Dentro do meio profissional, a maneira como você se porta diz muito sobre você. Isso vale para o contato presencial e para o virtual, já que nos expressamos dos dois jeitos. Ter uma assinatura de e-mail simples e direta interfere na forma como as outras pessoas te veem. Afinal, é como você encerra todas as suas mensagens.
Hoje em dia, todo tipo de assunto é tratado por e-mail, desde os mais banais até os mais complexos. Muitas vezes um contrato é formalizado por esse meio de comunicação. Não se deve deixar essa questão de lado. É só um detalhe, mas que faz toda a diferença. Sua imagem pode ficar muito marcada por causa da sua assinatura.
Você com certeza não quer ser visto como um profissional desatento ou desleixado, né? Dependendo de como a sua assinatura de e-mail está, você pode passar essa impressão. Por isso, tome cuidado quando for fazer a sua.
Além disso, o encerramento das suas mensagens devem estar em conformidade com a empresa na qual você trabalha. Não adianta a identidade da empresa ser rosa e lilás, por exemplo, e ter na sua assinatura as cores verde e azul. Fica feio para você e para a empresa também, que tem alguém ‘por fora’ da identidade visual.
Esse problema pode até levar alguém a confundir e achar que você é colaborador de outro lugar. Certamente não é essa a reação que você espera quando manda um e-mail profissional para alguém.
Erros na assinatura de e-mail que podem te prejudicar
1) Problemas de português/digitação
Não é nada profissional ter palavras escritas de maneira errada, seja por desconhecimento ou por digitar e não perceber o erro. Por isso, é muito importante que você preste atenção nos mínimos detalhes na hora de montar a sua assinatura. Erros como esse dificilmente passam batido por quem está do outro lado da tela lendo a sua mensagem.
2) Cargo errado/desatualizado
Estar com o cargo diferente do que você ocupa na sua assinatura de e-mail parece desleixo. Isso também pode fazer com que outras pessoas procurem você para resolver certos problemas que não fazem parte do seu trabalho. Esse tipo de situação pode ocorrer tanto dentro da sua empresa quanto fora dela. O fato de sua assinatura não bater com o seu cargo faz parecer que você está perdido dentro do próprio trabalho.
3) Assinatura como imagem única
Colocar uma imagem no fim dos seus e-mails para representar a sua assinatura não é uma boa ideia. Um dos motivos é que com certeza ela vai demorar para carregar. Talvez ela nem complete o processo e fique um espaço em branco no fim da sua mensagem. Caso a conexão da pessoa que abre seu e-mail esteja ruim, pode ser que a imagem fique embaçada e a pessoa não veja as informações contidas nela.
Esse método pode até parecer mais simples, porque é só fixar uma imagem, mas isso é uma ilusão. E se você precisar editar as informações dela? Vai criar precisar desenhar uma nova imagem inteira? Perda de tempo. Além disso, se uma pessoa precisar copiar o seu contato para te mandar uma mensagem ou te ligar, ela não vai conseguir. Nenhuma vantagem, né?
4) Branding errado
Já imaginou ter o logo errado ou antigo da sua empresa na assinatura de e-mail? Esse problema tem o mesmo efeito – ou até pior – do que ter o cargo errado nas suas mensagens. Parece descaso com o seu próprio trabalho. Do mesmo modo, isso também se aplica à fonte usada no nome da empresa e à toda identidade visual dela. É um ponto para se prestar bastante atenção.
5) Cores demais e desorganização na assinatura de e-mail
Não é interessante para ninguém ter uma assinatura cheia de cores e fontes. Dá um ar de infantilidade e pouco profissional. Use no máximo duas cores (que estejam na identidade da empresa) e duas fontes.
Também não é bom que as informações fiquem em ordens diferentes em cada assinatura. O ideal é que todo mundo tenha um padrão. O mais comum é: nome e sobrenome, cargo, telefone e ícones para redes sociais. A foto, que também é uma boa pedida, geralmente fica no canto esquerdo da assinatura. A maioria das empresas usa essa estrutura por algum motivo, certo? A leitura fica mais fluida e agradável.
5 erros na assinatura de e-mail que você não pode cometer
- Erros de português/digitação
- Cargo errado/desatualizado
- Assinatura como imagem única, não interativa
- Branding errado, prejudicando o fortalecimento da sua marca
- Cores demais e desorganização na assinatura de e-mail
Esperamos que esse artigo tenha te mostrado a importância deste item na sua vida profissional. Caso esteja sem ideia de como montar uma boa assinatura para os seus colaboradores, nós podemos te ajudar! É só conferir o post com modelos prontos para a sua empresa.
Para finalizar, você sabia que ter o Conecta Sign facilita todos os processos relacionados à assinatura de e-mail? A ferramenta da Conecta possui um painel intuitivo e simples de usar e permite que você faça edições de assinatura em massa. Dessa forma, você garante que elas estejam padronizadas e de acordo com a identidade visual da empresa.
