Você já teve a sensação de que o trabalho triplicou desde o início do home office nesta quarentena? Pois é, você não está sozinho.
Este aumento de produtividade é real: segundo pesquisa do ISE Business School, o home office aumentou a produtividade de 60% dos trabalhadores remotos nesta pandemia.
Sem dúvidas, o home office é a melhor solução para continuar o trabalho na pandemia. Porém, muitos especialistas estão preocupados com os efeitos da alta produtividade para a saúde mental.
Apesar de manter a disciplina e hábitos saudáveis durante o isolamento social, às vezes é difícil controlar o horário de trabalho.
O resultado é bastante preocupante: as horas extras acabam se acumulando e o cansaço também e esta é a receita perfeita para que o burnout (esgotamento mental) aconteça.
Só para ilustrar: 32% dos brasileiros entre 25 e 65 anos já teve burnout.
Os dados são da International Stress Management Association e foram coletados bem antes da pandemia, em 2018.
O burnout é a exaustão mental, emocional ou física devido ao estresse de longo prazo. Aliás, dois dos principais sintomas desse esgotamento mental é a desmotivação e a baixa produtividade.
Entre as causas do burnout está a carga horária excessiva de trabalho – muito presente durante o home office na pandemia.
Para evitar esse esgotamento, vale criar alguns mecanismos inteligentes que otimizam o tempo e a produtividade do trabalho remoto.
Por isso, preparamos 5 estratégias para sua gestão de equipes evitar que a alta produtividade vire uma crise de burnout:
1. Crie descrições para sua reunião no Hangouts Meet e evite conversas improdutivas no home office
Estima-se que o Hangouts Meet, plataforma de videoconferência do Google, cresceu cerca de 60% por dia desde janeiro.
A pandemia fez a plataforma de reuniões online aumentar 25 vezes desde o início do ano.
Os números mostram como as reuniões online aumentaram durante o home office.
Certamente, as reuniões são ferramentas valiosas que, se bem planejadas e executadas, podem otimizar os resultados em equipe.
Porém, é preciso ficar atento ao excesso de reuniões improdutivas.
A ideia é que elas não se tornem maçantes ou frustrantes, principalmente quando o tempo passa e não resolvemos nada.
Por isso é bom pensar em formas de otimizar e facilitar a produtividade das reuniões online.
Uma boa dica é adicionar sempre uma descrição à sua reunião online, com uma pauta bem detalhada dos assuntos a serem tratados.
Aí esta pauta servirá como guia para que o responsável da reunião não se distraia com outros assuntos.
Veja um exemplo de como fazer isso no Hangouts Meet:
Como usar o Hangouts para continuar as atividades da sua empresa durante a pandemia do coronavírus
2. Garanta um home office sem acesso ao Gmail ou Google Workspace (G Suite) nos finais de semana ou fora do horário combinado
Bem como as reuniões improdutivas, responder e-mails ou acessar ferramentas de trabalho no final de semana são práticas que contribuem para o burnout.
Mas, antes de tudo, como desestimular as pessoas de trabalharem aos finais de semana ou fora do horário combinado?
Surpreendentemente essa resposta é mais fácil do que você imagina.
Afinal, hoje já é possível definir regras de horário e local de acesso ao Gmail, Drive (docs, planilhas) e Agenda de forma 100% remota. Veja como fazer isso aqui.
A tecnologia SSO (Single Sign On) do Access Control é capaz de criar regras de acesso para todas as ferramentas do Google Workspace (G Suite) utilizadas por um usuário ou grupo de usuários.
Além disso, ativar o logout automático é uma boa maneira de fazer com que o colaborador não passe do horário combinado.
Assim, além de evitar excesso de trabalho sem necessidade, você ainda evita ações trabalhistas e prejuízos financeiros maiores.
3. Otimize a gestão dos seus e-mails com configurações simples do Gmail
Em primeiro lugar, avalie se a sua equipe gasta muito tempo lendo e respondendo e-mails.
Por certo vocês têm coisas mais importantes a fazer. Dessa maneira você pode tentar reduzir esse tempo, que está roubando a produtividade dela.
Então comece a otimizar a rotina de gestão do tempo com sua caixa de entrada e da sua equipe também.
É provável que queira deixar de receber mensagens desnecessárias. Por exemplo, notificações de fóruns e newsletters podem ser arquivadas automaticamente para ajudar a manter a caixa de entrada organizada.
Caso você trabalhe com Gmail, algumas boas ideias de como você pode perder menos tempo são:
- Criar um marcador e aplicando filtros do Gmail, é possível organizar melhor as mensagens recebidas. Saiba como fazer aqui.
- Agrupar e-mails de mesmo tópico no Gmail para gerenciar tudo em um único lugar, ao invés de ler várias mensagens individuais. Saiba como fazer aqui.
- Criar grupos e listas para enviar e-mails em massa. Saiba como fazer aqui.
- Configurar layout do Gmail com mensagens “não lidas” primeiro. Saiba como fazer aqui.
- Instale o Trello no seu Gmail para organizar melhor suas tarefas. Conheça a extensão.
4. Integre seus aplicativos preferidos ao Google Workspace (G Suite) para automatizar ações
Você sabia que dá para integrar seu Google Workspace (G Suite) à ferramentas como Zendesk, Salesforce ou Kanbanchi?
E não para por aí, as possibilidades são infinitas. Outras boas opções de integrações com o Google Workspace (G Suite) que podem otimizar seu tempo são:
- Access Control: permite definir horários e locais de acesso e ainda programar horários de entrada e saída (logout automático). Disponibilizamos a ferramente para utilização em trial por 14 dias. Acesse agora mesmo aqui.
- Awesome Table (para criar recursos visuais em planilhas), DocuSign eSignatur (para agilizar a assinatura de seus documentos) e Gantter Project para gerenciar projetos. Saiba mais aqui.
- Veja como integrar o Zendesk, Salesforce ou Kanbanchi ao Google Workspace (G Suite) aqui.
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