Aumentar o desempenho no trabalho é o objetivo de todo gestor. Afinal, aproveitar ao máximo a capacidade de um colaborador (sem acabar com toda sua energia, obviamente) significa mais retorno para a empresa e, ao mesmo tempo, um profissional que se sente útil em seu ambiente de trabalho.

Para que tal objetivo seja alcançado, o melhor caminho é usar métricas que ajudem a medir a produtividade.

Os indicadores de produtividade seguem uma tendência: usar dados para embasar as ações. Ou seja, quanto mais informações reais um gestor possuir sobre sua equipe, mais ele poderá envolver os colaboradores a alavancar a produtividade.

Primeiramente, encontre métricas que façam sentido à sua equipe. Por exemplo, trabalha com atendimento ao cliente? Não utilize os mesmos indicadores de produtividade da equipe de arte e criação.

Entretanto, existem métricas que podem ser mais genéricas e ajudarem bastante, principalmente no início. Vamos lá?

As melhores métricas para medir a produtividade de sua equipe

Calcular tempo através de time boxing

O time boxing é considerado por muitos o método mais eficiente para aumentar a produtividade. Ele funciona da seguinte maneira: separe suas tarefas do dia e organize-as em blocos de horas, estimando quanto tempo gastará em cada uma. Em seguida, distribua-as em prioridade e então, crie a lista de afazeres do dia.

Talvez, falando assim, possa parecer complicado estimar o número de horas para cada tarefa, contudo é importante colocar um valor real, mesmo que não seja certeiro. Assim, com a prática a precisão de tempo se torna mais comum. Para facilitar, anote a hora de início e fim da tarefa e sempre compare com os valores estimados

O time boxing é o método usado em Sprints, que por sua vez são muito utilizados em equipes ágeis e times de programação. Acostumados com demandas detalhadas ao máximo e divididas entre as pessoas da equipe.

Criado o hábito de utilizar o método, como resultado será possível entender quanto tempo cada profissional está produzindo, quanto tempo ele gasta com determinadas tarefas e principalmente, como é gasto o tempo de trabalho, entendendo se há sobrecarga ou se é possível melhorar a entrega.

Utilizar indicadores de qualidade

Tão importante quanto medir o tempo expendido com a realização de tarefas, é conseguir avaliar a qualidade da entrega. Afinal, não convém realizar uma tarefa em pouco tempo se ela ficar mediana e ser necessário refazê-la.

Como gestor, é preciso encontrar os indicadores que mais se adéquam à equipe e identificar a melhor proposta para o time.

Por exemplo, sua equipe possui um designer, nesse caso, calcular a quantidade de tempo utilizado para reajustes é tão importante quanto o tempo em si. O mesmo vale para os produtores de texto: se um artigo precisa de muitas alterações, isso significa que o tempo gasto inicialmente não foi o suficiente para que o trabalho fosse aceito pelo cliente.

Ou seja, melhor consumir mais tempo na criação e ter uma alta qualidade, do que ter uma entrega rápida mas que demanda muitas revisões.

Medir o Net Promoter Score (NPS)

Por sua vez, a qualidade da entrega está diretamente relacionada à satisfação do cliente em relação à sua empresa e à sua equipe. Assim, medir a satisfação é de suma importância para a autoestima e produtividade das equipes.

A pesquisa de NPS deve ser feita diretamente com o cliente. Trata-se de uma escala que mede a disposição do cliente em recomendar seus serviços a outras pessoas.

Para calculá-lo, o cliente precisa avaliar, em nota de 0 a 10, a probabilidade de recomendar o serviço a outra empresa ou amigo. Provavelmente já se deparou com essa pergunta em redes sociais, sites e e-mails de pós venda.

E como é realizado o cálculo? Dividimos os respondentes em 3 categorias, com base nas notas: Promotores – dão notas 9 ou 10, Neutros – notas 7 e 8 – e Detratores – notas de 0 a 6.

Por fim, para gerar o indicador,  utilizamos a fórmula Promotores – Detratores / Número total de respondentes. Note que o número de Neutros é contabilizado apenas no número total de respondentes.

O NPS precisa de um acompanhamento planejado. A ideia é conflitar a visão interna (como achamos que somos) e a visão externa (como as pessoas nos percebem), para então conhecer os pontos fortes e fracos no negócio e assim melhorar o que for necessário.

Retorno de Investimento (ROI)

Por fim, a métrica mais universal de todas, o Retorno de Investimento (ROI).  Através dele é possível descobrir quanto sua empresa recebe graças à sua equipe, ou seja, se há geração de lucro ou de despesas em relação à produtividade.

Essa métrica funciona mais para equipes e setores, do que para colaboradores individualmente. Por isso, é importante cuidar ao afirmar que o ROI de uma pessoa é negativo, por exemplo. Pois a produtividade desse colaborador pode não estar relacionada diretamente com dinheiro.

Já em setores como o de vendas, a métrica faz todo o sentido. Bem como na empresa como um todos.

Gestão em Nuvem

Para aumentar a produtividade da sua equipe é importante utilizar a tecnologia a seu favor.

Por exemplo, através da inteligência artificial dos aplicativos de colaboração e produtividade do Google as empresas podem economizar, com cada colaborador, aproximadamente 2 horas de trabalho por semana.

* Dados baseados na pesquisa que o Google encomendou à Forrester Consulting para avaliar os benefícios que os clientes poderiam ter com a implementação do Google Workspace (G Suite).

Gostou das dicas? Qual vai colocar em prática primeiro? Sabia que você ainda pode ter consultoria grátis de Migração para Nuvem?

Dessa forma, consegue informações valiosas sobre sua equipe de forma gratuita e dicas para aumentar ainda mais a produtividade do time!

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A maioria das empresas brasileiras não costumam medir a produtividade de seus colaboradores. E isso não tem a ver com demitir funcionários que não produzem, mas com otimizar o tempo dos que trabalham na empresa.

Você pode estar se perguntando, por que investir em produtividade? E como fazer isso?

Confira nossas dicas:

Por que medir produtividade nas empresas?

Medir a produtividade não deve ser encarada como uma forma de penalizar funcionários por mau desempenho. Por isso, esse não deve ser o objetivo na hora de implementar formas de calcular a produtividade da equipe.

Medir a produtividade é uma ação necessária para focar em aumentá-la. O objetivo principal deve ser engajar os colaboradores que estão com números baixos e elevar a entrega da equipe de maneira substancial.

Por isso, pense da seguinte maneira: medir produtividade é uma maneira para gerar soluções, e não problemas. Por exemplo, utilizar essas informações para prejudicar um colaborador pode colocar toda a equipe contra o gestor ou a empresa, e como resultado não terá retornos positivos.

Pensando assim, encontre as razões para medir a produtividade: a primeira delas é que os colaboradores vão sentir que o tempo rende mais e ficarão mais satisfeitas no ambiente de trabalho.

A lógica é simples, ninguém gosta de se sentir inútil. Por isso, se um colaborador sente que seu tempo está sendo aproveitado ao máximo, ele se sentirá valorizado, principalmente se isso for destacado.

Contudo, alertamos para o cuidado a ser tomado com o efeito oposto. Não sacrifique a satisfação de seus colaboradores de alta produtividade com a sobrecarga de tarefas. Pois, obviamente, isso afetará a produtividade a longo prazo, ocasionando ainda, o desgaste físico e mental e consequentemente, o risco de perder um bom colaborador por exageros de cobranças.

Mas então, como aumentar a produtividade?

Um dos primeiros passos para aumentar a produtividade nas empresas é definir metas. Faça isso com a equipe inteira para que todos concordem e possam opinar sobre a probabilidade e a importância de atingir tal meta. Assim, você não estipula um alvo fácil demais e muito menos um impossível.

Tal atividade deixará clara que o “agente cobrador de produtividade” e, consequentemente, de resultados, é a meta e não o gestor. Como resultado, os conflitos internos tendem a diminuir e o foco seja total na meta a ser atingida.

Para que os colaboradores se sintam ainda mais estimulados e por fim, realizados, é importante, por exemplo, atribuir bônus às metas. Consulte-os sobre a importância das bonificações, que podem não ser apenas financeiras. Todas essas ações são incentivos para o engajamento e o aumento da produtividade individual que irão impulsionar a de toda a equipe.

E como medir a produtividade?

Existem diversas maneiras para medir a produtividade nas empresas. òdem ser utilizados softwares, gratuitos ou pagos, de acordo com o objetivo e área de trabalho. O importante é definir métricas que medem de verdade a produtividade de acordo com o setor. Por exemplo, não adianta pegar uma métrica de vendas e aplicá-la ao setor de arte.

Uma maneira universal de medir produtividade é calcular o tempo das tarefas. Para isso, um método bastante recomendado é o time boxing, usada para destrinchar tarefas em vários itens menores, atribuir prioridades, estimar tempos e perceber quantas tarefas são possíveis dentro do seu horário de trabalho. E por fim, focar nas tarefas que trazem mais resultados e demandam menos tempo.

Outra forma de medir a produtividade é através de ferramentas de gestão, como o Trello, com a organização e distribuição de tarefas; o Rescue Time, que mensura o tempo de procrastinação. e por fim, as ferramentas G Suíte, serviço do Google que unifica todas as suas soluções de produtividade no domínio próprio da sua empresa. Sendo possível unificar identidade de marca e serviços de qualidade a um preço justo.

Caso tenha dúvidas, entre em contato com nossos consultores, você pode, inclusive, solicitar uma consultoria gratuita para entender como medir a produtividade de seu trabalho.

Gostou do artigo? Sua empresa mede a produtividade dos funcionários? Tem funcionado? Comente e compartilhe!

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Todo mundo deseja ser mais produtivo, não é mesmo? Afinal, entregar mais resultados, seja na empresa ou na vida pessoal e em menos tempo, significa ter mais liberdade para realizar aquilo que gostamos.

Para isso, nada melhor do que contar com uma ajudinha da tecnologia. Assim, separamos algumas das melhores ferramentas disponíveis para tornar 2019 mais produtivo.

Confira:

As 6 melhores ferramentas de produtividade

1 – Trello

O trello é um software com uma proposta bem interessante de simular um quadro – que representa a empresa ou setores – de tarefas 100% personalizável. Onde são criadas colunas – representando as urgências, por exemplo – e, dentro delas, cartões com as tarefa que precisam ser executadas.

Nos cartões é possível atribuir uma deadline, um responsável pela tarefa, inserir descrições, checklists e muito mais. E ainda criar TAGs para categorizar os assuntos, criar quadros diferentes, comentar e anexar arquivos.

O melhor é que a versão gratuita possui pouquíssimas limitações. Contudo, se quiser dar um up de verdade nele, assine o premium. Basta um usuário do quadro (empresa) possuir o premium que todos os participantes têm acesso aos benefícios. No premium é possível utilizar diversos power-ups (funcionalidades extras) que aumentam ainda mais a produtividade.

Por exemplo, aos cartões o Deadline do Google Agenda automaticamente. Assim, as tarefas ficam em um calendário que pode ser utilizado de qualquer lugar.

2 – Serviços de controle do Google

Visto que mencionamos o Google Agenda, vamos aproveitar e conversar de maneira geral sobre o Google. A gigante da tecnologia tem diversas ferramentas que ajudam na produtividade.

O próprio Agenda é destaque. Nele pode-se adicionar calendários pessoais, profissionais e alternativos em um só lugar. Também é possível visualizar agendas de outras pessoas para marcar reuniões automaticamente, apenas encaixando seu horário nos espaços disponíveis dos outros – claro, com autorização do outro usuário.

Mas a diferença está mesmo na integração entre os diferentes aplicativos e ferramentas. Por exemplo, é possível criar tarefas no Google Keep, uma espécie de bloco de notas com diversas funcionalidades, e integrar ao Agenda ou Google Tasks.

3 – Google Drive

Já falamos de três ferramentas do Google, mas elas são de controle de tarefas. O Drive possui uma função diferente: o armazenamento e ajuste de arquivos, sendo possível acessá-lo de qualquer lugar.

Nele, a planilha de gastos pode ser atualizada a qualquer momento, por qualquer pessoa, sem precisar transferir o arquivo entre os computadores, basta ter acesso à Internet.

Da mesma forma, uma apresentação para clientes pode ser armazenada e editada a qualquer momento, personalizada e disponível para toda a equipe.

As ferramentas de produção colaborativa do Google Drive, como o Documentos e Planilhas, elevam a produtividade a níveis altíssimo, pois não gasta-se tempo com a micro gestão de arquivos, como salvamento e envio.

4 – Rescue Time

Essa é uma ferramenta que dá uma visão geral quanto aos sites com os quais você despende seu tempo. Como assim? Ele mostra o tempo procrastinado em páginas que não te ajudam a entregar seu trabalho, em redes sociais e assim por diante, apresentando onde é preciso melhorar.

Simples, fácil e seguro, é preciso disciplina para colocar em prática os resultados apresentados.

5 – Slack

O Slack é como um Whatsapp corporativo. Quem usa o Whatsapp no trabalho sabe como é difícil, mas ao mesmo tempo necessário para conversar com colegas e clientes. Tudo porque existem em meio aos grupos de trabalhos as conversas de grupos pessoais e de amigos.

Por isso, o Slack se tornou importante. Ele possui diversos canais, podendo a empresa toda pode estar lá dentro, dividir os assuntos por tema e setor e organizar tudo direitinho. Além de ficar mais organizado e evitar a perda de informações, ele aumenta muito a produtividade da equipe: afinal, é totalmente corporativo e integrado com o Google Drive, apresentando as modificações lá realizadas.

6 – Hangouts Meet

O Hangouts Meet é uma ferramenta de videoconferências fácil e rápido. Ele faz tudo o que o Skype faz, mas de uma maneira muito mais simples: você cria uma sala e compartilha o link com outras pessoas.

É possível fazer de tudo: chat, vídeo, compartilhar a tela e anexar arquivos. O melhor é que funciona pelo próprio navegador, não havendo a necessidade de se instalar nada.

Com uma interface rápida e leve e o gerenciamento inteligente de participantes, é fácil fazer videochamadas com várias pessoas em diversos lugares do planeta e fuso horários diferentes.

Como pode observar, as ferramentas do Google podem potencializar sua produtividade. Para aproveitar ao máximo, o ideal é utilizar tudo o que o excepcional G Suíte, tem a oferecer, afinal ele traz inúmeros benefícios à sua empresa.

Uma das principais vantagens é poder utilizar todos os serviços Google mantendo o seu domínio e todos os dados de sua empresa. Com o plus das facilidades que só o Google oferece.

Gostou das dicas? Você já utiliza alguma dessas ferramentas para aumentar sua produtividade? Qual você prefere? Comente aqui com a gente!

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