilitada pela comunicação em nuvem é o software Conecta Suite, uma ferramenta de gerenciamento de usuários e aplicação em massa de assinatura de e-mail e mensagens de férias. A ferramenta possui 6000 usuários ativos simultaneamente, mas o gasto com a infraestrutura do software é de apenas 27 reais por mês.

Conecta Suite teste grátis comunicação em nuvem

Mudança de Cultura

É necessário mudar a cultura de como pensamos em desenvolver um software.

Por exemplo, no modelo antigo desse desenvolvimento, existe uma construção em escala vertical, onde se crescia verticalmente a infraestrutura. Como resultado, é necessário ter cada vez mais pessoas, mais armazenamento e máquinas maiores.

Mudar para uma cultura em nuvem significa aderir a uma escala horizontal. Nesse modelo é possível adicionar capacidade de processamento ou memória a um outro servidor. Assim, é possível usá-lo apenas quando for necessário.

Google Workspace e outros sistemas de Comunicação em Nuvem

Usar sistemas de comunicação em nuvem é outra mudança de cultura necessária para aderir essa comunicação a uma empresa.

Dentre esses sistemas, os que dominam o mercado são o Google Workspace e o Microsoft 365.

Estratégias de migração para a comunicação em Nuvem

O Google Cloud possui a ferramenta de migração chamada “Read-only”. Com ela é possível tornar todos os arquivos do servidor da empresa apenas em leitura. Depois disso, é só ir aos poucos colocando os arquivos importantes na Nuvem.

Gostou do conteúdo? Então acompanha a Conecta Nuvem no Youtube, é só clicar aqui. Além disso, acompanhe nosso blog para adquirir mais conhecimento.

Produtividade e colaboração: a importância de uma jornada de trabalho bem definida

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Produtividade e colaboração: a importância de uma jornada de trabalho bem definida

Imagine uma empresa onde todos os colaboradores trabalham em horários diferentes. Seria impossível que os projetos fluíssem como devem e, mesmo que chegassem ao produto final, demoraria muito mais tempo.

Esse cenário é uma realidade em muitas empresas e é algo que atrapalha a produtividade delas. Mas estabelecer uma jornada de trabalho bem definida para os funcionários é uma forma de resolver esse problema.

Produtividade e a jornada de trabalho

A tarefa de organizar os horários das equipes, porém, cabe aos gestores. Eles devem organizar a rotina para que traga resultados. Dessa forma, é necessário definir com cuidado os horários de cada colaborador. 

Pessoas cujos trabalhos se complementam devem ter suas jornadas alinhadas. Assim, conseguem se entender melhor e executar tarefas de maneira mais colaborativa. É importante que os horários sejam bem definidos para não haver descompasso entre os colegas.

Qualquer situação em que os colegas estejam desalinhados pode trazer problemas para o andamento dos projetos. Consequentemente, isso pode trazer prejuízos à empresa, já que o trabalho vai acabar atrasando.

O que você verá nesse post

Conecta Control para ajudar na produtividade da equipe

Para incentivar a produtividade da equipe a partir da janela de trabalho, não basta só informar o horário de cada colaborador. É preciso que haja um controle para confirmar que esses horários estão sendo cumpridos.

O melhor jeito de fazer isso é usando a tecnologia, né? E nós temos um software perfeito para isso: o Conecta Control. Uma de suas principais funções é permitir que as ferramentas de trabalho só sejam acessadas dentro do horário cadastrado pelo gestor. 

Desse modo, os colaboradores cumprem seus horários corretamente e conseguem trabalhar em conjunto. Os horários, no entanto, não devem ser escolhidos de forma aleatória.

O gestor deve pensar nas tarefas de cada colaborador para que as janelas de trabalho funcionem de forma complementar. Só assim será possível trazer produtividade à rotina.

No Conecta Control, você consegue agrupar os colaboradores por turnos. Ou seja, você não precisa ir em usuário por usuário para cadastrar os respectivos horários. Essa função facilita bastante na hora de montar a janela de trabalho.

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3 dicas para aumentar a produtividade

Um artigo da Harvard Business Review aponta que reduzir o número de reuniões traz menos gastos e mais produtividade. Do mesmo modo, uma pesquisa do MIT Sloan mostra que, hoje em dia, as pessoas gastam mais de 85% do seu tempo em reuniões. 

Isso acaba comprometendo não só a jornada de trabalho como também o fluxo dos projetos. Sendo assim, antes de marcar uma reunião, é melhor parar para pensar: é realmente necessário ou ela pode se resolver com um email?

Outra dica valiosa é avaliar o que é prioridade e o que pode ser feito depois. Um ótimo jeito de se fazer isso é usando matrizes. Para entender melhor e descobrir qual delas funciona para o seu objetivo, nós temos um post que vai te ajudar. Confira em “RACI e BASICO: qual matriz é melhor para a produtividade?”

Por fim, faça uma lista com as tarefas a serem executadas e incentive os colaboradores a fazerem o mesmo. Uma boa opção para incluir nessa lista é uma estimativa de tempo que cada uma vai durar. Assim, fica mais fácil se programar e distribuir o trabalho ao longo do dia e da semana.

Mais produtividade

Uso do Google Workspace para um trabalho mais colaborativo

O Google aprimora cada vez mais o Workspace para que ele fique mais colaborativo e, desse modo, traga produtividade para o dia a dia. Todos os aplicativos conversam entre si e permitem que os colaboradores trabalhem em conjunto, ao mesmo tempo.

Por isso, o Google Workspace é uma solução simples que vai proporcionar mais organização para a sua equipe. Para deixá-lo ainda mais funcional, o Conecta Control é a melhor opção, já que ajuda a gerenciar os colaboradores.

A nova versão do Conecta Control está ainda mais intuitiva e completa. Aproveite para conferir o tour e usufruir do teste grátis que a gente disponibiliza!

E aí, leitor, o que você tem feito para tornar o trabalho da sua equipe mais colaborativo e produtivo? Compartilhe suas dicas com a gente na nossa comunidade, vamos adorar saber!

Como era o trabalho antes da pandemia x como é agora

Ricardo
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Como era o trabalho antes da pandemia x como é agora

É curioso parar para pensar sobre o tanto que o trabalho mudou desde o início da pandemia até agora. Velhos hábitos se transformaram completamente e novos surgiram. A forma de se comportar e interagir com os colegas também mudou. 

como era o trabalho antes x depois da pandemia

Mesmo que várias empresas tenham retomado o trabalho presencial ou aderido ao modelo híbrido, a rotina não é mais a mesma. Falando nisso, uma pesquisa da Robert Half mostrou que o modelo híbrido é o preferido em 57% das empresas brasileiras.

A adaptação para esse tipo de rotina também levou um tempo para se consolidar. Hoje em dia, porém, é bastante comum nas empresas. Vamos relembrar alguns aspectos que mudaram desde o início de 2020 até hoje?

O que você irá ver nesse post

Como era o trabalho antes da pandemia x como é agora

Bater o ponto

Antes da pandemia, muitas empresas exigiam que o funcionário batesse o ponto in loco. As mais modernas usavam biometria, mas algumas ainda usavam o papel para comprovar as horas. Com a pandemia e, consequentemente, com o home office, o sistema mudou. 

Os colaboradores precisaram encontrar um meio de bater o ponto online para registrar o trabalho. Ainda bem que já existiam diversas empresas com essa proposta. É o caso da Pontomais, por exemplo, que é parceira da Conecta e permite o registro de ponto online. 

Teste grátis por 14 dias para as ferramentas de trabalho do Conecta Control e Ponto Mais.

Girar a catraca

Anteriormente, os colegas de trabalho sabiam que o expediente de alguém começava quando a pessoa girava a catraca, entrava no escritório e ligava o computador. Agora, no entanto, o jeito é logar no email e avisar os colegas quando se está online.

Ser ‘expulso’ da empresa pelos seguranças por exceder o horário de trabalho

Você já ficou até muito tarde trabalhando e o segurança precisou te expulsar porque o prédio ia fechar? Essa realidade mudou e agora existem outros meios de evitar as horas extras. Ou seja, atualmente, também dá para ser ‘expulso’ do home office.

Se você já conhece o Conecta Control, sabe que ele limita os acessos às ferramentas de trabalho. Ou seja, se acabar o horário do seu expediente, o Conecta Control vai te deslogar. Assim, você não poderá entrar no Docs, no Planilhas e até no email. Nada de horas extras!

Dessa forma, as chances de você sofrer processos trabalhistas por esse motivo diminuem muito. Aproveite para ver mais dicas de como controlar as horas extras feitas no período noturno.

E caso você ainda não conheça todas as vantagens do Conecta Control, essa é a hora. Nós estamos com uma nova versão do software, cheia de novidades. Uma delas, inclusive, é o forçar o logout, que pode ser feito a qualquer momento pelo administrador. No entanto, uma coisa não mudou: o teste grátis. 

Você pode experimentar o Conecta Control na sua empresa para ver como ele vai facilitar o trabalho dos gestores e dos colaboradores. Quer saber tudo o que tem de novo no Conecta Control? É só se ligar no vídeo: 

Reuniões presenciais

Aquelas reuniões que exigiam reserva de sala e uma organização extra também mudaram completamente. Se antes era só fechar a porta e todo mundo ficava concentrado na conversa, com a pandemia, tudo mudou. 

Primeiramente, a frase “estão me ouvindo?” virou padrão em todos os encontros virtuais. O Google Meet virou um aplicativo usado diariamente e fomos descobrindo novos truques nele, como por exemplo, mudar o fundo exibido na própria tela que virou uma diversão. Além disso, também tornou-se necessária a preocupação com a conexão da internet e o barulho do ambiente. Um caos.

Dessa forma, também veio a importância de se ter um lugar de trabalho dentro de casa que fosse ser confortável e com o mínimo de interferência possível, ou seja, a preocupação com o espaço onde passamos boa parte do tempo acabou virando uma questão recorrente.

Hora do cafezinho

Os 15 minutinhos de pausa sagrados no meio do dia para dar uma descansada na mente e conversar com os colegas acabou sumindo, pois com o home office, essa pausa sagrada ganhou uma nova cara ou, em alguns casos, deixou de acontecer. Sendo assim, muitos colaboradores tiveram dificuldade de interagir.

O happy hour passou a acontecer online também e, no começo, até funcionou. Depois, veio o “excesso de telas” e acabou deixando muita gente de saco cheio. Uma adaptação foi necessária, mas agora os encontros podem voltar a acontecer presencialmente. Ainda bem!

E você, leitor, sente falta de algum hábito que tinha no trabalho no período pré-pandemia e hoje não tem mais? Conta pra gente o que mudou por aí!

TUDO sobre o GMAIL em só 10 minutos – VÍDEO

Ricardo
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TUDO sobre o GMAIL em só 10 minutos – VÍDEO

O Gmail sempre se destacou pela facilidade de uso e confiabilidade, desde sua criação em 2004. Atualmente, essa plataforma de e-mail é a mais utilizada no mundo.

Essa plataforma possui várias ferramentas que ajudam na organização do seu e-mail. Então, se quer conhecer essas funcionalidade confira o vídeo abaixo ou veja o passo a passo do post para conhecer tudo sobre o Gmail!

Como criar uma conta no Gmail

1. Acesse o Gmail

  • No Google Chrome, basta acessar o navegador e clicar em “Gmail” no canto superior direito.
  • Em outros navegadores, vá na barra de busca e digite “gmail.com”.

2. Criar Uma conta

  • Já na página do Gmail, clique em criar uma conta e siga o passo a passo colocando suas informações para criar sua conta.

3. Criar uma conta corporativa

  • Na barra de busca digite “workspace.google.com” e clique em “iniciar agora” no canto superior direito, depois é só seguir o passo a passo para criar sua conta corporativa. Mas lembre-se que só é possível ter acesso grátis ao Google Workspace por 14 dias.

4. Configurações do Gmail

  • Na página inicial do Gmail, clique em configurações no canto superior direito próximo ao ponto de interrogação, depois clique em “ver todas as configurações”.
  • Existem várias funcionalidades que você pode configurar no gmail, por exemplo, a assinatura do seu e-mail. Também é possível alterar sua foto de perfil, é só clicar em “sobre mim”, depois clique em “foto de perfil” para alterá-la.

Como configurar notificações

Ainda em configurações, vá em “notificações da área de trabalho”, lá você pode desativar as notificações, ativa a notificação para todos os e-mails ou apenas para os e-mail marcados como importantes.

Além disso, para marcar um e-mail como importante, vá na caixa de entrada e clique na seta que fica ao lado do nome da pessoa que enviou o e-mail.

Como limpar o Gmail que está cheio

Clique no símbolo com três traços ao lado da barra de pesquisa. Será aberto várias opções para categorizar os e-mails na sua caixa de entrada, como data que foi enviado, se possui anexo ou não, assim você pode fazer uma pesquisa avançada de e-mails que já não são mais importantes, depois é só clicar em “pesquisar”.

Em seguida, clique na caixa de seleção e exclua os e-mails que aparecerem, depois vá na lixeira, selecione os e-mails e clique em “excluir permanentemente”.

Como redefinir a senha do Gmail

Clique no ícone da google, depois em “gerenciar conta da google”, em seguida em “segurança”. Vá na área de “como fazer login no google” e clique em “senha”, depois basta confirmar sua senha atual e em seguida escrever a nova.

Cuidados para recuperar a conta no Gmail

Ainda na página de gerenciamento da conta google na área de segurança vá até “maneiras de verificar sua identidade”, lá você pode adicionar um telefone e um e-mail de recuperação, para recuperar a senha da sua conta do Gmail caso você esqueça.

Como mudar o idioma do Gmail para português

Caso seu Gmail esteja configurado em outro idioma, basta clicar no ícone do google, depois em “personal info”, em seguida na parte de baixo da página clique em “language” e altere o idioma do Gmail para português.

Como criar marcadores (pastas)

Clique em “criar marcadores” e depois dê um nome ao novo marcador. Você pode atribuir esse novo marcador a um já existente ou deixá-lo como marcador principal.

Depois de criado o novo marcador, você pode clicar nos três pontos ao lado dele para adicionar uma cor, e para colocar e-mails dentro dele basta arrastar um e-mail da caixa de entrada para dentro dele ou arrastar o marcador para o e-mail dentro da caixa de entrada.

Para fazer isso de forma mais automática, clique no símbolo com três traços na barra de pesquisa, adicione características dos e-mails que você deseja criar um filtro e em seguida clique em “criar filtro”, depois selecione “adicionar filtro a conversas correspondentes” e clique novamente em “criar filtro”.

Viu quantas funcionalidades o Gmail disponibiliza para você se organizar melhor?

E além do Gmail o Google possui muitas outras ferramentas para facilitar a sua vida e a gestão da sua empresa, então, navegue pelo nosso blog para descobrir mais sobre essas ferramentas clicando aqui.

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