Você já teve a sensação de que o trabalho triplicou desde o início do home office nesta quarentena? Pois é, você não está sozinho.
Este aumento de produtividade é real: segundo pesquisa do ISE Business School, o home office aumentou a produtividade de 60% dos trabalhadores remotos nesta pandemia.
Sem dúvidas, o home office é a melhor solução para continuar o trabalho na pandemia. Porém, muitos especialistas estão preocupados com os efeitos da alta produtividade para a saúde mental.
Apesar de manter a disciplina e hábitos saudáveis durante o isolamento social, às vezes é difícil controlar o horário de trabalho.
O resultado é bastante preocupante: as horas extras acabam se acumulando e o cansaço também e esta é a receita perfeita para que o burnout (esgotamento mental) aconteça.
Só para ilustrar: 32% dos brasileiros entre 25 e 65 anos já teve burnout.
Os dados são da International Stress Management Association e foram coletados bem antes da pandemia, em 2018.
O burnout é a exaustão mental, emocional ou física devido ao estresse de longo prazo. Aliás, dois dos principais sintomas desse esgotamento mental é a desmotivação e a baixa produtividade.
Entre as causas do burnout está a carga horária excessiva de trabalho – muito presente durante o home office na pandemia.
Para evitar esse esgotamento, vale criar alguns mecanismos inteligentes que otimizam o tempo e a produtividade do trabalho remoto.
Por isso, preparamos 5 estratégias para sua gestão de equipes evitar que a alta produtividade vire uma crise de burnout:
1. Crie descrições para sua reunião no Hangouts Meet e evite conversas improdutivas no home office
Estima-se que o Hangouts Meet, plataforma de videoconferência do Google, cresceu cerca de 60% por dia desde janeiro.
A pandemia fez a plataforma de reuniões online aumentar 25 vezes desde o início do ano.
Os números mostram como as reuniões online aumentaram durante o home office.
Certamente, as reuniões são ferramentas valiosas que, se bem planejadas e executadas, podem otimizar os resultados em equipe.
Porém, é preciso ficar atento ao excesso de reuniões improdutivas.
A ideia é que elas não se tornem maçantes ou frustrantes, principalmente quando o tempo passa e não resolvemos nada.
Por isso é bom pensar em formas de otimizar e facilitar a produtividade das reuniões online.
Uma boa dica é adicionar sempre uma descrição à sua reunião online, com uma pauta bem detalhada dos assuntos a serem tratados.
Aí esta pauta servirá como guia para que o responsável da reunião não se distraia com outros assuntos.
Veja um exemplo de como fazer isso no Hangouts Meet:
Como usar o Hangouts para continuar as atividades da sua empresa durante a pandemia do coronavírus
2. Garanta um home office sem acesso ao Gmail ou G Suite nos finais de semana ou fora do horário combinado
Bem como as reuniões improdutivas, responder e-mails ou acessar ferramentas de trabalho no final de semana são práticas que contribuem para o burnout.
Mas, antes de tudo, como desestimular as pessoas de trabalharem aos finais de semana ou fora do horário combinado?
Surpreendentemente essa resposta é mais fácil do que você imagina.
Afinal, hoje já é possível definir regras de horário e local de acesso ao Gmail, Drive (docs, planilhas) e Agenda de forma 100% remota. Veja como fazer isso aqui.
A tecnologia SSO (Single Sign On) do Access Control é capaz de criar regras de acesso para todas as ferramentas do G Suite utilizadas por um usuário ou grupo de usuários.
Além disso, ativar o logout automático é uma boa maneira de fazer com que o colaborador não passe do horário combinado.
Assim, além de evitar excesso de trabalho sem necessidade, você ainda evita ações trabalhistas e prejuízos financeiros maiores.
3. Otimize a gestão dos seus e-mails com configurações simples do Gmail
Em primeiro lugar, avalie se a sua equipe gasta muito tempo lendo e respondendo e-mails.
Por certo vocês têm coisas mais importantes a fazer. Dessa maneira você pode tentar reduzir esse tempo, que está roubando a produtividade dela.
Então comece a otimizar a rotina de gestão do tempo com sua caixa de entrada e da sua equipe também.
É provável que queira deixar de receber mensagens desnecessárias. Por exemplo, notificações de fóruns e newsletters podem ser arquivadas automaticamente para ajudar a manter a caixa de entrada organizada.
Caso você trabalhe com Gmail, algumas boas ideias de como você pode perder menos tempo são:
- Criar um marcador e aplicando filtros do Gmail, é possível organizar melhor as mensagens recebidas. Saiba como fazer aqui.
- Agrupar e-mails de mesmo tópico no Gmail para gerenciar tudo em um único lugar, ao invés de ler várias mensagens individuais. Saiba como fazer aqui.
- Criar grupos e listas para enviar e-mails em massa. Saiba como fazer aqui.
- Configurar layout do Gmail com mensagens “não lidas” primeiro. Saiba como fazer aqui.
- Instale o Trello no seu Gmail para organizar melhor suas tarefas. Conheça a extensão.
4. Integre seus aplicativos preferidos ao G Suite para automatizar ações
Você sabia que dá para integrar seu G Suite à ferramentas como Zendesk, Salesforce ou Kanbanchi?
E não para por aí, as possibilidades são infinitas. Outras boas opções de integrações com o G Suite que podem otimizar seu tempo são:
- Access Control: permite definir horários e locais de acesso e ainda programar horários de entrada e saída (logout automático). Disponibilizamos a ferramente para utilização em trial por 14 dias. Acesse agora mesmo aqui.
- Awesome Table (para criar recursos visuais em planilhas), DocuSign eSignatur (para agilizar a assinatura de seus documentos) e Gantter Project para gerenciar projetos. Saiba mais aqui.
- Veja como integrar o Zendesk, Salesforce ou Kanbanchi ao G Suite aqui.
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